2025_CBS_01072 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van het programma en afsprakennota’s voor de organisatie van Roefeldag op 9 april 2025

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 21 november 2022 houdende de goedkeuring van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen, meer bepaald hoofdstuk 4 artikel 114 waarin de bepalingen opgenomen staan voor activiteiten 'in samenwerking met het lokaal bestuur”; dat activiteiten in samenwerking met het lokaal bestuur te beschouwen zijn als activiteiten waarbij:

1. het lokaal bestuur het initiatief neemt en bijgevolg optreedt als organisator/communicator van de activiteit;
2. het lokaal bestuur verantwoordelijk is voor de inhoud en het verdere verloop van de activiteit(en);
3. het lokaal bestuur beroep kan doen op een klantencategorie, zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, om een inhoudelijke meerwaarde te creëren. Met deze klantencategorie wordt altijd een afsprakennota vastgelegd;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 november 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2025/1 2020-2025, meer bepaald:

• actie 1073: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur: workshop, optredens, theater,…;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 12 augustus 2024 betreffende de goedkeuring van de organisatie van Roefeldag 2025;

Overwegende dat wordt voorgesteld om volgend programma voor Roefeldag 2025 aan te bieden:

Overwegende dat de Roefeldag als volgt georganiseerd wordt:

• De deelnemende organisatie staat in voor een interactieve invulling van 10.00 u tot 12.00 u en/of 14.00 u tot 16.00 u;
• De deelnemende organisaties staan in voor het ontvangen en begeleiden van de kinderen;

• De kinderen van 7 tot en met 12 jaar kunnen zich op voorhand inschrijven voor de activiteiten van Roefeldag 2025 via de gemeentelijke webshop Recreatex; dat deze activiteit gratis is voor de deelnemers;
• Ouders dienen de kinderen zelf op het correcte tijdstip te brengen en op te halen bij de deelnemende organisaties;

• Er wordt geen extra begeleiding, voor- en naopvang voorzien;
• Er wordt een afsprakennota opgesteld per deelnemende organisatie zoals opgenomen in de Codex hoofdstuk 4 artikel 114;
• De deelnemers zijn verzekerd via de hiervoor gebruikelijke gemeentelijke polis burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen;
• Het gemeentebestuur voorziet een bedanking voor de organisaties en lokale handelaars die meewerken aan de Roefeldag; 

Overwegende dat voor deze activiteit ondersteuning wordt gevraagd aan:

• cel Communicatie, coördinatie en IT voor de bekendmaking van de organisaties en lokale handelaars voor deze activiteit in een artikel in de TotAalter, de gemeentelijke website en verschillende sociale media;
• cel Communicatie, coördinatie en IT voor de reservatie van een dienstvoertuig; dat iemand van de cel Jeugdwerk en welzijn kan rondrijden naar de verschillende locaties om de activiteiten te bekijken, foto's te maken en een evaluatie af te nemen bij de deelnemende handelaars/kinderen; dat bij de inschrijving gevraagd wordt of de kinderen op de foto mogen;

Overwegende dat het gemeentebestuur een raamcontract heeft bij Unic Aalter, Gentsestraat 61, Izegem;

Overwegende dat het gemeentebestuur Aalter volgende inbrengt:

• bedanking voorzien voor de handelaars wegens deelname aan Roefeldag;
• inschrijvingen verlopen en worden opgevolgd via de gemeentelijke webshop Recreatex,
• publiciteit voor Roefeldag,
• de deelnemende kinderen zijn verzekerd voor Burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen;

Overwegende dat de handelaars het volgende inbrengen:

• de handelaars staan in voor een educatieve maar speelse invulling en de eventuele gemaakte kosten hiervan;
• het ontvangen van de kinderen om 10.00 u en/of 14.00 u;