Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 12 november 2019 betreffende de toetreding van het gemeentebestuur tot de Welzijnsvereniging Audio;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 november 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020-2025 2025/1 van het lokaal bestuur Aalter, meer bepaald ACT-1680 Het laten uitvoeren van audits door Audio 2020-2025 onder toezicht van het auditcomité met volgende doelstelling: "Zowel gemeente als OCMW zijn toegetreden tot de Welzijnsvereniging Audio, deze vereniging voert interne audits uit in opdracht van beide entiteiten. Deze opdrachten worden uitgevoerd op basis van het auditcharter. Audio heeft in eerste instantie tot doel interne audits uit te voeren ten behoeve van de leden. Op vraag van de leden, kan Audio eveneens adviesopdrachten uitvoeren of ondersteuning bieden bij de implementatie van auditaanbevelingen (zonder hierbij echter enige operationele verantwoordelijkheid te nemen). De medewerker die een advies- of ondersteuningsopdracht op zich neemt, zal steeds een andere persoon zijn dan diegene die de auditopdracht uitgevoerd heeft (dit in het kader van de objectiviteit en onafhankelijkheid). Audio rapporteert inhoudelijk aan de geëigende organen van de opdrachtgevers. Audio volgt de implementatie van de acties van het management naar aanleiding van een interne audit op via opvolgaudits en rapporteert hierover aan het lokaal auditcomité.";
Gelet op de collegebeslissing van 7 oktober 2024 betreffende het uitvoeren van een interne audit van het proces van de uitgaande subsidies door Audio;
Gelet op de collegebeslissing van 17 maart 2025 betreffende het uitvoeren van een interne audit van het proces van de uitgaande subsidies door Audio;
Gelet op de collegebeslissing van 27 oktober 2025 betreffende het uitvoeren van een interne audit van het proces van de uitgaande subsidies door Audio;
Overwegende dat organisatiebeheersing het geheel van maatregelen en procedures is die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst, de wetgeving en procedures naleeft, over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt, op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet en de activa beschermt en fraude voorkomt;
Overwegende dat het college van burgemeester en schepenen op 27 oktober 2025 akkoord ging om de opstartvergadering ter voorbereiding van de audit uitgaande subsidies te laten plaatsvinden op 5 november 2025 en de interne audit van het proces van de uitgaande subsidies, ter plaatse, pas door te laten gaan begin 2026;
Overwegende dat tijdens de opstartvergadering op 5 november 2025 de verwachtingen werden besproken en een voorstel tot scope van de audit werd besproken, en dat deze scope zich zal richten op 4 types subsidies, namelijk nominatieve subsidies, werkingssubsidies erkende verenigingen, samenwerkingsvormen en subsidies bijzondere projecten op basis van 3 doelstellingen:
Overwegende dat in samenspraak met Audio en de verschillende cellen volgend voorstel tot planning voor de auditdagen ter plaatse werd bekomen:
Overwegende dat het managementteam op 16 december 2025 principieel akkoord ging met de scope en de planning van de audit;
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 218, houdende dat het organisatiebeheersingssysteem bepaalt op welke wijze de organisatiebeheersing van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt georganiseerd, met in begrip van de te nemen controlemaatregelen, procedures en de aanwijzing van personeelsleden en organen die ervoor verantwoordelijk zijn, en de rapporteringsverplichtingen van de personeelsleden die bij het organisatiebeheersingssysteem betrokken zijn;
Gelet op artikel 219 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 houdende dat het organisatiebeheersingssysteem wordt vastgesteld door de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. Het algemene kader van het organisatiebeheersingssysteem en de elementen daarin die raken aan de rol en de bevoegdheden van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zijn onderworpen aan de goedkeuring van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn;
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 219, houdende dat de algemeen directeur jaarlijks rapporteert aan het college van burgemeester en schepenen, de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau over de organisatiebeheersing;
Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 220 houdende dat de algemeen directeur, binnen de grenzen van het organisatiebeheersingssysteem, zijn bevoegdheden kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. Ook de financieel directeur kan zijn bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn. In beide gevallen gebeurt dat schriftelijk en met een ondubbelzinnige omschrijving van de toegekende bevoegdheden en de daaraan verbonden opdrachten, middelen en rapporteringsverplichtingen. De toepassing van hiervoor vernoemde ontslaat de algemeen directeur of de financieel directeur nooit van zijn verantwoordelijkheid;
De scope van de interne audit van het proces uitgaande subsidies goed te keuren.
De interne audit van het proces van de uitgaande subsidies, ter plaatse, door te laten gaan met een startvergadering op 9 januari 2026 en 3 auditdagen op 22, 23 en 28 januari 2026.