2022_GR_00172 - Projectoproep Grootschalige transformatie - Gemeente zonder Gemeentehuis. Projectvoorstel "Data inzicht als basis voor kwalitatievere en efficiëntere dienstverlening". Samenwerkingsovereenkomst. Bekrachtiging.

Gelet de collegebeslissing van 21 juni 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' - Percelen 1 en 2;

Gelet het initiatief van ABB 'Gemeente zonder gemeentehuis', een relanceproject waarbij Vlaanderen steden en gemeenten ondersteunt die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken; dat de opening van de eerste projectoproep gelanceerd werd op 21 september 2021;

Gelet ACT-1630 Ontwikkeling/verdere uitrol Smart City-initiatieven (Smart Flanders-programma ABB ) in het meerjarenplan 2020-2025;

Overwegende dat het project "Gemeente zonder gemeentehuis" kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht; een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19; dat het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten; dat digitale transformatie één van de zeven prioriteiten is in het Vlaamse relanceplan; 

Overwegende dat om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, de Vlaamse Regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ inricht; dat een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis inhoudt dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen;

Overwegende dat in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 – specifiek gericht op grootschalige transformaties –het projectvoorstel "Data inzicht als basis voor kwalitatievere en efficiëntere dienstverlening" is uitgewerkt door Torhout in samenwerking met V-ICT-OR en Aalter; dat het lokaal bestuur Torhout als penhouder optreedt voor dit projectvoorstel;

Overwegende dat een engagement gevraagd wordt voor deelname aan het project "Data inzicht als basis voor kwalitatievere en efficiëntere dienstverlening”; 

Overwegende dat:

• Dit project de besturen in staat stelt om samen innovatieve dienstverlening te organiseren
• Generieke componenten ontwikkeld worden in een software-architectuur die inspeelt op de verzamelde softwarenoden van gemeentelijke diensten
• Het “no wrong door"-principe te accelereren door een component aan te bieden die toelaat om digitale dienstverlening van overheden maximaal te digitaliseren en automatiseren
• Op deze manier een ecosysteem van lokale overheid met burgers, (lokale) ondernemers en verenigingen om een gepersonaliseerde en situatie gebonden dienstverlening kan ontstaan voor die burgers en ondernemers
• De data met betrekking tot de dienstverlening inzichtelijk gemaakt wordt en op basis daarvan de dienstverlening in vraag gesteld kan worden en bijgestuurd waar nodig
• Hierdoor de dienstverlening proactiever en persoonlijker kan aangeboden worden;

Overwegende dat in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 een maximale subsidie wordt toegekend van 2.000.000 euro; dat de subsidie gebaseerd wordt op 20% eigen inbreng in het project; dat het project mikt op een eigen bijdrage in het project van 500.000 euro; dat de totale inbreng van alle deelnemende besturen samen op dit moment geraamd wordt op 123.326,12 euro aan personeelskost en 412.500,00 euro aan financiële bijdrage vanuit het LB365 consortium (€12500 door 33 besturen in de aanbesteding van Aalter met V-ICT-OR als leidend ambtenaar, deel uitmakend van perceel 1 & perceel 2 gunning LB365);

Overwegende dat in de samenwerkingsovereenkomst de concrete inbreng moet bepaald worden; dat het bestuur principieel akkoord was gegaan om deel te nemen aan het project middels van de inbreng van personeelsinzet; dat het aangewezen is om enige marge te voorzien om bij onverwachte afwezigheden toch deze personeelsinzet door de verschillende actoren (deelname stuurgroep, deelname projectgroep, testing) te kunnen volbrengen; dat voorgesteld wordt om de testing niet vast te leggen in de samenwerkingsovereenkomst; 

Overwegende dat het lokaal bestuur Aalter de volgende inbreng in personeelskost voorziet gespreid over 3 jaar:

• Lid Stuurgroep (A4A) : 25 mandagen ter waarde van 13.037,84,40 euro
• Lid Projectgroep (B4-B5) : 40 mandagen ter waarde van 15.550,90 euro

Overwegende dat de bijdrage van het lokaal bestuur Aalter in het totaal 28.588,74 euro bedraagt;

Overwegende dat mits toekenning subsidies, het project opgestart wordt op 1 november 2022;

Overwegende het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst een formele vereiste is voor het indienen van een subsidieaanvraag in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis; dat de deadline voor het indienen in oproep 6 werd afgesloten op 9 september 2022;  dat het financiële plaatje en de toezeggingen van de andere deelnemende besturen pas in augustus 2022 werden afgerond;