2022_RMW_00017 - Arbeidsreglement. Fietsleasing. Wijziging. Goedkeuring.

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 12 november 2010 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie en het mandaatstelsel van het personeel van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en houdende de minimale voorwaarden voor sommige aspecten van de rechtspositieregeling van bepaalde personeelsgroepen van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen;

Gelet op artikel 151 van het besluit van de Vlaamse Regering van 1 februari 2013 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel en houdende enkele bepalingen betreffende de rechtspositie van de secretaris en de ontvanger van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en latere wijzigingen;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 maart 2021 betreffende de goedkeuring van de rechtspositieregeling OCMW gemeenschappelijke graden en de rechtspositieregeling OCMW specifieke graden;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van de wijzigingen van de rechtspositieregeling met betrekking tot de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden, overzicht verloven en afwezigheden, verhoging eindejaarstoelage, uitbereiding rouwverlof, toelage opdrachthouderschap, fietsleasing en evaluatieprocedure;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van de fietspolicy als bijlage aan het arbeidsreglement met ingang van 1 januari 2022;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 23 november 2020 van betreffende de uitnodiging van Veneco voor een webinar fietsleasing voor lokale besturen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 1 februari 2021 betreffende het organiseren van een interessepeiling voor fietsleasing onder de personeelsleden van het lokaal bestuur;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 1 maart 2021 betreffende het toetreden tot de overheidsopdracht van Veneco - fietsleasing;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 8 november 2021 betreffende de implementatie van de fietsleasing en het vaststellen van de fietspolicy;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 14 maart 2022 betreffende het vaststellen van de fietspolicy;

Gelet op de beslissing van de Raad van Bestuur van Veneco van 24 augustus 2021 betreffende de gunning van het bijzonder bestek fietsleasing "raamovereenkomst voor het leasen van fietsen ten behoeve van het personeel van 15 vennoten (Cultuurregio Leie Schelde, Aalter, Assenede, De Pinte, Evergem, Kaprijke, Kruisem, Lievegem, Melle, Oosterzele, Sint-Laureins, Zelzate, Zulte en stad Deinze en Eeklo)" aan Belfius Auto Lease nv/Cyclis Bike Lease nv.;

Gelet op de sluiting van de opdracht per 24 september 2021 met een looptijd van de raamovereenkomst voor een periode van 2 jaar, te rekenen vanaf de datum van de sluiting van de overeenkomst. De overeenkomst is stilzwijgend verlengbaar met telkens een periode van 1 jaar, tot een maximale looptijd van 4 jaar;

Gelet op het verslag van het overleg- en onderhandelingscomité van 24 maart 2022;

Gelet op de fietspolicy Cyclis ontvangen op 26 oktober 2021, dewelke 6-maandelijks wordt gescreend op vlak van fiscaliteit met BDO en Deloitte;

Gelet op de voorbeeldfietspolicy opgemaakt door het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) dewelke werd goedgekeurd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) die op haar beurt met de fiscale administratie heeft afgestemd;

Overwegende dat Veneco optreedt tot en met de plaatsing van de raamovereenkomst van de fietsleasing en de individuele afroepen zullen gebeuren door de 15 vennoten elk afzonderlijk en de onderliggende individuele overeenkomsten zullen gesloten worden tussen de opdrachtnemer en elk van de 15 vennoten afzonderlijk;

Overwegende dat het besluit van de Vlaamse Regering van 12 maart 2021 de mogelijkheid creëert voor de personeelsleden van de lokale besturen om op vrijwillige basis 24+ vakantiedagen (voor OCMW-personeel in specifieke diensten) en 28+ vakantiedagen (voor het overige OCMW- en gemeentepersoneel) en/of gedeelte of geheel van hun eindejaarstoelage en/of gedeelte of geheel van hun fietsvergoeding in te laten ruilen tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit;

Overwegende dat de lokale besturen zelf de keuze hebben om te bepalen welke maatregelen zij het meest geschikt achten;

Overwegende dat de invoering van fietsleasing steeds binnen de volgende bepalingen moet gebeuren:

• de wilsautonomie van het personeelslid staat centraal. Dat betekent dat het personeelslid de volledige vrijheid heeft of hij al dan niet gebruik maakt van zijn keuzemogelijkheid en dat het personeel niet, expliciet of impliciet, kan gedwongen worden tot een keuze. Het personeelslid moet tevens de mogelijkheid hebben om zijn keuzemogelijkheid na een bepaalde periode (bijvoorbeeld jaarlijks) te evalueren en te wijzigen.
• de concrete uitwerking en toepassing van de fietsleasing wordt overgelaten aan de lokale besturen. Het is aan de lokale besturen om de modaliteiten vb. bij vroegtijdige beëindiging van de meerjarenovereenkomst, te regelen.
• de toepassing van het project mag geen optimalisatiemiddel zijn ten aanzien van de RSZ-bijdragen of de fiscaliteit. De gewaarborgde keuzevrijheid maakt het tevens onmogelijk voor de werkgever om deze regeling te gebruiken om aan loonoptimalisatie te doen, vermits hij geen impact heeft op de keuzes die zijn personeelsleden maken. Hetzelfde geldt voor de bedrijfsvoorheffing.
• het project fietsleasing wordt ingevoerd met respect voor de hiërarchie van de rechtsbronnen en het opteert binnen de grenzen van de bestaande reglementering;

Overwegende dat met de beslissing van 20 december 2021 volgende bepalingen werden goedgekeurd:

• de mogelijkheid aan te bieden om personeelsleden een gedeelte of het geheel van hun eindejaarstoelage in te laten ruilen tegen voordelen ter bevordering van de fietsmobiliteit, daar dit de voordeligste en meest transparante optie is voor de personeelsleden;
• het voorstel om de ontvangen fietspolicy Cyclis toe te passen, daar deze 6-maandelijks wordt gescreend op vlak van fiscaliteit en dat hierin de bepalingen en modaliteiten met betrekking tot fietsleasing via Belfius Auto Lease nv/Cyclis Bike Lease nv. zijn opgenomen;
• onderstaande op te nemen in artikel 197 bis (OCMW gemeenschappelijke graden) en artikel 202 bis (OCMW specifieke graden) met betrekking tot fietsleasing van de rechtspositieregeling;

§1. De eindejaarstoelage kan op vraag van het personeelslid geheel of gedeeltelijk worden omgezet in een theoretisch budget waarmee het personeelslid voordelen ter bevordering van fietsmobiliteit kan kiezen, die gelijkwaardig zijn aan die van een eindejaarstoelage in geld zoals omschreven in de Rechtspositiebesluiten van 7 december 2007 en 12 november 2010. In voorkomend geval is er geen of gedeeltelijk geen recht meer op de eindejaarstoelage.

Het theoretisch budget waarvan sprake in voorgaande lid is niet opeisbaar. De voordelen die het personeelslid vrij kiest binnen de grenzen van dit theoretisch budget, worden wel opeisbaar van zodra ze opgenomen worden in een individueel akkoord tussen het personeelslid en zijn bestuur. Bij gebrek aan een individueel akkoord, blijft het recht op de eindejaarstoelage onverkort van toepassing.

Het personeelslid moet zijn keuze om de eindejaarstoelage geheel of gedeeltelijk om te zetten maken op een moment dat er nog geen verworven rechten op die eindejaarstoelage bestaan.  Wanneer het personeelslid kiest voor een gedeeltelijke omzetting van de eindejaarstoelage, vermindert hiermee het bruto bedrag van de eindejaarstoelage.

Indien het theoretisch budget meer was dan nodig voor de gekozen voordelen, wordt het saldo aan het personeelslid overgemaakt na afhouding van de noodzakelijke bijdragen en uiterlijk tijdens de maand december van het in aanmerking te nemen jaar, zoals opgenomen in artikel 203. In voorkomend geval worden die teruggestorte gelden beschouwd als een gewone premie in geld. 

§2. De concrete modaliteiten over fietsmobiliteit zijn uitgewerkt in de fietspolicy, opgenomen als bijlage aan het arbeidsreglement.;

• de fietspolicy zoals vermeld in artikel 197 bis (OCMW gemeenschappelijke graden) en artikel 202 bis (OCMW specifieke graden) van de rechtspositieregeling op te nemen als bijlage in het arbeidsreglement;

Overwegende het voorstel om de bestaande fietspolicy aan te vullen met de bepalingen opgenomen in de voorbeeldfietspolicy opgemaakt door het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) daar deze werd goedgekeurd door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) die op haar beurt met de fiscale administratie heeft afgestemd en deze op te nemen als bijlage in het arbeidsreglement;

Overwegende dat de bepalingen uit de voorbeeldfietspolicy opgemaakt door het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) in de herwerkte fietspolicy zijn afgestemd met de fietsleasingmaatschappij (Cyclis Bike Lease nv );

Overwegende dat de bijkomend opgenomen bepalingen uit de voorbeeldfietspolicy opgemaakt door het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) in de herwerkte fietspolicy er enerzijds voor te zorgen dat alle juridische bepalingen correct opgenomen zijn en anderzijds zorgen voor meer duidelijkheid en transparantie naar de medewerkers toe;

Overwegende dat de fietspolicy werd aangepast rekening houdend met de bepalingen binnen het lokaal bestuur van Aalter;