2022_GR_00205 - Leveren, installeren, onderhouden en ondersteunen van een nieuwe telefonie-oplossing. Vaststelling plaatsingsprocedure en voorwaarden van de overheidsopdracht.

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 36 dat stelt dat in een openbare procedure elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte kan indienen alsook dat de offerte moet vergezeld gaan van de door de aanbestedende overheid gevraagde informatie voor de selectie;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2022/1 2020 – 2025 van het lokaal bestuur; op het krediet dat opgenomen is in het investeringsbudget van 2022, ACT-1660 (0119-23/240100/BESTUUR/CBS/0/IP-GEEN en 0119-23/240100/BESTUUR/CBS/0/IP-OVERIG) en in het budget van de volgende jaren;

Overwegende dat in het kader van de opdracht Leveren, installeren, onderhouden en ondersteunen van een nieuwe telefonie-oplossing een bestek met nr. 22d0148 werd opgesteld;

Overwegende dat de overheidsopdracht een voorziene duurtijd heeft van 10 jaar, meer bepaald is het gedeelte ‘leveringen’ punctueel en in twee fasen te realiseren, met name een eerste fase vóór 31 maart 2023 en een tweede fase vóór 21 augustus 2023, doch heeft het gedeelte ‘onderhoud en support’ een effectieve duurtijd van 10 jaar;

Overwegende dat volgens artikel 57 Wet Overheidsopdrachten de duurtijd van een overheidsopdracht principieel beperkt dient tot 4 jaar;

Overwegende dat een telecomoplossing een component ‘hardware’ behelst enerzijds en een component ‘software’ anderzijds;

Overwegende dat er voor de component ‘software’ steeds een gedeelte is dat op maat is te ontwikkelen, wat een aanzienlijke investering van de aanbestedende overheid impliceert en aldus een aanzienlijk langere afschrijvingstermijn dan 4 jaar;

Overwegende dat deze software slechts op efficiënte en technisch performante wijze kan worden onderhouden alsook voorzien van de nodige support door de leverancier van de hardware;

Overwegende dat de leverancier dient in te staan voor de instandhouding van de functionaliteit van de software in functie van wijzigingen in onderliggende hardware en software;

Overwegende dat de leverancier eigenaar is van de intellectuele rechten op de software, wat de facto de tussenkomst van iedere andere marktspeler uitsluit qua aanpassing van de software;

Overwegende dat de technologie op de telecommarkt voortdurend evolueert en er voortdurend nieuwe oplossingen op de markt komen en het derhalve wenselijk lijkt dat de gemeente na een termijn van 10 jaar opnieuw de markt kan bevragen om haar mogelijks gewijzigde behoeften optimaal te laten bevredigen;

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 289.256,20 euro excl. btw of 350.000,00 euro incl. 21% btw, bestaande uit;

- éénmalige kost van 215.000,00 euro incl. btw - investeringsuitgave

- jaarlijkse kost van 14.000,00 euro incl. btw (totaal van 140.000,00 euro over 10 jaar) - exploitatieuitgave;

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure;

Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt;