Gelet op artikel 217 van decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 houdende dat de organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
Gelet op artikel 218 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;
Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op artikel 219 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 3 juni 2019 betreffende het goedkeuren van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem;
Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn op 3 juni 2019 betreffende het goedkeuren van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem;
Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter op 3 juni 2019 betreffende het goedkeuren van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 14 juni 2021 betreffende de vaststelling van de rapportering 2020 organisatiebeheersing lokaal bestuur Aalter;
Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 juni 2021 betreffende de vaststelling van de rapportering 2020 organisatiebeheersing OCMW Aalter;
Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van het AGB van 14 juni 2021 betreffende de vaststelling van de rapportering 2020 organisatiebeheersing lokaal bestuur Aalter;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 13 juni 2022 betreffende de vaststelling van de rapportering 2021 organisatiebeheersing lokaal bestuur Aalter;
Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 juni 2022 betreffende de vaststelling van de rapportering 2021 organisatiebeheersing OCMW Aalter;
Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van het AGB van 13 juni 2022 betreffende de vaststelling van de rapportering 2021 organisatiebeheersing lokaal bestuur Aalter;
Gelet op de collegebeslissing van 22 mei 2023 betreffende betreffende de rapportering organisatiebeheersing 2022 lokaal bestuur Aalter;
Overwegende dat in 2014 het agentschap Audit Vlaanderen werd opgericht met de opdracht de organisatiebeheersing van de Vlaamse administratie en van de lokale besturen te evalueren en aanbevelingen hierover te formuleren om zo een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie; dat zij dus instaan voor externe audits bij de lokale besturen;
Overwegende dat Audit Vlaanderen een leidraad voor organisatiebeheersing creëerde, die een kader biedt voor een degelijke organisatiebeheersing; door een zelfevaluatie uit te voeren op basis van deze leidraad kunnen lokale besturen zelf onderzoeken waar ze staan op het vlak van organisatiebeheersing;
Overwegende dat Aalter deze leidraad onmiddellijk heeft geïmplementeerd in de opbouw van het meerjarenplan onder de strategische doelstelling "SD-08 Aalter wil de gemeentelijke dienstverlening verder innoveren - de klant blijft centraal" met volgende operationele doelstellingen:
Overwegende dat de actieplannen/acties/indicatoren onder de strategische doelstelling 8 de mogelijke gedefinieerde risico’s in deze leidraad afdekken en indien nodig bijsturing mogelijk maken;
Overwegende dat het managementteam deze data ook gebruikt voor de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie; eveneens voor de bewaking van de eenheid in de werking, de kwaliteit van de organisatie, de werking van de diensten en de interne communicatie, conform de verplichtingen artikel 179 tot en met 181 decreet lokaal bestuur;
Overwegende dat elke cel haar eigen data gebruikt om binnen de cel bij te sturen, indien noodzakelijk;
Overwegende dat het kwaliteitsmanagementsysteem en het organisatiebeheersingssysteem worden beschreven in het kwaliteitshandboek;
Overwegende dat het kwaliteitshandboek alle activiteiten bestrijkt van het lokaal bestuur van Aalter; dat onder lokaal bestuur wordt verstaan: het gemeentebestuur Aalter, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Aalter en het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter (AGB); dat dit document is gebaseerd op en als toepassing dient van de ISO 9001 standaard; dat dit handboek, samen met de processen en instructies die erin vermeld worden en verder uitgewerkt in de brochures per cel, de nodige richtlijnen geven om volledige conformiteit met deze Internationale Standaard te bereiken en te behouden;
Overwegende dat het ISO 9001-certificaat van het lokaal bestuur van toepassing is voor alle clusters, zoals vermeld in het organogram van het lokaal bestuur, met hun geheel aan activiteiten, die het voorwerp uitmaken van de certificatie volgens de internationale kwaliteitsnorm ISO 9001:2015 en de dienstverlening van het Autonoom Gemeentebedrijf; dat deze opdrachten worden uitgevoerd door personeelsleden aangesteld door het gemeentebestuur of het bestuur Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn, met uitzondering van de procedureactiviteit 8.3. "Ontwerp en ontwikkeling" aangezien het lokaal bestuur vaak afhankelijk is van de wettelijke bepalingen van andere overheden;
Overwegende dat de organisatiebeheersing onder meer bestaat uit vastgestelde procedures, onderliggende processen en instructies;
Overwegende dat een procedure verduidelijkt en documenteert hoe het lokaal bestuur zijn activiteiten organiseert, voorbereidt en uitvoert; dat deze procedures ervoor moeten zorgen dat het lokaal bestuur functioneert zoals het zou moeten functioneren;
Overwegende dat de procedures zijn uitgeschreven in het kwaliteitshandboek ISO 9001:2015;
Overwegende dat deze procedures worden ondersteund door processen; dat een proces bestaat uit een opeenvolging van activiteiten om welbepaalde operationele doelstellingen te bereiken;
Overwegende dat het klachtenbehandelingssysteem uitgeschreven is in het proces 'klachtenbehandeling' en bijgevolg integraal deel uitmaakt van het organisatiebeheersingssysteem;
Overwegende dat de processen beheerd worden door middel van een daartoe ontworpen softwarepakket (Engage); een softwarepakket dat bijgevolg alle gestandaardiseerde procesbeschrijvingen bevat; dat het personeel, door middel van CRM, te allen tijde deze processen kan raadplegen;
Overwegende dat de processen worden ondersteund door gestandaardiseerde invuldocumenten of DS-formulieren en instructies voor de niet pc-gebruikers;
Overwegende dat deze DS-formulieren specifieke (invul)documenten zijn die door de cel zelf worden ontworpen; dat deze documenten worden voorzien van een voetnoot die het documentnummer, de versie, de datum van deze versie en de naam van de cel bevat;
Overwegende dat de cel Organisatiebeheersing een register bijhoudt met het documentnummer, de naam van het document, de versie en de datum van opmaak of laatste aanpassing en de beheerder van het document;
Overwegende dat het personeelslid de DS-formulieren, nodig voor de uitvoering van zijn proces ter realisatie van het product, onmiddellijk terugvindt in het softwarepakket Engage of CRM;
Overwegende dat verschillende processen over mogelijke risico's en eventuele meetpunten beschikken;
Overwegende dat acties, komende uit de doelstellingen geformuleerd door het beleid, worden opgevolgd in het softwarepakket foxbeleid;
Overwegende dat bij het begin van elk werkjaar een brochure per cel wordt opgemaakt en ter beschikking wordt gesteld aan de personeelsleden;
Overwegende dat elke cel per maand rapporteert aan het managementteam en aan het aansturend lid van het college;
Overwegende dat elk aansturend lid van het college maandelijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen;
Overwegende dat beide entiteiten op deze manier kunnen bijsturen waar nodig;
Overwegende dat een overkoepelende nota "organisatiebeheersing" werd opgemaakt, conform de richtlijnen, zoals vermeld in de nota "Rapportering over en vanuit een visie op organisatiebeheersing", opgemaakt door Audit Vlaanderen;
Overwegende dat in de overkoepelende nota telkens de link wordt gemaakt naar het meerjarenplan; dat deze documenten als bijlage van de overkoepelende nota zijn opgenomen; dat de overkoepelende nota organisatiebeheersing 2022 als volgt is opgebouwd:
vanuit de strategische doelstelling 08 "Aalter wil de gemeentelijke dienstverlening verder innoveren - de klant blijft centraal" (bijlage 00 Kwaliteitshandboek)
Op voorstel van de algemeen directeur, na overleg met het managementteam;
Om de overkoepelende nota organisatiebeheersing 2022 met bijlagen, zoals opgenomen in volgende artikelen van dit besluit, vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter wil goed omgaan met al zijn externe belanghebbenden en stelt hen centraal" met volgende bijlagen:
vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter wil een degelijk informatiebeheer en een goede interne en externe communicatie" vast te stellen.
De doelstellingerealisatienota 2022 "Aalter wil zijn beleidsdoelstellingen, processen en risico's optimaal opvolgen en bijsturen" met volgende bijlagen:
vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter bouwt zijn personeelsbeleid verder uit om zijn doelstellingen te realiseren" met volgende bijlagen:
vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter wil een goed functionerende organisatiestructuur en een aangename organisatiecultuur" vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter wil een goede inzet van zijn facilitaire middelen." met volgende bijlage:
vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter beschikt over performante en (informatie)veilige ICT-infrastructuur en software" met volgende bijlagen:
vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter investeert in ICT om de doelstellingen te realiseren en de dienstverlening te optimaliseren" vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter beschikt over zowel externe als interne monitoringsystemen" met volgende bijlagen:
vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter zet in op een degelijke (dagelijkse) financiële werking" met volgende bijlage:
vast te stellen.
De doelstellingenrealisatienota 2022 "Aalter zet in op innovatie en wil continu verbeteren" vast te stellen.
Het kwaliteitshandboek ISO:9001:2015 opnieuw vast te stellen.