2023_GR_00191 - Bibliotheek. Reglement. Wijziging. Goedkeuring.

Gelet op de overeenkomst tussen de Vlaamse Regering en Cultuurconnect van 27 december 2017 betreffende het Eengemaakte Bibliotheeksysteem;

Gelet op het decreet Bovenlokale Cultuurwerking van 15 juni 2018 betreffende subsidies voor intergemeentelijke samenwerkingsverbanden;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 9 september 2019 betreffende de goedkeuring van het lidmaatschap bij COMEET; 

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 20 april 2020 betreffende de goedkeuring van het bibliotheekreglement voor de bibliotheken Aalter-Ruiselede;

Gelet op gemeenteraadsbeslissing van 20 april 2020 betreffende de goedkeuring van het retributiereglement voor de bibliotheken Aalter-Ruiselede;

Gelet op de collegebeslissing van het prefusiebestuur Aalter van 19 augustus 2018 betreffende de goedkeuring van de verlenging van de samenwerking met COMEET 2020-2025;

Gelet op de collegebeslissing van 17 juni 2019 waarin de samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Ruiselede op vlak van bibliotheekwerking werd goedgekeurd;

Gelet op de collegebeslissing van 13 februari 2023 betreffende de vraag van COMEET tot deelname van de bibliotheek aan de overstap naar een hoger samenwerkingsniveau 2 en 3A in Regiobib Meetjesland waarin principieel niet akkoord gegaan werd met de overstap om eerst het onderzoek naar een boetevrije bib af te wachten;

Gelet op de collegebeslissing van 19 juni 2023 waarin de krachtlijnen van het gevoerde onderzoek naar de boetevrije bib werden voorgelegd (boetevrij werken zorgt voor het wegwerken van drempels voor specifieke doelgroepen, het verleggen van de focus van administratieve taken naar publiekgerichte taken, een intensiever gebruik van de collectie en een fundamenteel andere beeldvorming voor de klanten, met name het afstappen van negatieve communicatie) en op basis waarvan het college principieel akkoord ging met de invoering van een boetevrij systeem in alle filialen van de bibliotheek van Aalter; 

Gelet op de collegebeslissing van 25 september 2023 betreffende de goedkeuring van de instap in een samenwerkingsgroep 3A met Regiobib Meetjesland en de invoering van een drempelvrije bibliotheek in alle vestigingen van de bibliotheek van Aalter;

Gelet op actie 1365: De bibliotheek participeert in het Eengemaakt Bibliotheeksysteem & Bibliotheken Meetjesland, zoals opgenomen in de meerjarenplanning 2020-2025, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2022;

Overwegende dat bijkomende financiering voor bibliotheek, cultuur en erfgoed grotendeels alleen nog te verkrijgen is via intergemeentelijke of bovenlokale samenwerkingen en dat dit voor Aalter gerealiseerd kan worden via COMEET;

Overwegende dat bij een jaarlijkse gemeentelijke bijdrage van 0,7 euro per inwoner 0,4 euro per inwoner aangewend wordt als cofinanciering in het decreet bovenlokale cultuurwerking, en 0,3 euro per inwoner aangewend wordt als cofinanciering in het decreet cultureel erfgoed;

Overwegende dat de terminologie 'boetevrije bib' een te eenzijdige benaming is voor het geheel aan maatregelen dat genomen wordt gezien het belang van het sociale element in dit dossier: het wegwerken van zo veel mogelijk drempels bij gebruik van de bibliotheek; overwegende dat de term 'drempelvrije bibliotheek' bijgevolg de lading beter dekt;

Overwegende dat de principes van de drempelvrije bibliotheek ook de goedkeuring wegdragen van de collega-bibliotheken van de Regiobib Meetjesland en dat dit het pad effent voor een instap in een samenwerkingsgroep 3A met de bibliotheken van de lokale besturen van Assenede, Eeklo, Lievegem, Evergem, Kaprijke, Zelzate, Wachtebeke en Sint-Laureins;

Overwegende dat een overstap naar Groep 3A concreet betekent dat alle bibliotheken hetzelfde uitleenreglement hebben, dat er één gemeenschappelijke catalogus is en dat de Regiobib één financiële organisatie is waarbij betalingen kunnen gebeuren in elke Meetjeslandse bibliotheek en de verrekening gebeurt via een jaarlijkse transfer;

Overwegende dat een overstap naar Groep 3A volgende voordelen met zich meebrengt:

• leners van de Regiobib zijn automatisch lid in elke bibliotheek van het samenwerkingsverband;
• leners kunnen alle materialen van de hele Regiobib lenen en reserveren met dien verstande dat de leners de materialen in de bib van herkomst lenen en daar ook terugbrengen;
• leners kunnen openstaande kosten betalen in elke deelnemende bibliotheek;
• de bibliotheken krijgen korting op de digitale abonnementen van Cultuurconnect;

Overwegende dat in een samenwerking groep 3A de specifieke invoering van een drempelvrij systeem volgende bijkomende voordelen heeft: 

•  leners kunnen kosteloos werken reserveren uit de hele collectie van de Regiobib;
• de financiële werking van een samenwerkingsniveau 3A vergemakkelijkt aangezien het aantal financiële transacties tussen de lokale besturen aanzienlijk beperkt wordt omdat boetes, portkosten, administratiekosten en reservatiekosten wegvallen;
• het invoeren van een aangepaste maningsprocedure en het weglaten van boetes, portkosten en bijkomende administratieve kosten maakt de communicatie naar de klant helder en duidelijk: "Graag de geleende materialen terugbrengen binnen een redelijke termijn anders betaalt u de waarde van de werken";
• de tijd die op administratief vlak gewonnen wordt, kan ingezet worden voor klantgerichte diensten; 

Overwegende dat voor het regelen van de financiële transacties tussen de deelnemende gemeentes een financiële hoofdorganisatie en een clearing partner nodig zijn, waarbij de financiële hoofdorganisatie eenmaal per jaar, onder toezicht van Cultuurconnect, een overzicht maakt van de over te maken bedragen aan de gemeentes en de clearing partner de bedragen stort; dat bibliotheek Eeklo en COMEET respectievelijk als financiële hoofdorganisatie en clearing partner willen fungeren;  dat elke bibliotheek via het bibliotheekpakket te allen tijde de eigen financiële status kan bekijken; 

Overwegende dat voor het toepassen van een drempelvrije bib een wijziging van het gebruiksreglement en het retributiereglement noodzakelijk is aangezien er wijzigingen zijn aan leen- en verlengtermijnen, retributies, herinneringsberichten, reservatievoorwaarden en blokkeerprincipes voor leners;

Overwegende dat voor de overstap naar Groep 3A door COMEET een tijdluik werd gereserveerd en de overstap bij Cultuurconnect ingepland staat op 26 februari 2024; dat tijdens deze sluitingsdag alle parameterinstellingen in het bibliotheekpakket bij alle deelnemende bibliotheken worden aangepast en bijgevolg het nieuwe retributiereglement in werking moet treden op 27 februari 2024; dat aan Cultuurconnect gevraagd wordt om de nog openstaande boetes en portkosten kwijt te schelden zodat elke lener met een schone lei aan de drempelvrije bib kan beginnen;

Overwegende dat de kostprijs voor de overstap naar een Groep 3A voor de hele Regiobib 5.445 euro (inclusief btw) kost; dat de Raad van Bestuur van COMEET beslist heeft om deze kost zelf te dragen en de overstap dus geen extra kost meebrengt voor het lokaal bestuur;

Overwegende dat lokaal bestuur Aalter op vlak van bibliotheekwerking een samenwerkingsovereenkomst heeft met lokaal bestuur Ruiselede wat maakt dat het bestuur geïnformeerd moet worden over het implementeren van de drempelvrije bib in de bibliotheek van Aalter; dat Ruiselede een fusietraject doorloopt met lokaal bestuur Wingene dat geacht wordt in te gaan op 1 januari 2025;