2023_GR_00171 - Projectoproep Gemeente zonder Gemeentehuis. Projectvoorstel Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger. Partnership overeenkomst Digitaal Vlaanderen. Goedkeuring.

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42 §1 1° d) ii) de opdracht kan slechts door één bepaalde ondernemer worden uitgevoerd om redenen van: mededinging ontbreekt om technische redenen;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet het initiatief van ABB 'Gemeente zonder gemeentehuis', een relanceproject waarbij Vlaanderen steden en gemeenten ondersteunt die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken; dat de opening van de eerste projectoproep gelanceerd werd op 21 september 2021;

Gelet op de beslissing van de Vlaamse regering van 9 december 2022 betreffende het plan Vlaamse Veerkracht: subsidie transformatief ontwikkelings- en implementatietraject in het kader van de zesde oproep 'Gemeente zonder gemeentehuis'; 

Gelet ACT-2047 Gemeente zonder gemeentehuis in het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op ACT-1587 Onderhouden van de gemeenteapp zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025;  

Gelet op ACT-1630 Ontwikkeling/verdere uitrol Smart City-initiatieven (Smart Flanders-programma ABB) zoals opgenomen in het meerjarenplan 2020-2025;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 12 september 2022 betreffende de bekrachtiging van de samenwerkingsovereenkomsten voor projectoproep Gemeente zonder Gemeentehuis Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 oktober 2017 betreffende het principe tot het verkennen van de markt en het starten van de aanbestedingsprocedure inzake de aankoop van een gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 13 november 2017 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Realisatie van een gemeentelijke smartphone applicatie’;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 2 juli 2018 betreffende het testen van de gemeentelijke smartphone applicatie door het college; 

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 juli 2018 betreffende de eindredactie door het gemeentebestuur op de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 9 juli 2018 betreffende de koppeling tussen de Uit in Aalter-kalender en de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 27 augustus 2018 betreffende de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 17 september 2018 betreffende het toevoegen van (gemeentelijke) informatie over Knesselare in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 8 oktober 2018 betreffende de aanpassing van de collegebeslissing van 27 augustus 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de pagina’s van de handelaars in de gemeentelijke smartphone applicatie;

Gelet op de collegebeslissing van 27 mei 2019 betreffende de voortzetting van de gemeentelijke smartphoneapplicatie, waar het college besloot in te tekenen op het onderhoudscontract van de leverancier, Onze Stad App, Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth;

Gelet op het programma Lokale Besluiten en geLinkte Open Data (LBLOD) van het Agentschap Binnenlands Bestuur waarbij lokale besturen in Vlaanderen hun besluiten en andere documenten moeten publiceren en melden als gelinkte open data; dat op deze manier mensen en (zoek)machines de informatie kunnen raadplegen en hergebruiken; 

Gelet op de collegebeslissing van 2 mei 2022 betreffende principebeslissing voorstel project Gemeente zonder Gemeentehuis integratie besluitvorming in Onze Stad App;

Gelet op de collegebeslissing van 22 augustus 2022 betreffende het projectvoorstel Raadpleegomgeving op maat van de burger in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis; 

Gelet op de collegebeslissing van 29 augustus 2022 betreffende de samenwerkingsovereenkomsten voor het projectvoorstel Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger in het kader van de projectoproepen Gemeente zonder Gemeentehuis;

Gelet op de collegebeslissing van 11 april 2023 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, raming, gunningswijze en uit te nodigen firma's voor de opdracht 'Gemeente Zonder Gemeentehuis (GZG) - Raadpleegomgeving in de broekzak van de burger'; het bestek met nr. 23d0081 voor de opdracht Gemeente Zonder Gemeentehuis (GZG) - Raadpleegomgeving in de broekzak van de burger goed te keuren. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten; de raming van 514.043,45 euro excl. btw of 621.992,57 euro incl. 21% btw goed te keuren; bovengenoemde opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; ondernemers Cipal Schaubroeck en Green Valley Belgium uit te nodigen om deel te nemen;

Gelet op de collegebeslissing van 22 mei 2023 betreffende de projectoproep Gemeente zonder Gemeentehuis - Projectvoorstel Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger - Addendum samenwerkingsovereenkomsten;

Gelet op de collegebeslissing van 11 september 2023 betreffende de goedkeuring van het partnership overeenkomst met Digitaal Vlaanderen om de opzet en financiering van het OSLO traject te regelen ten behoeve van 71 000 euro btw inclusief, een gedeelte dat voorzien is in het projectbudget;

Overwegende dat het project "Gemeente zonder gemeentehuis" kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht; een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19; dat het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten; dat digitale transformatie één van de zeven prioriteiten is in het Vlaamse relanceplan; 

Overwegende dat om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, de Vlaamse Regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ inricht; dat een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis inhoudt dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen;

Overwegende dat in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 – specifiek gericht op grootschalige transformaties – het projectvoorstel ‘Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger’ is uitgewerkt; 

Overwegende dat de centrale doelstellingen van het project zijn:

1. Het verkleinen van de afstand tussen de burgers en beleidsmakers;
2. Het bereiken van een betere betrokkenheid van burgers bij besluitvorming;
3. Het realiseren van een betere toegankelijkheid van de raadpleegomgeving;
4. Het behalen van een hogere klantvriendelijkheid van de raadpleegomgeving;
5. Het opzetten van een app-first strategie als beste en meest inclusieve manier om de burger te bereiken.

Overwegende dat dit voorstel past binnen eerdere initiatieven van het lokaal bestuur, met name het gebruik van de gemeentelijke app en de deelname aan het LBLOD-project; 

Overwegende dat via de raadpleegomgeving burgers toegang krijgen tot de openbaar toegankelijke beslissingen van de beleidsorganen; dat de huidige raadpleegomgeving een solide omgeving is, maar berust op een goed geïnformeerde gebruiker die het jargon en reilen en zeilen van lokale besturen kent om zoekacties tot een goed einde te brengen; dat het geen omgeving is waar een ‘doorsnee’ inwoner gemakkelijk inzicht krijgt in het werk van de lokale beleidsmakers; 

Overwegende dat Gemeente zonder Gemeentehuis de opportuniteit biedt om deze grootschalige transformatie op vlak van beleidsnabijheid voor de burger en gelinkt notuleren voor de lokale besturen te realiseren met een projectsubsidie van 80%; dat de lokale besturen die het projectvoorstel indienen, een voortrekkersrol opnemen en de toon zetten op vlak van gelinkt notuleren en open data voor de komende jaren;

Overwegende dat volgende besturen hun officiële akkoord hebben gegeven om deel te nemen aan het project: 

• Aalst 
• As
• Beringen 
• Berlaar
• Gent
• Haacht 
• Halle 
• Lommel
• Nijlen 
• Opwijk
• Sint-Truiden  
• Zemst 

Overwegende dat de kostprijs voor het OSLO traject met Digitaal Vlaanderen opgevangen wordt door de subsidies die deel uitmaken van de financieringsbron SWO000 relancemiddelen ontvangen van Agentschap Binnenlands Bestuur;