Gelet op de collegebeslissing van 24 juni 2024 betreffende de principiële goedkeuring van de invulling van de acties uit te voeren door de cel COBA voor de Academie voor muziek, woord en dans in schooljaar 2024-2025;
Gelet op de collegebeslissing van 16 december 2024 betreffende de organisatie van de dansvoorstellingen door de Academie voor muziek, woord en dans op zaterdag 5 april 2025;
Overwegende dat de afdeling dans van de Academie voor muziek, woord en dans op zaterdagnamiddag 5 april 2025 twee dansvoorstellingen organiseert in het auditorium van het gemeentehuis; dat de deelnemende dansgroepen hiervoor ter plaatse voldoende moeten kunnen repeteren; dat deze repetitieperiode start op zaterdag 29 maart 2025, een week voor aanvang van de dansvoorstellingen; dat de dansvloer voor de dansvoorstellingen daarom reeds op vrijdag 28 maart 2025 op het podium van het auditorium uitgerold moet worden zodat de vloer kan 'rusten'; dat voor de voorstellingen allerhande decorstukken, kledij en accessoires nodig zijn; dat dit materiaal op voorhand gestockeerd dient te worden, opdat het niet alleen tijdens de voorstellingen maar ook tijdens de repetities gebruikt kan worden; dat er tijdens het weekend van de dansvoorstellingen voldoende backstageruimte voorzien dient te worden voor de deelnemende dansgroepen, zodat zij een plaats hebben om te wachten, zich kunnen omkleden en klaarmaken voor, tijdens en na de voorstellingen;
Overwegende dat daarom de volgende lokalen reeds via E2E vastgelegd werden voor de volgende periodes:
Overwegende dat het college voor burgemeester en schepenen reeds op maandag 24 juni 2024 de planning van de Academie voor muziek, woord en dans voor schooljaar 2024-2025 principieel goedkeurde; dat in deze planning ingecalculeerd werd dat de locatie van de dansvoorstellingen het gemeentehuis zou worden alsook dat dit van cel Gebruiksbeheer en evenementen onder andere de volgende prestaties zou vergen: het gebruik van het auditorium en vergaderzalen in het gemeentehuis, het voorzien van badges/sleutels, stoelen en tafels in het gemeentehuis; het voorzien van techniek tijdens de repetities en dansvoorstellingen (rekening houdend met o.a. de aangereikte lichtplannen);
Overwegende dat het auditorium en de galerij reeds in mei en december (uitbreiding) 2024 pro forma vastgelegd werden; dat vergaderzaal Briljant en Karmijn reeds in januari 2025 vastgelegd werden; dat Brainstormruimte Rotenburg en Creuse, Vergaderzaal Signaal alsook Kleedkamers Rotenburg en Creuse in februari vastgelegd werden na overleg met de dansleerkrachten; dat deze ruimtes vorig jaar eveneens gebruikt werden voor de dansvoorstellingen;
Overwegende dat tijdens de voorbereiding van de dansvoorstellingen (mei/juni 2024) overwogen werd om deze in te richten in ArtA'A; dat het podium in de Theaterzaal van ArtA'A te klein is voor dit evenement; dat eveneens gedacht werd aan Karmin'A; dat de lokaalverhuur voor Karmin'A toentertijd nog niet op punt stond;
Overwegende dat bijkomende afspraken met cel Gebruiksbeheer en evenementen dienen gemaakt te worden betreffende de toegang van de gereserveerde lokalen: badge, sleutel, enz;
Akkoord te gaan met de reservatie van de volgende lokalen in het gemeentehuis:
Akkoord te gaan om bijkomende afspraken met cel Gebruiksbeheer & evenementen te maken omtrent de toegang van de gereserveerde lokalen.