2025_CBS_01212 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring voor het verplaatsen en aanpassen van Proximus Explore diensten in het contactpunt, Karmin'A en Villa Nella

Gelet op artikel 266 1° van het decreet lokaal bestuur, dat stelt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan; op artikel 266 3°, dat stelt dat de gemeenteraad bepaalde categorieën van verrichtingen kan uitsluiten van visumverplichting; dat de gemeenteraad besliste op 14 september 2020 dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom tot een bedrag van 30.000,00 euro excl. btw (opdrachten van beperkte waarde) zijn uitgesloten van de visumverplichting;

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 2 6° aankoopcentrale, artikel 2 7° gecentraliseerde aankoopactiviteiten, artikel 43 §1 Een aanbestedende overheid kan raamovereenkomsten sluiten, voor zover zij de hiertoe door deze wet voorziene procedures toepast, artikel 47 §1 Een aanbestedende overheid kan leveringen en/of diensten verwerven van een aankoopcentrale die gecentraliseerde aankoopactiviteiten aanbiedt als bedoeld in artikel 2 7° a) Zij kan ook gebruik maken, wat de werken, leveringen en/of diensten betreft, van de in artikel 2 7° b) bedoelde gecentraliseerde aankoopactiviteiten van een aankoopcentrale: 1° door gebruik te maken van een door deze aankoopcentrale gesloten opdracht; of 3° in de mate als aangegeven in artikel 43 §1 tweede lid, door gebruik te maken van een raamovereenkomst die gesloten is door deze aankoopcentrale §2 Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren;

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten;

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;

Gelet op artikel 266 1° van het decreet lokaal bestuur, dat stelt dat de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan; op artikel 266 3°, 2/3  dat stelt dat de gemeenteraad bepaalde categorieën van  verrichtingen kan uitsluiten van visumverplichting; dat de gemeenteraad besliste op 14 september 2020 dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande netto kasstroom tot een bedrag van 30.000,00 euro excl. btw (aanvaarde factuur) zijn uitgesloten van de visumverplichting;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren (143.000,00 euro excl. btw);

Gelet op het  gemeenteraadsbesluit van 11 oktober 2021 betreffende glasvezel Klooster inclusief koppeling gemeentelijk magazijn. Gunning. Collegebeslissing. Bekrachtiging;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 november 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2025/1 2020 – 2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 12 november 2018 om beroep te doen op de Vlaamse Gemeenschap als opdrachtencentrale voor afname van de raamovereenkomst(en) voor Telecommunicatiediensten t.b.v. de Vlaamse overheid, lokale en provinciale besturen (bestek 2017/HFB/OPMB/33326);

Gelet op de collegebeslissing van 9 februari 2021 betreffende het omschakelen van de telefoonlijnen van het vaccinatiecentrum naar Proximus;

Gelet op de collegebeslissing van 19 april 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Vernieuwing serverinfrastructuur Aalter';

Gelet op de collegebeslissing van 14 juni 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Vervangen en aanpassen netwerkapparatuur van remote locaties'

Gelet op de collegebeslissing van 6 september  2021 betreffende het aanpassen van de Proximus telefoonlijnen;

Gelet op de collegebeslissing van 12 februari 2022 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Sloop huidig gebouw, ontwerp en bouw van multifunctioneel centrum op het voormalige kloosterdomein Knesselare'

Gelet op de collegebeslissing van 17 juli 2022 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Sloop huidig gebouw, ontwerp en bouw van multifunctioneel centrum op het voormalige kloosterdomein Knesselare'

Gelet op de collegebeslissing van 18 december 2023  betreffende de goedkeuring om gebruik te maken van de divisie 'Aanvullende diensten' van Farys - CREAT (recht als A-vennoot) voor de opdrachten 'Telecom - mobiele telefonie en data - maart 2021' en 'Telecom - vaste telefonie en data - maart 2021'  

Overwegende dat naast het gemeentebestuur Aalter (0697.608.063), ook het OCMW Aalter (0697.663.491) en het Autonoom Gemeentebedrijf (AGB) Aalter (0891.176.315) gebruik kunnen maken van dit raamcontract; dat het gemeenbestuur Aalter als aankoopcentrale (een aanbestedende overheid die gecentraliseerde aankoopactiviteiten en eventueel aanvullende aankoopactiviteiten verricht) zal fungeren betreffende gecentraliseerde aankoopactiviteiten: activiteiten die permanent plaatsvinden, de plaatsing van overheidsopdrachten of raamovereenkomsten voor werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbesteders;

Overwegende dat de cel CCIT een alternatieve VPN-oplossing getest heeft in Villa Nella doormiddel van de Explore dienst 'managed internet', dit in vergelijking met de Sophos oplossing via het RED-protocol; dat het beheersen van de oplossing vlotter en flexibeler verloopt met de Sophos oplossing dankzij de nodige aanwezig kennis in de cel CCIT; dat de Sophos oplossing een budgettair vriendelijker oplossing is; dat de Sophos oplossing op 25 buitendiensten in gebruik is; 

Overwegende dat de alternatieve VPN-oplossing verbindingstesten reeds gestopt zijn; dat Villa Nella volledig operationeel is via de Sophos oplossing; dat de Explore diensten in Villa Nella niet langer nodig zijn; dat de cel CCIT voorstelt om de Explore diensten 'remote site' en 'secured hosted internet' stop te zetten;

Overwegende dat de Explore diensten Internet en SIP Business Trunk vandaag in het contactpunt Knesselare aanwezig zijn; dat deze diensten dienen als backup van de Explore diensten in het gemeentehuis;

Overwegende de beslissing om Karmin'A te voorzien van een professioneel ingericht serverlokaal met de nodige veiligheidsvoorzieningen zoals onder andere: koeling en klimatisatie, branddetectie en argonblussing, afzonderlijke elektriciteitskringen, toegangscontrole, temperatuurdetectie;  

Overwegende dat de aanleg van de glasvezel tussen het gemeentehuis Aalter en de sites in Knesselare voor de zomer volledig operationeel zal zijn; dat ondertussen al verschillende delen van het glasvezel traject in gebruik zijn; dat deze glasvezelverbinding de nodige capaciteit heeft en een technische noodzaak is om de redundante serveromgeving en telefonieoplossing in werking te stellen op deze locatie;

Overwegende dat Proximus de nodige Explore diensten kan aanbieden via hun eigen Explore glasvezelnetwerk; dat een aansluiting van de Karmin'A site op dit Explore netwerk dient gerealiseerd te worden; dat op de hoek van de Kloosterstraat met de Bethunestraat een verbindingsmogelijkheid aanwezig is op dit Explore netwerk; dat de plaatsing van binnen- en buiten bekabeling nodig is om deze verbinding mogelijk te maken; 

Overwegende dat de cel CCIT voorstelt om deze Explore diensten te verhuizen van het contactpunt naar de Karmin'A site; dat er hierdoor een korter traject is tussen de serveromgeving, de telefonie-oplossing en de gemeentelijke glasvezel verbinding naar het gemeentehuis Aalter; dat hierdoor de betrouwbaarheid van de werking van deze verbinding aanzienlijk hoger ligt zonder overbodige doorverbindingen en de werking van de elektriciteit in het contactpunt geen invloed heeft op het operationeel zijn van deze diensten;  

Overwegende dat deze verhuis van de Explore diensten aanwezig in het contactpunt Knesselare geen enkele invloed heeft op de werking van het contactpunt; dat het contactpunt nog steeds connectiviteit heeft via de gemeentelijke glasvezel; dat deze site een actieve Telenetlijn heeft die momenteel het internet voorziet voor de SSID 'Aalter WiFi' op de gemeentelijke WiFi-diensten; dat deze site een actieve Proximus DSL verbinding in gebruik heeft; 

Overwegende dat de cel CCIT voorstelt om akkoord te gaan met het forfaitair voorstel dat ontvangen is door Proximus om de buiten- en binnenbekabeling te realiseren, mits het betalen van een éénmalige kost van 1.973,29 euro incl. 21% btw;

Overwegende dat het lokaal bestuur gebruikt maakt van Explore diensten 'SIP Business Trunk' voor de telefonielijnen; dat er reeds succesvolle testen zijn uitgevoerd met het automatisch omschakelen van de telefoonlijnen en bijhorende telefoonnummers tussen het gemeentehuis en de Explore diensten in het contactpunt Knesselare; dat bij uitval van de Explore diensten in het gemeentehuis de telefonie onmiddellijk terug opstart via de lijnen op deze redundant locatie;

Overwegende dat na overleg tussen de cel CCIT en Proximus het voorstel is  om deze omschakeling ook te realiseren voor de internetverbinding en de bijhorende IP-adressen; dat hierdoor de verbindingen met de buitendiensten die verbonden zijn via de Sophos-oplossingen, de thuiswerkers, de verbindingen met leveranciers, de verbinding met externe en interne cloudoplossingen en de verbinding met Publilink automatisch terug opstarten; dat hiervoor de optie GOLD Multisite actief/actief dient geactiveerd te worden;

Overwegende dat na overleg tussen de cel CCIT en Proximus het voorstel is om de Explore verbinding in het gemeentehuis een upgrade te geven naar 300Megabit per seconde en de internetverbinding een upgrade te geven naar 250Mbit/s; 50Mbit/s blijft beschikbaar voor SIP en Publilink;

Overwegende dat na overleg tussen de cel CCIT en Proximus het voorstel is om de Explore verbinding voorzien voor Karmin'A  een upgrade te geven naar 200Mbit/s en de internetverbinding een upgrade te geven naar 150Mbit/s; 50Mbit/s blijft beschikbaar voor SIP en Publilink dit ten opzichte van de huidige bandbreedte in het contactpunt; 

Overwegende dat het huidige contract van de Proximus Explore diensten dankzij deze aanpassingen zal herzien worden volgens de bepalingen van het raamcontract Creat; dat een éénmalige activatie kost voorzien is van 2.684,99 euro incl. 21% btw; dat de maandelijkse kost daalt van 2.634.17 euro incl. btw naar 2.189,43 euro incl. 21% btw;

Overwegende dat de cel CCIT voorstelt om de Explore Appendix ontvangen door Proximus te aanvaarden en te ondertekenen om hiermee de voorgestelde wijzigingen door te voeren en besparingen  te realiseren;  

Overwegende dat deze aanpassing een volgende stap is in het maken van een redundante oplossing van de IT-diensten voor het lokaal bestuur; dat na voltooiing de serveromgeving, de telefonie-oplossing en de nodige verbinding met verschillende internetdiensten volledig redundant zal zijn; 

Overwegende dat na afwerking van de gemeentelijke glasvezel de connectiviteit met de verschillende gebouwen zeer performant zal zijn en de synchronisatie tussen de 2 serveromgevingen, op 2 veilige locaties, technisch mogelijk is en operationeel zal zijn; dat deze glasvezelverbinding een enkele verbinding is en de ervaring leert dat deze toch vatbaar blijft voor uitval door beschadiging; dat de impact op bepaalde of alle functionaliteiten afhankelijk is van de exacte locatie van de beschadiging; dat bij volledige uitval van deze verbindingslijn, 1 serveromgeving stopt met opereren; 

Overwegende dat de Explore dienst BLES in geval van uitval van de gemeentelijke glasvezel verbinding de werking van de meeste andere diensten IT-matig operationeel kan houden, weliswaar beperkt afhankelijk van de capaciteit van de verbinding;  

Overwegende dat wordt voorgesteld om, rekening houdende met het voorgaande, deze opdrachten te gunnen aan de door Farys (via CREAT) aangeduide dienstverlener, zijnde Proximus NV, tegen de door hen voorgestelde Explore Appendix en offerte voor de bekabelingswerken;