2025_CBS_00738 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van het jaarlijks Seniorenfeest op woensdag 19 november 2025

Overwegende dat voorgesteld wordt om het Seniorenfeest te organiseren op woensdag 19 november 2025; dat deze datum gelegen is in de Ouderenweek; 

Overwegende dat naar aanleiding van de evaluatie van de editie van 2024 voorgesteld wordt om het Seniorenfeest opnieuw te organiseren in het Sportpark; dat de vraag voor het gebruik van de sportaccommodatie voor het Seniorenfeest ter goedkeuring zal voorgelegd worden aan het directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf;

Overwegende dat Aalterse zorgverstrekkers worden aangeschreven inzake het bemannen van een infostand tijdens het Seniorenfeest; dat deze infostanden worden opgesteld in de foyer van het Sportpark; dat vanuit het lokaal bestuur frisdrank, koffie en gebak zal worden voorzien voor de standhouders;

Overwegende dat verenigingen de mogelijkheid hebben tot het zelfstandig uitbaten van het sportcafé tijdens het Seniorenfeest; dat dit dient aangevraagd te worden door de vereniging zelf via de cel Sport; 

Overwegende dat, in het kader van het doelgroepenbeleid, alle senioren vanaf 65 jaar uitgenodigd worden op het Seniorenfeest; dat de uitnodigingskaart wordt opgemaakt door de cel Communicatie, coördinatie en IT;

Overwegende dat voorgesteld wordt om een prijsvraag te lanceren bij een eventbureau voor onderstaande artiesten:

• Showreview
• Showballet met 6 dansers 
• Onzia & Van Vooren (Patrick Onzia en Dirk Van Vooren)
• Günther Neefs;

Overwegende dat het eventbureau zelf dient in te staan voor techniek en podium; dat dit eveneens zal mee opgenomen worden in de prijsvraag;

Overwegende dat voor drukwerk en benodigdheden een bestelling zal geplaatst worden bij de aangestelde leveranciers van de desbetreffende raamcontracten;

Overwegende dat een uitnodiging tot offerte zal worden verstuurd voor het verzorgen van de koffie en bediening op 19 november 2025; 

Overwegende dat er jaarlijks per persoon 3 soorten gebak worden voorzien:

•  koffiekoeken
•  rijsttaart
• voorverpakte koek als attentie bij vertrek; 

Overwegende dat er een uitnodiging tot offerte zal verstuurd worden naar alle bakkers op Aalters grondgebied voor de koffiekoeken en rijsttaart; dat er voor de voorverpakte koek een bestelling zal geplaatst worden bij de aangestelde leverancier van het desbetreffende raamcontract; 

Overwegende dat er een samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten met het Rode Kruis Vlaanderen voor de organisatie van een EHBO-post;

Overwegende dat de playlist van het Seniorenfeest moet worden doorgegeven aan Sabam cv; dat deze aanvraag online zal gebeuren;

Overwegende dat voor 2025 20.000 euro krediet werd voorzien in het meerjarenplan; dat op basis van de cijfers 2024 gesteld wordt dat dit onvoldoende zal zijn indien er een gelijkaardige invulling wordt gegeven aan de actie;

Overwegende dat de volgende raming opgemaakt kan worden naar aanleiding van de evolutie in de prijzen:

Overwegende dat de cel Boekhouding en de cel Gebruikersbeheer en evenementen voorstellen een interne budgetverschuiving te doen van 5.000 euro van de budgetsleutel 2025/GBBGEBR/0710-20/614011/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN; dat op deze jaarbudgetrekening 20.000 euro voorzien is voor niet geplande evenementen/receptie;

Overwegende dat voor de organisatie van het Seniorenfeest beroep zal worden gedaan op gemeentelijke capaciteit in de zin van transporten, klaarzetten materialen, opkuis, alsook hostesses, betaalde vrijwilligers,...;

Overwegende dat de verdere uitwerking van dit evenement zal worden vastgelegd in de geplande coördinatievergaderingen;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 november 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2025/1; "ACT-1281: Organiseren van het Seniorenfeest."