2021_GR_00226 - Raamovereenkomst 'Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten')' - fase 4 / perceel 3.4.B) Ondersteuning software- en digitaliseringsprojecten. Prijsvraag. Selectievereisten, raming en gunningswijze. Goedkeuring.

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten:

• artikel 38 §1 1°c (de aanbestedende overheid kan gebruik maken van een mededingingsprocedure met onderhandeling met betrekking tot werken, leveringen of diensten die aan het volgende criteria voldoet: de opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico’s),
• artikel 2, 6° en 7°b (de aanbestedende overheid verricht gecentraliseerde aankoopactiviteiten voor de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten die bestemd zijn voor aanbesteders)
• artikel 42 §1 2° (overheidsopdrachten mogen enkel worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking doch, indien mogelijk, na raadpleging van meerdere ondernemers in geval van een overheidsopdracht voor werken of diensten wanneer het gaat om nieuwe werken of diensten bestaande uit een herhaling van soortgelijke werken of diensten, die aan de opdrachtnemer van de oorspronkelijke opdracht worden gegund door dezelfde aanbestedende overheid, op voorwaarde dat deze werken of diensten overeenstemmen met een basisproject en dit project het voorwerp uitmaakte van een oorspronkelijke opdracht die geplaatst werd bij een in artikel 35, eerste lid, bedoelde procedure. Het basisproject dient de omvang van de eventuele aanvullende werken of diensten evenals de voorwaarden waaronder deze zullen worden gegund, te vermelden. De mogelijkheid om deze procedure aan te wenden dient evenwel bij het in mededinging stellen van de eerste opdracht vermeld te worden en het geraamde totaalbedrag voor de daaropvolgende werken of diensten moet reeds vanaf dit ogenblik door de aanbestedende overheden in aanmerking genomen worden voor het al dan niet bereiken van de voor de Europese bekendmaking bepaalde drempels. Bovendien moet de gunning van de herhalingsopdrachten gebeuren binnen drie jaar na de sluiting van de oorspronkelijke opdracht)
• artikel 43 (een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten, voor zover zij de hiertoe door deze wet voorziene procedures toepast);

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2020 om de selectievereisten zoals opgenomen in de publicatie voor de opdracht (raamovereenkomst) Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten’), opgesteld door V-ICT-OR vzw goed te keuren; de raming van 62.727.216,00 euro incl. btw goed te keuren; de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling; de opdracht Europees bekend bekend te maken; in toepassing van artikel 2, 6°a en 7°b van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten, zal het gemeentebestuur Aalter optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze deze raamovereenkomst met betrekking tot leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor andere aanbestedende overheden of entiteiten, meer bepaald alle andere lokale (gemeente en OCMW) en provinciale besturen, intercommunales en verenigingen onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten;

Gelet op de collegebeslissing van 20 februari 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de selectievereisten, de raming en de gunningswijze van de opdracht Generieke componenten; dat het gemeentebestuur Aalter werd gemandateerd om de procedure (gezamenlijk aankoop) te voeren en bij gunning zou optreden in naam van alle bij V-ICT-OR vzw, Mosten 13, 9160 Lokeren, aangesloten leden van de opdracht, mits machtiging van het deelnemende bestuur; dat in geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk is voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht; de selectievereisten (selectiebestek) en bestek met nr. 2017/001 (Aalter: 281.03-17d0010) voor deze opdracht, zoals opgesteld door V-ICT-OR vzw goed te keuren;

Gelet op de collegebeslissing van 20 november 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten (percelen 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 20, 22, 23, 24, 29, 31, 33, 34 en 36) aan Tobius (Tobania), Romeinsesteenweg 564, Bus 4, 1853 Strombeek-Bever, voor het totaal bedrag van 725.676,63 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 20 november 2017 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten (percelen 18, 19, 21, 25, 26, 27, 28, 30, 32, 37 en 38) aan Apogado (C-Clear partners), Nattehofstraat 33B, 2800 Mechelen, voor het totaal bedrag van 495.312,20 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 13 januari 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 1 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten: Apogado (C-Clear partners), voor het totaal bedrag in meer van 72.600,00 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 10 februari 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 2 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten: Apogado (C-Clear partners), voor het totaal bedrag in meer van 15.730,00 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 18 mei 2020 betreffende de goedkeuring van verrekeningen 3 en 4 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten: Apogado (C-Clear partners), voor het totaal bedrag in meer van 22.147,84 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 9 november 2020 betreffende de goedkeuring van verrekening 5 aan de opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten:

- Tobius (Tobania) tegen de totaalprijs van 163.557,47 euro incl. 21% btw,

- Apogado (C-Clear partners) tegen de totaalprijs van 124.087,31 euro incl. 21% btw,

hetzij voor het totaalbedrag in meer van 287.644,78 euro incl. 21% btw;

Gelet op de collegebeslissing van 8 maart 2021 om het gunningsvoorstel en het verslag van nazicht van de offerte, opgesteld door V-ICT-OR vzw, goed te keuren; de opdracht Project LB365 * perceel 8) (3.8) Softwarelicenties en beheer te gunnen aan de enige bieder, zijnde RealDolmen, mits het verkrijgen van een visum; dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 281.03-20d0215; dat de uitgave voor deze opdracht (een raming op jaarbasis van 163.044,41 euro incl. btw voor gedeelte Aalter) is voorzien in het meerjarenplan 2020/2 2020 – 2025;

Gelet op de collegebeslissing van 29 maart 2021 om het gunningsvoorstel en het verslag van nazicht van de offertes, opgesteld door V-ICT-OR vzw, goed te keuren; de opdracht Project LB365:

* perceel 3) (3.3) Ondersteuning ontwikkelingen servicebus, techniesche en systeem support te gunnen aan Tobius (Tobania) en Inetum Realdolmen Belgium

* perceel 4) (3.4) Ondersteuning software- en digitaliseringsprojecten te gunnen aan Tobius (Tobania) en C-Clear Partners

* perceel 5) (3.5) Ondersteuning en opzet MS O365 EN M365 te gunnen aan Tobius (Tobania), Synergics en Inetum Realdolmen Belgium

* perceel 6) (3.6) Ondersteuning opleidingen gebruikte omgevingen te gunnen aan Tobius (Tobania) en C-Clear Partners

* perceel 7) (3.7) Ondersteuning en begeleiding chance management te gunnen aan Tobius (Tobania), Synergics, Inetum Realdolmen Belgium en Belfinity,

mits het verkrijgen van een visum; dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 281.03-20d0215. Deze opdracht te sluiten door middel van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers. Niet alle voorwaarden werden in de raamovereenkomst bepaald. De deelnemers zullen opnieuw in mededinging gesteld worden;

Gelet op de collegebeslissing van 21 juni 2021 om het gunningsvoorstel en het verslag van nazicht van de offertes, opgesteld door V-ICT-OR vzw, goed te keuren; de opdracht Project LB365:

* perceel 1) (3.1) Beheer en regie servicebus te gunnen aan Inetum Realdolmen Belgium

* perceel 2) (3.2) Beheer en regie masterdatamanagement te gunnen aan Inetum Realdolmen Belgium,

mits het verkrijgen van een visum; dat de uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 281.03-20d0215;

Gelet op de collegebeslissing van 27 september 2021 om de selectievereisten zoals opgenomen in de publicatie voor de opdracht (raamovereenkomst) Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten') - fase 4 / perceel 3.4.B) Ondersteuning software- en digitaliseringsprojecten, opgesteld door V-ICT-OR vzw, Mosten 13, 9160 Lokeren, goed te keuren; de raming van 8.947.368,42 incl. btw goed te keuren;

Gelet op het voorstel van V-ICT-OR vzw tot realisatie van een bijkomend deel aan de raamovereenkomst Project LB365 (vervolgtraject 'Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten'), hetzij fase 4 / perceel 3.4.B) Ondersteuning software - en digitaliseringsprojecten waarbij wordt gestreefd om te contracteren met meerdere zelfstandige deelnemers en consultancykantoren voor ondersteuning ontwikkeling:

De aanbieders kunnen voor een aantal opdrachten externe technische ondersteuning leveren voor het analyseren, ontwikkelen, begeleiden en opzetten van software en digitaliseringsprojecten; het inroepen van externe resources zal zijn op basis van losse technische opdrachten, maar kan ook gebeuren op projectbasis binnen het traject LB365. In de meeste gevallen betreft het opdrachten die tijdig op voorhand kunnen ingepland worden, voor een beperkt aantal aspecten worden ad hoc interventies bij technische problemen voorzien. Het betreft het leveren van verschillende profielen die kunnen meehelpen bij het ontwikkelen van softwaretoepassingen of het aanpassen van bestaande toepassingen binnen het LB365-project. Naast het beschikbaar stellen van de standaard ontwikkelaars/programmeurs profielen binnen de LB365-ontwikkelomgeving (MS, C#, javascript) verwachten we ook een insteek van projectmanager, functionele en technische analisten, BI en datawarehousespecialisten, software architect, usability expert, web- en share point development. Naast het ontwikkelen en aanpassen van applicaties wensen we ook ondersteuning in het beantwoorden van automatiseringsprocessen en innovaties voor de deelnemers van het project LB365 van start tot oplevering en onderhoud. 

Samengevat worden de profielen gebundeld in volgende thema’s:

• ontwikkelingen binnen de LB365 technologieën en omgevingen (zoals omschreven als voorbeeld in de onderstaande voorbeelden);
• webontwikkeling in diverse technologieën
• BI, datamining en datawarehousing;
• Usability en UX;
• Artificële intelligentie;
• IoT en innovatieve technologieën.

 De opdrachten kunnen volgende elementen omvatten:

• consultancy (analyse, advies)
• projectcoördinatie
• programmatie
• begeleiding

Overwegende dat het gemeentebestuur terug optreedt als aankoopcentrale; dat de begunstigden van deze raamovereenkomst de huidige samenwerkende lokale besturen blijven, waarbij deze Vlaamse lokale besturen als pioniers van het project worden beschouwd, maar evenwel de afname open staat voor alle andere lokale (gemeente en OCMW) en provinciale besturen, intercommunales en verenigingen onderworpen aan de wetgeving overheidsopdrachten;

Overwegende dat voor deze opdracht selectievereisten werden opgemaakt door V-ICT-OR vzw;

Overwegende dat deze opdracht als fase 4 wordt beschouwd naast de originele opdracht Generieke componenten voor Vlaamse gemeenten (fase 1), de verrekeningen (fase 2) en LB365 (fase 3);

Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 8.947.368,42 incl. btw over een periode van 4 jaar, inclusief 2x mogelijke verlenging van 1 jaar (artikel 42 §1 2° van de wet), rekening houdende met een prognose, groei tot 98 deelnemers;

Overwegende dat deze raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt; 

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling;

Overwegende dat deze opdracht wordt gesloten door middel van een raamovereenkomst met meerdere deelnemers en dat niet alle voorwaarden in de raamovereenkomst zijn bepaald; dat de deelnemers opnieuw in mededinging kunnen gesteld worden, in toepassing van artikel 43 §5 2° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;

Overwegende dat het bestuur bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet beschikte over de exact benodigde hoeveelheden;