2025_CBS_01291 - Collegebeslissing betreffende de aanvraag van de werkingssubsidie 2024 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen; 

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 225 §3 betreffende de criteria die bepalen of vermoed wordt dat een rechtspersoon met welbepaalde taken van gemeentelijk belang belast is; 

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 11 maart 2024 betreffende de goedkeuring van de aangepaste samenwerkingsovereenkomst en de uitbetaling van het saldo van de subsidie 2023 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op actie 1538: Uitwerken van toeristische promotionele initiatieven zoals goedgekeurd in de meerjarenplanning 2020-2025 door de gemeenteraad op 18 november 2024;

Gelet op de samenwerkingsovereenkomst 2023-2025 tussen lokaal bestuur Aalter en de Vrienden van het Drongengoed vzw;

Overwegende dat de jaarlijkse gemeentelijke dotatie voor de vzw Vrienden van het Drongengoed wordt berekend aan de hand van 4 cumulatieve thema's, met name: tegemoetkoming voor het organiseren van events, tegemoetkoming voor het onderhouden van het domein, tegemoetkoming voor overheadkosten en tenslotte een tegemoetkoming voor het organiseren van een onthaal; 

Overwegende onderstaande subsidievoorwaarden:

Overwegende dat de vereniging een jaarrapport indiende, dat op 6 januari 2025 volledig verklaard werd; dat het jaarrapport een jaarverslag die de werking toelicht en de nodige stavingsstukken bevatte, zoals vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst; dat de samenwerking met de vzw Vrienden van het Drongengoed voor het werkingsjaar tijdens een evaluatievergadering op 4 november 2024 positief werd geëvalueerd;

Overwegende dat voor 2024 de vzw Vrienden van het Drongengoed volgende gemaakte kosten en prestaties rapporteerde: 

• Publieksactiviteiten: 2 publiekswandelingen met een duurtijd van een halve dag (gratis zoals in de samenwerkingsovereenkomst afgesproken), één activiteit met een duurtijd van een halve dag, vijf activiteiten die over meerdere dagen gespreid waren, 2 workshops die één of meerdere dagen duurden voor een totaal bedrag van 6.900 euro;
• Onderhoud kruidentuin (hagen, paden en perken): 3.383,35 euro (= het maximaal voorzien subsidiebedrag);
• Toeristisch onthaal: 104 geopende dagen x 40,67 euro/dag: 4.230 euro (= het maximaal voorzien subsidiebedrag, rekening houdende met 104 weekenddagen). 
• Overheadkosten kruidentuin: facturen en betaalbewijzen voor een totaal bedrag van 2.493,58 euro (maximaal voorzien subsidiebedrag: 1.200 euro);
• Overheadkosten infokantoor: facturen en betaalbewijzen voor een totaal bedrag van 2.512,75 euro (maximaal voorzien subsidiebedrag: 5.000 euro);

Overwegende dat na controle en berekening van het jaarrapport de subsidie voor de vzw Vrienden van het Drongengoed 18.226,10 euro bedraagt;

Overwegende dat reeds twee voorschotten werden uitbetaald, in totaal 10.875,56 euro; dat na verrekening van de uitbetaalde voorschotten een totaal resterend saldo van 7.350,54 euro uitbetaald kan worden;

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed de betaling als volgt kan aanvragen: een eerste voorschot in januari-april 2025, een tweede voorschot in april-augustus 2025; het saldo van de subsidie wordt in januari 2026 uitbetaald aan de hand van de bewijsstukken (jaarrapport 2025); 

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed, op basis van de bepalingen opgenomen in artikel 6 van de samenwerkingsovereenkomst, maximaal twee voorschotten kan aanvragen; dat deze aanvraag telkens aan de hand van een ingevuld formulier 'DS903 Nominatieve toelage' dient te gebeuren; dat het voorschot maximaal 1/3 van de totaal voorziene jaarlijkse subsidie kan bedragen;

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed een positieve evaluatie van de samenwerking in 2024 krijgt en voor 2025 het eerste voorschot van 5.437,78 euro aanvraagt;

Overwegende dat de samenwerkingsovereenkomst met vzw Vrienden van het Drongengoed afloopt 31 december 2025; 

Overwegende dat in de cellulaire benadering de vraag naar een nieuwe samenwerkingsovereenkomst met vzw Vrienden van het Drongengoed voorgesteld zal worden met voorstel onderzoek naar administratieve vereenvoudiging;