Notulen  Gemeenteraad

Gelet op het decreet van 16 december 2020 inzake de wijziging van het decreet van 21 november 2003 over het preventieve gezondheidsbeleid en van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19; 

Gelet op het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 1 november 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 28 november 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 11 december 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 19 december 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 20 december 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 21 december 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 24 december 2020 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 12 januari 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken; 

Gelet op het ministerieel besluit van 14 januari 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 26 januari 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 29 januari 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het ministerieel besluit van 6 februari 2021 houdende wijziging van het ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 13 november 2020 m.b.t. tot de subsidieregeling van lokale bronopsporing en contacttracing; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 8 januari 2021 inzake de wijziging van het decreet van 21 november 2003 over het preventieve gezondheidsbeleid en van het decreet van 29 mei 2020 tot organisatie van de meldingsplicht en het contactonderzoek in het kader van COVID-19;

Gelet op de collegebeslissing van 3 mei 2021 betreffende de recuperatie van de gemaakte kosten in het kader van de uitbraak van het COVID-19 virus in de Capitole, Stationsstraat 149, Aalter; 

Gelet op de collegebeslissing van 3 mei 2021 betreffende het leveren van vuilniszakken voor screeningscentrum Flabbaert; 

Gelet op de collegebeslissing van 3 mei 2021 betreffende de goedkeuring en uitvaardiging van een tijdelijk aanvullend politiereglement naar aanleiding van de inname van het openbaar domein op diverse locaties vanaf zaterdag 8 mei 2021 tot en met zondag 31 oktober 2021; 

Gelet op de collegebeslissing van 3 mei 2021 betreffende de organisatie van een studielokaal in jeugdcentrum Kadans en in ArtA'A onder de geldende coronamaatregelen;

Gelet op de collegebeslissing van 10 mei 2021 betreffende de goedkeuring en uitvaardiging van een tijdelijk aanvullend politiereglement naar aanleiding van de inname van het openbaar domein op diverse locaties vanaf dinsdag 11 mei 2021 tot en met zondag 31 oktober 2021;

Gelet op de collegebeslissing van 17 mei 2021 betreffende het sluiten van het screeningscentrum Flabbaert; 

Gelet op de collegebeslissing van 17 mei 2021 betreffende de aanvullende preventieve maatregelen naar aanleiding van de federale maatregelen in het kader van het coronavirus vanaf 17 mei 2021; 

Gelet op de collegebeslissing van 17 mei 2021 betreffende de 2e verlenging van de lokale bronopsporing, sensibilisering en quarantainecoaching; 

Gelet op de directiebeslissing van 10 mei 2021 betreffende het uitvoeren van verduistering in sporthal B (apotheekruimte) in functie van de organisatie van het Vaccinatiecentrum in sportpark Aalter-centrum; 

Gelet op het burgemeestersbesluit van 30 april 2021 betreffende de stopzetting van het uitvaardigen van een aantal veiligheidsmaatregelen op het grondgebied Aalter naar aanleiding van een aantal algemene ‘Corona-maatregelen’; 

Overwegende dat er maatregelen moeten worden genomen om de verdere verspreiding van het COVID-19 virus tegen te gaan in het kader van de bescherming van de openbare gezondheid; dat deze maatregelen noodzakelijk zijn om te vermijden dat de gezondheidszorg onder zodanig zware druk komt te staan, dat de algemene zorgverlening volledig in het gedrang komt;

Overwegende dat de raadsleden geïnformeerd werden over de genomen maatregelen in het kader van de beperking van de verspreiding van het coronavirus; 

Gelet op het decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnsaanbieders;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 17 mei 2019 tot erkenning en subsidiëring van de zorgraden en houdende inwerkingtreding van het decreet van 26 april 2019 betreffende de organisatie van de eerstelijnszorg, de regionale zorgplatformen en de ondersteuning van de eerstelijnsaanbieders;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 26 juni 2020 tot toekenning van een COVID-19 subsidie aan de zorgraden;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 10 september 2020 tot toekenning van een subsidie aan de zorgraden om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 13 november 2020 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 23 april 2021 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de bronopsporing (voor de periode van 1 april 2021 tot en met 30 juni 2021) en het contactonderzoek (voor de periode van 1 april 2021 tot en met 31 mei 2021) ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 7 mei 2021 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 23 april 2021 tot toekenning van een subsidie aan de lokale besturen om de bronopsporing (voor de periode van 1 april 2021 tot en met 30 juni 2021) en het contactonderzoek (voor de periode van 1 april 2021 tot en met 31 mei 2021) ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van prefusiebestuur Knesselare op 13 december 2017 betreffende de goedkeuring om een eerstelijnszone West-Meetjesland op te richten;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van prefusiebestuur Aalter op 18 december 2017 betreffende de goedkeuring om een eerstelijnszone West-Meetjesland op te richten;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 1 april 2019 betreffende de aanduiding van de heer Luc De Meyer als vertegenwoordiger van de gemeente Aalter in de Zorgraad van de eerstelijnszone West-Meetjesland;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 12 november 2019 betreffende de goedkeuring van de statuten en het beleidsplan van de Zorgraad West-Meetjesland vzw in oprichting;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Zorg en Gezondheid aangaande de inzet op preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse clusters, quarantainecoaching, met bijzondere aandacht voor kwetsbare personen en groepen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 19 april 2021 betreffende de goedkeuring van het addendum bij de samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Zorg en Gezondheid aangaande de inzet op preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse clusters, quarantainecoaching, met bijzondere aandacht voor kwetsbare personen en groepen;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn op 12 november 2019 betreffende de goedkeuring van de statuten en het beleidsplan van de Zorgraad West-Meetjesland vzw in oprichting;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 18 maart 2019 betreffende het aanduiden van een vertegenwoordiger voor de gemeente Aalter in de Zorgraad van de eerstelijnszone West-Meetjesland;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 26 oktober 2020 betreffende de samenwerking in de eerstelijnszone Meetjesland in het kader van de coronacrisis;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 7 december 2020 betreffende het engagement van het lokaal bestuur aangaande de lokale contacttracing, bronopsporing, sensibilisering en quarantainecoaching;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 29 maart 2021 betreffende de verlenging van de lokale bronopsporing, sensibilisering en quarantainecoaching;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 17 mei 2021 betreffende het verder inzetten op preventie, sensibilisering, bronopsporing, analyse clusters, quarantainecoaching, met bijzondere aandacht voor kwetsbare personen en groepen en hiervoor een 2e addendum bij de samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Zorg en Gezondheid te ondertekenen;

Gelet op de beslissing van de burgemeester wnd. op 13 augustus 2020 betreffende de keuze voor het complementair en ondersteunend scenario om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 18 maart 2019 betreffende het aanduiden van mevrouw Lien Vanhoucke als ambtelijke vertegenwoordiger voor het OCMW in de Zorgraad voor de afdeling Welzijn van de eerstelijnszone West-Meetjesland;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 1 april 2019 betreffende het aanduiden van mevrouw Ineke Poelman als vertegenwoordiger voor de gemeente Aalter in de Zorgraad van de eerstelijnszone West-Meetjesland;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 26 oktober 2020 betreffende de samenwerking in de eerstelijnszone Meetjesland in het kader van de coronacrisis;

Overwegende dat de sociale dienst sedert de maand juli 2020 ingezet wordt voor lokale contacttracing en bronopsporing aangezien de Vlaamse contacttracing nog in volle opbouw was; dat de Vlaamse contacttracing op volle toeren draait; dat het weinig zin heeft om besmette patiënten te contacteren die reeds gecontacteerd zijn door de Vlaamse overheid; dat er wel verder ingezet wordt op het bereiken van de meest kwetsbaren en de mensen die het moeilijk hebben om de quarantaine maatregelen te respecteren, hetzij telefonisch na doorverwijzing door de huisarts of door middel van een huisbezoek; dat voor het uitvoeren van de huisbezoeken er samengewerkt wordt met een Field Agent en een coördinator van de Zorgraad vzw; 

Overwegende dat het Agentschap Binnenlands Bestuur in ondersteunende maatregelen voorziet voor de individuele lokale besturen die samen werken met en ondersteunend werken voor het COVID-19 team rond bronopsporing, sensibilisering en quarantaine-coaching met extra aandacht voor kwetsbare mensen; dat het lokaal bestuur volledige toegang heeft tot de data van de controletoren van de Zorgatlas; dat een subsidie toegekend was van 0,125 euro per maand per inwoner tot en met eind juni 2021; dat het lokaal bestuur hiervoor een samenwerkingsovereenkomst met het agentschap Zorg en Gezondheid heeft afgesloten, een afsprakenkader met het COVID-19 team en voor de 1ste verlenging een addendum heeft goedgekeurd; dat door een wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 23 april 2021 deze overeenkomst en de bijhorende subsidies verlengd kunnen worden tot en met 31 augustus 2021; dat hiervoor een 2e addendum bij de oorspronkelijke samenwerkingsovereenkomst moet ondertekend worden; dat deze tegen 31 mei 2021 bezorgd moest worden aan het agentschap Zorg en Gezondheid; dat dit addendum door de gemeenteraad moet goedgekeurd worden; dat het Agentschap zich bewust is van de krappe timing en een goedkeuring door het college aanvaardt, maar dat er nog steeds een bekrachtiging moet gebeuren door de gemeenteraad na de deadline van 31 mei 2021; dat het college van burgemeester en schepenen het 2e addendum heeft goedgekeurd op 17 mei 2021;

Gelet op het decreet van het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen deel 2 Titel 4 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen;

Gelet op het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen;

Gelet op het ministerieel besluit van 26 juni 2018 betreffende de gemeenten en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, de autonome gemeentebedrijven en de welzijnsverenigingen die de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen toepassen vanaf 1 januari 2019;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de vaststelling van het meerjarenplan 2020 - 2025;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 december 2020 betreffende de laatste aanpassing van het meerjarenplan 2020 - 2025 en waarbij ook enkele kredieten van 2020 werden aangepast;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 14 juni 2021 betreffende de jaarrekening 2020;

Gelet op het collegebesluit van 16 september 2019 betreffende het vaststellen van de waarderingsregels;

Gelet op het collegebesluit van 22 februari 2021 betreffende de overdrachten 2020;

Gelet op het collegebesluit van 17 mei 2021 betreffende de goedkeuring van de jaarrekening 2020;

Overwegende dat de jaarrekening bestaat uit de beleidsevaluatie, een financiële nota en een toelichting;

Overwegende dat het gecumuleerde budgettaire resultaat wordt vastgelegd op 9.876.072 euro;

Overwegende dat het balanstotaal 151.550.326 euro bedraagt;

Gelet op artikel 217 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 houdende de omschrijving van het begrip 'organisatiebeheersing' als het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over:

1. de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2. wetgeving en procedures naleeft;
3. over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4. op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5. de activa beschermt en fraude voorkomt;

Gelet op artikel 218 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met inbegrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van de personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stellende dat de algemeen directeur  jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing. Die rapportering gebeurt jaarlijks uiterlijk voor 30 juni van het daaropvolgende jaar;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad prefusiebestuur Aalter op 3 juni 2019, de beslissing van de OCMW-raad prefusiebestuur Aalter op 3 juni 2019 en de beslissing van de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter op 3 juni 2019 betreffende het goedkeuren van het algemeen kader van het organisatiebeheersingssysteem;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 31 mei 2021 betreffende het voorstel tot rapportering organisatiebeheersing 2020 lokaal bestuur Aalter;

Overwegende dat het prefusiebestuur Aalter sinds het jaar 2000 het ISO-kwaliteitssysteem hanteert en dat de vereisten van het decreet lokaal bestuur inzake organisatiebeheersing volledig werden geïntegreerd in het ISO kwaliteitsmanagementsysteem;

Overwegende dat in 2014 het agentschap Audit Vlaanderen werd opgericht met de opdracht de organisatiebeheersing van de Vlaamse administratie en van de lokale besturen te evalueren en aanbevelingen hierover te formuleren om zo een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een effectieve, integere, kwaliteitsvolle en efficiënte organisatie; dat zij dus instaan voor externe audits bij de lokale besturen;

Overwegende dat Audit Vlaanderen een leidraad voor organisatiebeheersing creëerde, die een kader biedt voor een degelijke organisatiebeheersing; door een zelfevaluatie uit te voeren op basis van deze leidraad kunnen lokale besturen zelf onderzoeken waar ze staan op het vlak van organisatiebeheersing;

Overwegende dat Aalter deze leidraad, onmiddellijk heeft geïmplementeerd in de opbouw van het meerjarenplan onder de strategische doelstelling SD-08 “Aalter wil de gemeentelijke dienstverlening verder innoveren - de klant blijft centraal” met volgende operationele doelstellingen:

1.  Doelstellingen, proces- en risicomanagement (DPR)
2.  Belanghebbendenmanagement (BHM)
3.  Monitoring (MON)
4.  Organisatiestructuur (ORG)
5.  Personeelsbeleid (HRM)
6.  Organisatiecultuur (CUL)
7.  Informatie en communicatie (ICO)
8.  Financieel management (FIM)
9.  Facilitaire middelen (FAM)
10. Informatie- en communicatietechnologie (ICT)

Overwegende dat de actieplannen/acties/indicatoren onder SD8 de mogelijke gedefinieerde risico’s in deze leidraad  afdekken en indien nodig bijsturing mogelijk maken;

Overwegende dat het managementteam deze data ook gebruikt  voor de coördinatie van de gemeentelijke diensten bij de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie; eveneens voor de  bewaking eenheid van werking, kwaliteit en werking alsook de interne communicatie, conform de verplichtingen artikel 179 tot en met 181 decreet lokaal bestuur;

Overwegende dat elke cel haar eigen data gebruikt om binnen de cel bij te sturen, indien noodzakelijk;

Overwegende dat het kwaliteitsmanagementsysteem en het organisatiebeheersingssysteem worden beschreven in het kwaliteitshandboek;

Overwegende dat het kwaliteitshandboek alle activiteiten bestrijkt van het lokaal bestuur van Aalter; dat onder lokaal bestuur wordt verstaan: het gemeentebestuur Aalter, het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn Aalter en het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter (AGB); dat dit document is gebaseerd op en dient als toepassing van de ISO 9001 standaard; dat dit handboek, samen met de processen en instructies die erin vermeld worden en verder uitgewerkt in de brochures per cel, de nodige richtlijnen geeft om volledige conformiteit met deze Internationale Standaard te bereiken en te behouden;

Overwegende dat het ISO 9001-certificaat van het lokaal bestuur van toepassing is voor alle clusters, zoals vermeld in het organogram van het lokaal bestuur, met hun geheel aan activiteiten, die het voorwerp uitmaken van de certificatie volgens de internationale kwaliteitsnorm ISO 9001:2015 en de dienstverlening van het Autonoom Gemeentebedrijf; dat deze opdrachten worden uitgevoerd door personeelsleden aangesteld door het gemeentebestuur of het bestuur Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn, met uitzondering van de procedureactiviteit 8.3. "Ontwerp en ontwikkeling" aangezien het lokaal bestuur vaak afhankelijk is van de wettelijke bepalingen van andere overheden;

Overwegende dat de organisatiebeheersing onder meer bestaat uit vastgestelde procedures, onderliggende processen en instructies;

Overwegende dat een procedure verduidelijkt en documenteert hoe het lokaal bestuur zijn activiteiten organiseert, voorbereidt en uitvoert; dat deze procedures ervoor moeten zorgen dat het lokaal bestuur functioneert zoals het zou moeten functioneren;

Overwegende dat de procedures zijn uitgeschreven in het kwaliteitshandboek ISO 9001:2015;

Overwegende dat deze procedures worden ondersteund door processen; dat een proces bestaat uit een opeenvolging van activiteiten om welbepaalde operationele doelstellingen te bereiken;

Overwegende dat het klachtenbehandelingssysteem uitgeschreven is in het proces 'klachtenbehandeling' en bijgevolg integraal deel uitmaakt van het organisatiebeheersingssysteem;

Overwegende dat de processen beheerd worden door middel van een daartoe ontworpen softwarepakket (Protos-BPMone); een softwarepakket dat bijgevolg alle gestandaardiseerde procesbeschrijvingen bevat; dat het personeel, door middel van CRM, te allen tijde deze processen kan raadplegen;

Overwegende dat de processen worden ondersteund door gestandaardiseerde invuldocumenten of DS-formulieren en instructies voor de niet pc-gebruikers;

Overwegende dat deze DS-formulieren specifieke (invul)documenten zijn die door de cel zelf worden ontworpen; dat deze documenten worden voorzien van een voetnoot die het documentnummer, de versie, de datum van deze versie en de naam van de cel bevat;

Overwegende dat de cel Kwaliteit en ICT een register bijhoudt met het documentnummer, de naam van het document, de versie en de datum van opmaak of laatste aanpassing en de beheerder van het document;

Overwegende dat het personeelslid de DS-formulieren, nodig voor de uitvoering van zijn proces ter realisatie van het product, onmiddellijk terugvindt in het softwarepakket Protos-BPMone of CRM;

Overwegende dat verschillende processen over meetpunten beschikken;

Overwegende dat acties, komende uit de doelstellingen geformuleerd door het beleid, worden opgevolgd in het softwarepakket foxbeleid;

Overwegende dat bij het begin van elk werkjaar een brochure per cel wordt opgemaakt en ter beschikking wordt gesteld aan de personeelsleden;

Overwegende dat elke cel maandelijks rapporteert aan het aansturend lid van het college en aan het managementteam;

Overwegende dat elk aansturend lid van het college maandelijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen;

Overwegende dat beide entiteiten op deze manier kunnen bijsturen waar nodig;

Overwegende dat een overkoepelende nota "organisatiebeheersing" werd opgemaakt, conform de richtlijnen, zoals vermeld in de nota "Rapportering over en vanuit een visie op organisatiebeheersing", opgemaakt door Audit Vlaanderen;

Overwegende dat de eindresultaten van elke cel van het lokaal bestuur Aalter worden verduidelijkt in het beheersrapport jaarverslag 2020; dat elk jaarrapport is ingedeeld  in zes categorieën: 

1. Klanten en de dienstverlening - extern gericht;
2. Klanten en de dienstverlening - intern gericht;
3. Strategie;
4. Financiën;
5. Interne werking & organisatiebeheersing;
6. Innovatie & Toonaangevendheid.

Op voorstel van de algemeen directeur en het managementteam;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, de artikels 231 tot en met 244 betreffende het autonoom gemeentebedrijf;

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 234 dat stelt dat tussen de gemeente en het autonoom gemeentebedrijf een beheersovereenkomst wordt gesloten;

Gelet op de goedkeuring van de oprichting van het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter door de Vlaamse Regering van 28 september 2005 en omgevormd bij besluit van de gemeenteraad van het prefusiebestuur Aalter van 8 juli 2013;

Gelet op de beslissing btw nr. E.T.129.288 van 19 januari 2016 van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van het prefusiebestuur Aalter van 13 juni 2005 houdende de oprichting van een autonoom gemeentebedrijf met rechtspersoonlijkheid voor het beheer en exploitatie van het Sportpark;

Gelet op de statuten van het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter, laatst gewijzigd en goedgekeurd door de gemeenteraad op 11 maart 2019;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 15 juli 2020 betreffende de beheersovereenkomst tussen de gemeente Aalter en het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019 waarin de gemeenteraad een renteloze lening ter financiering van de investeringen verricht in 2020, aan het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter toestond;

Gelet op artikel 6 (terugbetaling) van deze leningsovereenkomst transactiekredieten investeringsproject 2020 “ Afhankelijk van het bedrag dat effectief door de Lener wordt opgenomen, wordt de definitieve aflossingstabel opgesteld. De eerste vervaldag is 31 december van het jaar van ingebruikname van het actief.” en artikel 2 (hoofdsom) “dit bedrag wordt evenwel aangepast aan het effectief opgenomen bedrag.”;

Gelet op de collegebeslissing van 17 mei 2021 betreffende de goedkeuring van de definitieve aflossingstabel van de renteloze lening van de gemeente Aalter aan het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter ter financiering van de investeringen 2020 met toevoeging als bijlage aan de leningsovereenkomst van 16 december 2019;

Overwegende dat de transactiekredieten van het investeringsproject 2020 oorspronkelijk werden geraamd op 67.500,00 euro;

Overwegende dat het Autonoom Gemeentebedrijf Aalter in totaal 66.370,45 euro heeft opgenomen in 2020; dat daardoor een nieuwe aflossingstabel wordt opgesteld;

Overwegende dat de voorgaande beslissing nr. 2010.047 dd 30.03.2010 bevestigt dat het renteloze karakter van een lening die wordt verstrekt door een gemeente aan een autonoom gemeentebedrijf niet wordt aangemerkt als een verkregen abnormaal of goedgunstig voordeel in hoofde van dit bedrijf;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 36 §1) In een openbare procedure kan elke belangstellende ondernemer naar aanleiding van een aankondiging van een opdracht een offerte indienen. De termijn voor ontvangst van de offertes bedraagt ten minste vijfendertig dagen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van een opdracht. De offerte moet vergezeld gaan van de door de aanbestedende overheid gevraagde informatie voor de selectie;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020/2 2020 - 2025 van het lokaal bestuur; op de kredieten die opgenomen zijn in het investeringsbudget van 2021 en volgende jaren:

- ACT-1884) Realiseren van een veiligheidscentrum

- ACT-1729) Uitbreiden van het gemeentehuis Aalter-centrum

- ACT-1626) Slopen gebouw Academie Stationsstraat en omvormen naar groenruimte met ondergrondse parking

- ACT-1651) Aankopen en verbouwen Reinaertzaal

- ACT-1865) Aanleggen kunstgrasveld en omgevingswerken site Bellem;

Gelet op de collegebeslissing van 12 april 2021 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, raming en gunningswijze voor de opdracht Financiering - lening en projectondersteuning voor opstart van de opdracht Het realiseren van een nieuwbouw multifunctioneel centrum in Knesselare omvattende een centrale plaats voor vrijetijdsbestedingen, bibliotheek en buitenschoolse kinderopvang; voor de andere toekomstige investeringsprojecten eenzelfde traject te onderzoeken, alsook de mogelijkheid te bekijken betreffende een samenwerking met Farys / S-divisie (Tussengemeentelijke maatschappij voor Services);

Gelet op de collegebeslissing van 31 mei 2021 om het bestek met nr. 487-21d0115 voor de opdracht Financiering (lening) met projectondersteuning goed te keuren. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten; de raming goed te keuren; deze opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure;

Overwegende dat in het kader van de opdracht Financiering (lening) met projectondersteuning een bestek met nr. 487-21d0115 werd opgesteld;

Overwegende de 5 andere toekomstige investeringsprojecten:

• Realiseren van een veiligheidscentrum: raming 7.500.000,00 euro incl. btw
• Uitbreiding van het gemeentehuis in Aalter (Europalaan) met verdieping boven de zuid- & noordvleugel: raming 4.000.000,00 euro incl. btw
• Slopen gebouw academie in de Stationsstraat en omvormen naar groenruimte met ondergrondse parking: raming 2.250.000,00 euro incl. btw
• Verbouwing van de Reinaertzaal in Ursel naar bibliotheek en buitenschoolse kinderopvang:  raming 820.000,00 euro incl. btw
• Jeugdinfrastructuur, aanleggen van een kunstgrasveld en omgevingswerken site Bellem: raming 860.000,00 euro incl. btw

Overwegende de totale raming van 15.430.000,00 euro zoals voorzien in het meerjarenplan;

Overwegende dat ook voor de opstart van deze 5 projecten een lening en projectondersteuning wordt gevraagd;

Overwegende dat deze opdracht bestaat uit volgende gedeelten:

· Lening: maximum te financieren bedrag voor de totaliteit van deze projecten is 10.000.000,00 euro. Raming van een leningskost van 200.000,00 euro (+/-2% op 10.000.000,00 euro)

· Projectbegeleiding voor realisatie van de projecten. Raming van 771.500,00 euro (+/-5% op 15.430.000,00 euro) over de gehele realisatieperiode van de werken;

Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 971.500,00 euro incl. 21% btw;

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure; 

Overwegende dat de raming de limieten van de Europese bekendmaking overschrijdt;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 139.000,00 euro niet) en artikel 57 en artikel 43;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°;

Gelet op gemeenteraadsbeslissing van 11 maart 2019 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur;

Gelet op de collegebeslissing van 17 mei 2021 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, raming en gunningswijze voor de opdracht (raamcontract) Groot onderhoud lokale wegen - bitumineuze en cementgebonden verhardingen;

Overwegende dat in het kader van de opdracht (raamcontract) Groot onderhoud lokale wegen - bitumineuze en cementgebonden verhardingen een bestek met nr. 865.1/21d0007 werd opgesteld;

Overwegende dat deze opdracht is opgedeeld in volgende percelen:

* Perceel 1 (Groot onderhoud aan lokale wegen in bitumineuze en bijhorende materialen), raming: 3.077.653,00 euro excl. btw of 3.723.960,13 euro incl. 21% btw;

* Perceel 2 (Onderhouds- en herstellingswerken aan cementbetonverhardingen), raming: 937.025,00 euro excl. btw of 1.133.800,25 euro incl. 21% btw;

Overwegende dat de totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 4.014.678,00 euro excl. btw of 4.857.760,38 euro incl. 21% btw (843.082,38 euro btw medecontractant);

Overwegende dat percelen 1 en 2 worden afgesloten voor een maximale duur van 48 maanden;

Overwegende dat voorgesteld wordt de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure;

Overwegende dat het bestuur bij het opstellen van de lastvoorwaarden voor deze opdracht niet beschikte over de exact benodigde hoeveelheden;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 5 mei 2017 betreffende de subsidiëring van de werken, vermeld in artikel 32duodecies van de wet van 26 maart 1971 op de bescherming van de oppervlaktewateren tegen verontreiniging;

Gelet op het ministerieel besluit van 18 december 2015 betreffende het definitief vastleggen van het aangepast zoneringsplan van prefusiegemeente Aalter;

Gelet op het ministerieel besluit van 18 december 2015 betreffende het definitief vastleggen van het gebiedsdekkend uitvoeringsplan (GUP) van prefusiegemeente Aalter;

Gelet op de bekendmaking van het gemeentelijk subsidiëringsprogramma 2020-deel 2 van de Vlaamse Milieumaatschappij op 20 november 2020 waarin het project 101000  Riolerings- en herinrichtingsproject Pontweg is opgenomen voor een subsidie ter waarde van 700.000 euro (richtbedrag);

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020-2025 waarin de nodige kredieten voor het realiseren van een gescheiden rioleringsstelsel en de herinrichting van de Pontweg is opgenomen onder actie 1652;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 12 oktober 2020 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020/1 2020-2025;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020/2 2020-2025;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 8 maart 2021 betreffende de goedkeuring van het grondinnemingsdossier in het kader van het riolerings- en herinrichtingsproject in de Pontweg (actie 1652); 

Gelet op de collegebeslissing van 17 oktober 2011 van prefusiebestuur Aalter betreffende de aanstelling van Studiebureau Jonckheere voor het uitvoeren van de studieopdracht voor de herinrichting van de Pontweg;

Gelet op de collegebeslissing van 9 november 2020 betreffende het indienen van een subsidieaanvraag voor 4 gemeentelijke rioleringsprojecten bij de Vlaamse Milieumaatschappij, waaronder het project 10100 Riolerings- en herinrichtingsproject Pontweg;

Gelet op de collegebeslissing van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van het voorontwerp voor het project 10100 Riolerings- en herinrichtingsproject Pontweg van Studiebureau Jonckheere;

Gelet op de collegebeslissing van 9 februari 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Uitvoering grondmechanisch onderzoek in kader van het riolerings- en herinrichtingsproject in de Pontweg (actie 1652);

Gelet op de collegebeslissing van 26 april 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Opmaak van het technisch verslag in het kader van het riolerings- en herinrichtingsproject in de Pontweg (actie 1652);

Gelet op de collegebeslissing van 31 mei 2021 betreffende de principiële goedkeuring van het ontwerp- en aanbestedingsdossier en de gunningswijze in het kader van het riolerings- en herinrichtingsproject in de Pontweg (actie 1652);

Gelet op het grondinnemingsdossier van 18 februari 2021 met referentie ontwerper 8940, opgemaakt door studiebureau Jonckheere, goedgekeurd door de gemeenteraad op 8 maart 2021;

Gelet op de e-mail van 5 maart 2021 van het Agentschap Wegen en Verkeer over haar gunstig advies voor het voorontwerpdossier voor de Pontweg;

Gelet op de goedkeuring  op 9 maart 2021 van het voorontwerpdossier voor de Pontweg met aanvaarding afwijking op artikel 19 van het subsidiebesluit van 5 mei 2017, door de ambtelijke commissie van de Vlaamse Milieumaatschappij

Gelet op het ontwerp- en aanbestedingsdossier van 27 mei 2021 met referentie ontwerper 8940, opgemaakt door Studiebureau Jonckheere, voor het riolerings- en herinrichtingsproject in de Pontweg, bestaande uit:

• Ontwerpplan riolering:
  • Liggingsplan;
  • Grondplan;
  • Lengteprofiel;
  • Details hydraulische structuren;
• Ontwerpplan wegenis:
  • Liggingsplan;
  • Grondplan;
  • Lengteprofiel;
  • Details wegopbouw;
• Bijzonder bestek met bijlagen:
  • Bijlage a: Uitgevoerde proeven/onderzoeken;
  • Bijlage b: Tabel peilbuismetingen;
  • Bijlage c: Lijst van proeven, verplicht uit te voeren door erkend labo;
  • Bijlage d: Tabel grondverzet;
  • Bijlage e: Details huisaansluitputjes;
  • Bijlage f: Risico-analyse naar het behoud en de instandhouding van bestaande nutsleidingen;
  • Bijlage g: Model huisaansluitfiche;
  • Bijlage h: Plaatsing van gietijzeren kader op prefabbeton en betonomstorting;
  • Bijlage i: Typeformulier logboek bemaling;
• Raming, bestaande uit:
  • Hoofdstuk 1: Algemeen;
  • Hoofdstuk 2: Subsidieerbare rioleringswerken;
  • Hoofdstuk 3: Niet-subsidieerbare rioleringswerken;
  • Hoofdstuk 4: Subsidieerbare wegeniswerken;
  • Hoofdstuk 5: Niet-subsidieerbare wegeniswerken;
  • Hoofdstuk 6: Groenaanleg;
  • Hoofdstuk 7: Groenbeheer;
  • Hoofdstuk 8: Speeltoestellen;
  • Hoofdstuk 9: Regiewerken;

Gelet op het tracé van de projectzone:

• Pontweg: alle huisnummers;
• Manewaarde: huisnummers 2 t.e.m. 36 en 1 t.e.m. 7;

Gelet op het krediet van 1.600.000 euro vastgelegd in het meerjarenplan (in 2021 en 2022) voor actie 1652;

Overwegende dat het rioleringsontwerp voorziet in:

• De gecombineerde bovengrondse en ondergrondse infiltratie en vertraagde afvoer van het overtollige regenwater afkomstig van de woningen en van de wegenis tot in de gracht langs de Knokkebaan, door middel van: 
  • De aanleg van een infiltratieleiding ter hoogte van de woningen in de Pontweg 2 en 3 en de woningen in de Brugstraat 83 en 87, over een afstand van 43 m; 
  • De aanleg van niet-doorlatende leidingen (omwille van het grondwaterniveau) langs het overig tracé;
  • De aanleg van een doorsteek ter hoogte van de woning in de Pontweg 20 om de regenwaterriolering van de wijk via een overstortconstructie te laten lozen in de bestaande doorsteek voor regenwaterafvoer ter hoogte van de  Knokkebaan, waarbij geen aansluiting wordt gemaakt met de gracht langs de Knokkebaan;
  • Het voorzien van 164 m³ buffervolume in het grachtenstelsel ten westen van de Knokkebaan door middel van herprofilering;
  • De aanleg van licht komvormige grasbermen om optimale infiltratie-omstandigheden te creëren, voorzien van een noodoverloop richting de regenwaterriolering;
• De aanleg van een apart stelsel voor de inzameling van het afvalwater voor het volledige tracé en de vernieuwing van de doorsteek ter hoogte van de woning in de Pontweg 20 om de afvalwaterriolering van de wijk te laten lozen in de collector van Aquafin;

Overwegende dat het ontwerp van de herinrichting van de bovenbouw voorziet in:

• De inrichting van de Pontweg langs het tracé van huisnummers 29 t.e.m. 67 en 56 t.e.m. 70 conform het woonerfprincipe:
  • De aanleg van de rijweg en de opritten in betonstraatstenen (22 x 11 cm, 10 cm dik);
  • De aanleg van parkeervakken in esthetische grasbetontegels (58 x 39 cm, 12 cm dik) afgebakend met een vlakke boordsteen, aan de ene zijde van het woonerf;
  • De aanleg van komvormige infiltratiebermen aan de andere zijde van het woonerf;
  • De aanleg van een infiltratiekom ter hoogte van huisnummers 56 t.e.m. 70, gelegen centraal tussen het opgesplitste tracé van de rijweg, en de aanleg van speeltuigen (stappalen) doorheen deze 'natte' zone;
  • De aanplant van Ginkgo Biloba 'Princeton Sentry' verspreid langsheen het tracé;
• De inrichting van de Pontweg langs het overige tracé:
  • De aanleg van een geasfalteerde rijweg;
  • De aanleg van een voetpad in betonstraatstenen (22 x 22 cm, 8 cm dik) langs de zijde van de oneven huisnummers, afgebakend door een schuine boordsteen langs de zijde van de rijweg en een vlakke boordsteen langs de rooilijn;
  • De aanleg van half-doorlatende opritten in betontegels (50 x 50 cm, 5 cm dik) en esthetische grasbetontegels (250 x 250 cm, 10 cm dik), die een speels effect creëren;
  • De aanleg van licht komvormige infiltratiebermen (minder hellend dan in het woonerfgedeelte);
  • De aanplant van Ginkgo Biloba 'Princeton Sentry' verspreid langsheen het tracé;
• De inrichting van de Manewaarde, huisnummers 2 t.e.m. 36 en 1 t.e.m. 7:
  • De aanleg van een geasfalteerde rijweg;
  • De aanleg van een voetpad in betonstraatstenen (22 x 22 cm, 8 cm dik) langs de zijde van de even huisnummers;
  • De aanleg van half-doorlatende opritten in betontegels (50 x 50 cm, 5 cm dik) en esthetische grasbetontegels (250 x 250 cm, 10 cm dik) die een speels effect creëren;
  • De aanleg van licht komvormige infiltratiebermen (met hellingen gelijk aan deze in het woonerfgedeelte);
• De aansluiting van de nieuwe bovenbouw op de bestaande infrastructuur in de Brugstraat en de Manewaarde, met herstel in oorspronkelijke staat;

Overwegende dat de fasering van de werken en de uitvoeringstermijnen als volgt zijn gedefinieerd:

• Fase 1: Rioleringswerken - deeltermijn 60 werkdagen:
  • Het herprofileren van het grachtenstelsel ten westen van de Knokkebaan;
  • De aanleg van het gescheiden rioleringsstelsel in de rijwegen;
  • De opbraak van de  bestaande riolen in de bermen;
  • De afwerking van de rijwegen tot en met de onderfundering;
• Fase 2: Werken aan de nutsleidingen:
  • De structurele vernieuwing in de volledige projectzone - de hoofdaannemer dient de werf gedurende deze periode te verlaten;
• Fase 3: Wegeniswerken - deeltermijn 40 werkdagen:
  • De gehele afwerking van de rijwegen;
  • De groenaanleg;
  • De installatie van de nieuwe openbare verlichting;

Overwegende dat het vastleggen van de fasering beïnvloed is door het feit dat de bestaande riolen zich in de berm en in slechte staat bevinden en om die reden problemen zouden kunnen veroorzaken indien de vernieuwing van de nutsleidingen zoals gebruikelijk als voorbereidend werk op de rioleringswerken zou plaatsvinden; dat de knelpunten in de bestaande configuratie van de nutsvoorzieningsnetten in functie van de aanleg van de riolering niettemin vóór de aanvang van fase 1 worden aangepakt en zijn ingepland vanaf september 2021;

Overwegende dat Studiebureau Jonckheere gemachtigd wordt om de leiding van de riolerings- en wegeniswerken waar te nemen;

Overwegende dat  voor de financiering van dit project een krediet van 600.000 euro ter beschikking is in 2021 en 1.000.000 euro in 2022; dat de aannemerswerken worden geraamd op 1.357.162,72 euro (incl. btw en proefkosten); dat de overige kosten om dit project te verwezenlijken, bestaan uit de erelonen voor Studiebureau Jonckheere, de afkoppelingsdeskundige en de onderhandelaar in functie van de grondinnemingen, de premies voor de afkoppelingswerken op privaat domein, de kosten voor de grondinnemingen en de bijhorende akte- en notariskosten en de kosten voor de vernieuwing van de openbare verlichting;

Overwegende dat op basis van het genoemde besluit van 5 mei 2017 de rioleringswerken subsidieerbaar zijn voor een aandeel van 75 %; dat de vastlegging van de subsidie zal gebeuren op basis van het goedgekeurde gunningsdossier;

Gelet op het Algemeen Reglement op de Adviesraden, goedgekeurd door de gemeenteraad op 11 februari 2019;

Gelet op de collegebeslissing van 28 september 2020 betreffende goedkeuring van het project herziening subsidiereglementen;

Gelet op de collegebeslissing van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van de uitgangspunten voor de nieuwe reglementen voor verenigingen: erkenning - subsidies - zalen- en materialengebruik;

Gelet op de collegebeslissing van 22 februari 2021 betreffende de goedkeuring van de ontwerpcodex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen-en materialengebruik;

Gelet op de collegebeslissing van 10 mei 2021 betreffende de goedkeuring van het definitief ontwerp van het Algemeen Reglement op de adviesraden;

Gelet op de gevraagde adviezen aan de erkende adviesraden op 11 maart 2021; dat de adviezen werden ingewacht tegen uiterlijk 1 mei 2021;

Gelet op de samenvattende nota van de verkregen adviezen van de adviesraden, meer bepaald van:

• het advies van de Jeugdraad, verkregen op 23 maart 2021;
• het advies van de Raad Lokale Economie, verkregen op 13 april 2021;
• het advies van de Sportraad, verkregen op 13 april 2021;
• het advies van de Cultuurraad, verkregen op 27 en 29 april 2021;
• het advies van de Sociale Raad, verkregen op 29 april 2021;
• het advies van de Milieuraad, verkregen op 4 mei 2021.

Gelet op het feit dat geen advies werd verkregen van de Seniorenadviesraad, Lokaal overleg Kinderopvang en de Bibliotheekcommissie;

Overwegende dat het lokaal bestuur een codex maakte die een totaaloverzicht bevat van alle toepasselijke reglementen op het vlak van erkenning en subsidiëring van verenigingen, retributie- en huishoudelijke reglementen voor het gebruik van zalen en materialen; dat deze codex in werking zal treden vanaf 1 september 2021; dat het luik 'erkenning van verenigingen' bijgevolg niet meer dient opgenomen te worden in het Algemeen reglement op de Adviesraden; 

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen:

Gelet op het globaal rapport "Thema-audit gemeentelijke premies, subsidies en toelagen" van 13 mei 2019, opgemaakt door Audit Vlaanderen;

Gelet op de collegebeslissing van 8 juni 2020 betreffende de voorlopige goedkeuring van de codex zalen- en materialenverhuur, vooral in functie van het digitaliseren van de aanvragen gebruik materialen en zalen (cfr. Evenementenloket);

Gelet op de collegebeslissing van 28 september 2020 betreffende goedkeuring van het project herziening subsidiereglementen;

Gelet op de collegebeslissing van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van de uitgangspunten voor de nieuwe reglementen voor verenigingen: erkenning - subsidies - zalen- en materialengebruik;

Gelet op de collegebeslissing van 22 februari 2021 betreffende de goedkeuring van de ontwerpcodex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen-en materialengebruik;

Gelet op de gevraagde adviezen aan de erkende adviesraden op 11 maart 2021; dat de adviezen werden ingewacht tegen uiterlijk 1 mei 2021;

Gelet op de collegebeslissing van 10 mei 2021 betreffende de goedkeuring van de definitieve ontwerpen van de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement;

Gelet op de samenvattende nota van de verkregen adviezen van de adviesraden, meer bepaald van:

• het advies van de Jeugdraad, verkregen op 23 maart 2021;
• het advies van de Raad Lokale Economie, verkregen op 13 april 2021;
• het advies van de Sportraad, verkregen op 13 april 2021;
• het advies van de Cultuurraad, verkregen op 27 en 29 april 2021;
• het advies van de Sociale Raad, verkregen op 29 april 2021;
• het advies van de Milieuraad, verkregen op 4 mei 2021.

Gelet op het ontwerp codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik met addenda specifieke bepalingen zalen- en materialengebruik en retributiereglement; 

Overwegende dat geen advies werd verkregen van  de Seniorenadviesraad, Lokaal overleg Kinderopvang en de Bibliotheekcommissie;

Overwegende dat de 43 adviezen werden beoordeeld en dat een voorstel tot gevolg met motivatie per advies werd geformuleerd in de samenvattende nota adviesraden;

Overwegende dat de voorstellen met positief vervolg werden verwerkt in de definitieve ontwerpcodex;

Overwegende dat deze codex een totaaloverzicht bevat van alle toepasselijke reglementen op het vlak van erkenning en subsidiëring van verenigingen, retributie- en huishoudelijke reglementen voor het gebruik van zalen en materialen; dat deze codex in werking zal treden vanaf 1 september 2021;

Overwegende dat volgende retributies bijgevolg dienen opgeheven te worden met ingang van 1 september 2021:

• Retributiereglement op gebruik sportcomplex Flabbaert te Knesselare en sportcentrum Onderdaele te Ursel: gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019
• Retributiereglement op gebruik sportpark Aalter-centrum outdoor, sportpark Lotenhulle, sportpark Bellem en sportpark Sint-Maria-Aalter: gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019
• Retributiereglement op gebruik cafetaria sporthal Flabbaert: gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019
• Retributiereglement op het gebruik van het auditorium: gemeenteraadsbesluit van 12 november 2019
• Retributiereglement op het gebruik van het gemeenschapscentrum: gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019
• Retributiereglement op het gebruik van het kunstencentrum Aalter: gemeenteraadsbesluit van 15 juli 2020
• Retributiereglement transport gemeentelijk uitleenmateriaal: gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019

Overwegende dat bijgevolg volgende huishoudelijke reglementen dienen opgeheven te worden met ingang van 1 september 2021:

• Huishoudelijk reglement op gebruik sportpark Aalter-centrum - indoor: gemeenteraadsbesluit 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement op gebruik - sportpark Aalter-centrum indoor – addendum groepszwemmen met clubredder: gemeenteraadsbesluit 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement op gebruik – sportpark Aalter-centrum indoor – addendum groepszwemmen met een gemeentelijke redder: gemeenteraadsbesluit 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement op gebruik - sportpark Aalter-centrum indoor – addendum private zwemlesgevers: gemeenteraadsbesluit 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement op gebruik - sportaccommodatie Aalter-centrum indoor – addendum schoolzwemmen: gemeenteraadsbesluit 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement op gebruik – cafetaria sporthal Flabbaert: gemeenteraadsbesluit 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement op gebruik sportpark Aalter-centrum outdoor, sportpark Bellem, sportpark Lotenhulle en sportpark Sint-Maria-Aalter: gemeenteraadsbesluit 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement op het gebruik van het Kunstencentrum Aalter: gemeenteraadsbesluit van 15 juli 2020;
• Huishoudelijk reglement op het gebruik van het auditorium  in het gemeentehuis: gemeenteraadsbesluit van 1 juli 1997;
• Huishoudelijk reglement op het gebruik van het gemeenschapscentrum: gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019;
• Huishoudelijk reglement ontleningen van gemeentelijk materiaal: gemeenteraadsbesluit van 16 december 2019.

Overwegende dat de feestzaal Kloosterstraat, door de genomen beleidskeuze, niet werd opgenomen in de codex en het digitaal Evenementenloket;

Overwegende dat gekozen werd om een tijdelijk retributie- en huishoudelijk reglement voor het gebruik van feestzaal Kloosterstraat op te maken, zodat de feestzaal Kloosterstraat verder kan ontleend worden;

Overwegende dat bijgevolg volgende subsidiereglementen dienen opgeheven te worden met ingang van 1 september 2021:

• Subsidiereglement sportverenigingen Knesselare: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Knesselare van 8 januari 2014;
• Subsidiereglement Aalterse sportverenigingen: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Aalter van 15 december 2014;
• Subsidiereglement toelage jeugdwerk Aalter: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Aalter van 14 juli 2014;
• Subsidiereglement  jeugdwerk Knesselare: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Knesselare van 12 september 2012;
• Subsidiereglement culturele verenigingen Aalter: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Aalter van 19 december 2016;
• Subsidiereglement culturele verenigingen Knesselare: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Knesselare van 10 december 2008;
• Subsidiereglement  voor de feestcomités Aalter; gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Aalter van 15 december 2014;
• Subsidiereglement  projecten voor Aalterse erkende verenigingen: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Aalter van 9 februari 2015;
• Projectsubsidiereglement voor vrijetijdsinitiatieven in Knesselare: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Knesselare van 12 maart 2014, aangepast door de gemeenteraad op 8 juli 2015;
• Subsidiereglement  Wijk, Buurt en Straatfeesten Knesselare: gemeenteraadsbesluit prefusiebestuur Knesselare van 11 maart 2009;

Gelet op de collegebeslissing van 26 april 2021 betreffende de goedkeuring voor het aanvaarden van een schenking van materiaal voor de gemeentelijke uitleendienst;

Gelet op de e-mail van 'Dranken Goegebuer' van 14 april 2021 met de vraag om een schenking te aanvaarden van materiaal uit hun assortiment; 

Overwegende dat de schenking bestaat uit:

• 224 PVC stoelen (wit),
• 17 PVC tafels (wit),
• 28 tafels met aluminium onderstel en houten tafelblad (60 cm x 100 cm),
• 2 oude tafels met dubbele spoelbak;

Overwegende dat er geen voorwaarden waren verbonden aan deze schenking; 

Overwegende dat de tafels en stoelen kunnen worden toegevoegd aan het gamma van de gemeentelijke uitleendienst; dat aan de 2 oude tafels met dubbele spoelbak nog geen bestemming is gegeven;

Gelet op de wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst, gestructureerd op twee niveaus, artikel 77 dat stelt dat het besluit van de gouverneur aan de gemeenteraad of de politieraad meegedeeld wordt;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 12 oktober 2020 houdende de vaststelling  van de jaarrekening 2019;

Gelet op de collegebeslissing van 10 mei 2021 betreffende de goedkeuring van de jaarrekening 2019 in het kader van het federaal toezicht;

Gelet op de brief en het goedkeuringsbesluit van de Federale dienst gouverneur, Dienst toezicht,  Kalandeberg 1, 9000 Gent, van 23 april 2021 houdende de goedkeuring van de jaarrekening 2019 in het kader van het federaal toezicht;

Overwegende dat de gouverneur de jaarrekening heeft goedgekeurd;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 oktober 2019 betreffende de goedkeuring van de  personeelsformatie;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 12 oktober 2020 betreffende het openstellen van twee betrekkingen in het kader van aspirantenmobiliteit (GPI 73 - categorie C);

Gelet op de aspirantenmobiliteit 2021-A1, reeksnummer 0102;

Overwegende dat voor de aspirantenmobiliteit 2021-A1 slechts één aspirant-inspecteur van politie weerhouden werd;

Overwegende dat de niet-ingevulde betrekking opnieuw moet gepubliceerd worden in de klassieke mobiliteit, indien de politiezone geen enkele kandidaatstelling ontvangt, kan terug een beroep gedaan worden op de aspirantenmobiliteit 2021-A2;

Overwegende dat het noodzakelijk is, de betrekking vacant te verklaren, om de basispolitiezorg te kunnen blijven garanderen binnen de politiezone Aalter en de continuïteit van de diensten te waarborgen;