Gelet het initiatief van ABB 'Gemeente zonder gemeentehuis', een relanceproject waarbij Vlaanderen steden en gemeenten ondersteunt die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken; dat de opening van de eerste projectoproep gelanceerd werd op 21 september 2021;
Gelet ACT-1630 Ontwikkeling/verdere uitrol Smart City-initiatieven (Smart Flanders-programma ABB ) in het meerjarenplan 2020-2025;
Gelet op de collegebeslissing van 28 februari 2022 betreffende principebeslissing deelname Oproep Grootschalige transformatie - Gemeente zonder Gemeentehuis in samenwerking met Stad Gent in kader van Digitale balie: het beste van 2 werelden;
Gelet op de collegebeslissing van 20 juni 2022 betreffende subsidieaanvraag i.h.k.v. Gemeente zonder gemeentehuis (ABB) onder leiding van stad Gent voor "Digitale Balie";
Gelet op de collegebeslissing van 22 augustus 2022 betreffende de deelname aan de Oproep Grootschalige transformatie - Gemeente zonder Gemeentehuis in samenwerking met Stad Gent in kader van Digitale balie: het beste van 2 werelden;
Gelet op het voorstel van samenwerkingsovereenkomst opgesteld door stad Gent;
Overwegende dat het project "Gemeente zonder gemeentehuis" kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht; een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19; dat het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten; dat digitale transformatie één van de zeven prioriteiten is in het Vlaamse relanceplan;
Overwegende dat om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, de Vlaamse Regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ inricht; dat een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis inhoudt dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen;
Overwegende dat in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 – specifiek gericht op grootschalige transformaties –het projectvoorstel ‘Digitale balie’ door stad Gent is uitgewerkt; dat dit projectvoorstel wil verder bouwen op het initiatief van de stad Rotterdam; dat Rotterdam tijdens de eerste lockdownperiode overschakelde naar een digitale balie; dat de warme begeleiding en het contact met de stadsmedewerker op deze manier kon gewaarborgd worden op een digitale afstand; dat burgers die zoekende zijn en/of vragen hebben niet zijn geholpen met een online formulier; dat de professionele uitleg en ondersteuning van een stadsmedewerker door de burger als een duidelijke meerwaarde wordt ervaren; dat de digitale balie de voordelen combineert van de plaats onafhankelijke dienstverlening met de ondersteuning van een medewerker;
Overwegende dat een digitale balie maar volwaardig is als ook zaken als authenticatie, handtekenen, betalen, bezorgen van een document ... digitaal en veilig geregeld is; dat als dat kan, er zich nieuwe mogelijkheden openen naar de werkplek van de toekomst voor de medewerkers van het lokaal bestuur en de burgers; dat fysieke balies op termijn niet langer centraal hoeven te staan;
Overwegende dat de Vlaamse overheid akkoord is gegaan om de digitale balie na voltooiing van het project als bouwsteen aan te bieden; dat ABB / digitaal Vlaanderen de product owner wordt van de bouwsteen en vanuit deze rol de leiding neemt in de coördinatie van het project;
Overwegende dat een enquête is uitgevoerd door stad Gent over het gebruik van videobellen en authenticatie met 1002 respondenten uit Vlaanderen; dat de respondenten mooi verdeeld zitten over de verschillende doelgroepen, via verschillende invalshoeken (man/vrouw, leeftijd, geografie, stad/middelgrote gemeente/kleine gemeente, …); dat er enkel een kleine ondervertegenwoordiging is bij de lagere sociale klassen; dat de enquête duidelijk maakt dat er geen grote showstoppers zijn die het project onontvankelijk verklaren; dat sterke authenticatie goed ingeburgerd is (84%); dat 29% een videogesprek overweegt voor dienstverlening van een lokaal bestuur, ten opzichte van 37% voor dienstverlening van een bank, 33% voor dienstverlening van een arts, 25% voor dienstverlening van de Vlaamse overheid en 23% voor dienstverlening van de federale overheid;
Overwegende dat de conclusies van de enquête zijn:
Overwegende dat in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis projectoproep 6 een maximale subsidie wordt toegekend van 2.000.000 euro; dat het project daarom mikt op een eigen bijdrage in het project van 500.000 euro; dat de totale inbreng van alle deelnemende besturen samen op dit moment geraamd wordt op 412.632 euro;
Overwegende dat in de samenwerkingsovereenkomst de concrete inbreng moet bepaald worden; dat het bestuur principieel akkoord was gegaan om deel te nemen aan het project middels van de inbreng van personeelsinzet; dat op basis van het inwonersaantal de personeelsinzet 7.500 euro op jaarbasis moet vertegenwoordigen; dat het aangewezen is om enige marge te voorzien om bij onverwachte afwezigheden toch deze personeelsinzet door de verschillende actoren (deelname stuurgroep, deelname projectgroep, testing) te kunnen volbrengen; dat voorgesteld wordt om de testing niet vast te leggen in de samenwerkingsovereenkomst;
Overwegende dat het lokaal bestuur Aalter de volgende inbreng in personeelskost voorziet gespreid over 3 jaar:
Overwegende dat de bijdrage van het lokaal bestuur Aalter in het totaal 35.871,02 euro bedraagt;
Overwegende dat mits toekenning subsidies, het project opgestart wordt op 1 maart 2023;
Overwegende het afsluiten van een samenwerkingsovereenkomst een formele vereiste is voor het indienen van een subsidieaanvraag in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis; dat de deadline voor het indienen in oproep 6 werd afgesloten op 9 september 2022; dat het financiële plaatje en de toezeggingen van de andere deelnemende besturen pas in augustus 2022 werden afgerond;
De samenwerkingsovereenkomst te bekrachtigen.