2025_CBS_00659 - Collegebeslissing betreffende een principebeslissing voor de aankoop van tablets voor alle terreinteams

Gelet op artikel 56 §3 4° van het decreet lokaal bestuur: het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Gelet op artikel 56 §3 5° van het decreet lokaal bestuur: het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip 'dagelijks bestuur', vermeld in artikel 41, tweede lid, 8°;

Gelet op artikel 266 1° van het decreet lokaal bestuur, dat stelt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan; op artikel 266 3°, dat stelt dat de gemeenteraad bepaalde categorieën van verrichtingen kan uitsluiten van visumverplichting; dat de gemeenteraad besliste op 14 september 2020 dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom tot een bedrag van 30.000,00 euro excl. btw (opdrachten van beperkte waarde) zijn uitgesloten van de visumverplichting;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 2 6° aankoopcentrale, artikel 2 7° gecentraliseerde aankoopactiviteiten, artikel 43 §1 Een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten, voor zover zij de hiertoe door deze wet voorziene procedures toepast, artikel 47 §1 Een aanbestedende overheid kan leveringen en/of diensten verwerven van een aankoopcentrale die gecentraliseerde aankoopactiviteiten aanbiedt als bedoeld in artikel 2 7° a) Zij kan ook gebruik maken, wat de werken, leveringen en/of diensten betreft, van de in artikel 2 7° b) bedoelde gecentraliseerde aankoopactiviteiten van een aankoopcentrale: 1° door gebruik te maken van een door deze aankoopcentrale gesloten opdracht; of 3° in de mate als aangegeven in artikel 43§1 tweede lid, door gebruik te maken van een raamovereenkomst die gesloten is door deze aankoopcentrale §2 Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren (143.000,00euro excl. btw);

Gelet op de collegebeslissing van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring om gebruik te maken van de divisie ‘Aanvullende diensten’ van Farys – CREAT (recht als A-vennoot) voor de opdrachten ‘Telecom - mobiele telefonie en data – maart 2021’ en ‘Telecom - vaste telefonie en data – maart 2021’, zijnde Proximus;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 november 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2025/1 van het lokaal bestuur;

Overwegende dat het gebruik van tablets opgenomen is binnen ACT-1985: het implementeren van een plannings- en stockbeheersoftware binnen het gemeentebestuur;

Overwegende dat het voorzien van tablets de werking van de intern uit te voeren opdrachten efficiënter zal maken; dat de meldingen, die binnenkomen in het softwarepakket Topdesk, digitaal doorgesluisd worden naar de planningssoftware Arinto en zo op de planning komen van de terreinbeheerders; dat de terreinbeheerders de planning digitaal kunnen raadplegen op een tablet en hun taken na uitvoering onmiddellijk kunnen afvinken; dat dit het takenbeheer efficiënter zal maken op lange termijn aangezien geen dubbele registratie meer nodig is; dat het gebruik van tablets de terreinbeheerders zal helpen om hun taken en reguliere onderhoudswerken uit te voeren, de productiviteit te verhogen en de efficiëntie te verbeteren;

Overwegende dat er reeds twee tablets werden voorzien als proefproject om de functionaliteit in de praktijk uit te testen; dat het gebruik van tablets reeds werd getest sinds september 2024 door de ploegleider van de cel infra Groen alsook door het team signalisatie van de cel middelenbeheer;

Overwegende dat uit dit proefproject is gebleken dat:

• de efficiëntie winst enorm groot is: de nieuwe programma's Topdesk en Arinto zijn erop voorzien om digitale terugkoppeling te doen, papieren werking met deze programma's is zeer omslachtig en doet de voordelen van deze tools teniet
• de informatie per direct wordt doorgestuurd waarbij er tijdswinst is
• er minder papier- en printkosten zijn waardoor de administratieve last en overheadkost vermindert
• de terreinbeheerders  via de tablet feedback kunnen geven over de uitgevoerde werkzaamheden of problemen kunnen signaleren. Hierdoor kunnen planners sneller anticiperen
• naast Topdesk en Arinto er andere nuttige applicaties kunnen worden geïnstalleerd, zoals GEO-kaarten, weerapps of specifieke tools voor terreinbeheer, (timestamp, EagelBe, …)
• de doorlooptijd van de meldingskaarten een positieve evolutie zal vertonen;

Overwegende dat Arinto niet volledig kan worden uitgerold en in werking kan worden gesteld zonder de aankoop van deze tablets aangezien het programma digitale verwerking vereist en papieren afhandeling zeer omslachtig is;

Overwegende dat de aankoop van volgende tablets nodig is voor volgende teams:

Overwegende dat voorgesteld wordt na interne afstemming om volgende producten aan te kopen:

•  13x Apple iPad Air 5th Gen 10.9" Wi-Fi + Cellular 64GB - Space Grey (2022)
• 13x OtterBox Defender for iPad Air 10.9" 4th/5th Gen - Black
• 13x Apple Power Adapter USB-C - 30W
• 13x Belkin USB-C to USB-C Braided Cable Twin Pack - 1m - White
• 13x mobiel data-abonnement
• 13x iPad houder voor voertuigen

Overwegende dat aan dit voorstel een geraamde uitgave kan worden gekoppeld van ca. 20.000 euro inclusief btw; 

Overwegende dat onder ACT-1985: Het implementeren van een plannings- en stockbeheersoftware binnen het gemeentebestuur geen kredieten werden voorzien voor de aankoop van deze tablets; dat voorgesteld wordt om de nodige kredieten te voorzien via een verschuiving van de kredieten van ACT-1661: Vernieuwen van het wagenpark beheerd door de cel Middelenbeheer; dat desgevallend bijkomende kredieten kunnen voorgesteld worden bij de volgende meerjarenplanaanpassing;

Overwegende dat wordt voorgesteld om een prijsvraag te doen aan 3 firma’s voor de aankoop van de Apple iPad Air (tablets), OtterBox Defender (beschermhoes), Apple Power Adapter, Belkin USB-C to USB-C en iPad houders voor de geraamde prijs van 18.009,38 euro incl. btw.; 

Overwegende dat wordt voorgesteld om 13 mobiele data abonnementen aan te kopen via het raamcontract van Proximus voor de prijs van 755,04 euro incl. btw. per jaar;