Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 6 januari 2025 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in het eerste deel van 2025;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 6 januari 2025 - vast bureau

Maandag 13 januari 2025 - vast bureau

Maandag 20 januari 2025 - vast bureau

Maandag 27 januari 2025 - vast bureau;

Gelet op artikel 3 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 januari 2019 dat bepaalt dat de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bij voorkeur de tweede maandag van de maand plaatsvinden;

Gelet op de uitgebreide planning van de zittingen van de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau;

Overwegende dat bij het inplannen van de zittingen van het vast bureau, rekening werd gehouden met de voorbereidingstermijnen, wettelijke feestdagen en vakantieperiodes; dat wordt voorgesteld om op volgende data geen zitting te houden:

• Maandag 21 april 2025 (Paasmaandag)
• Maandag 9 juni 2025 (Pinkstermaandag);

Overwegende dat de voorgestelde data steeds slechts een principiële afspraak inhouden; dat de genoemde organen steeds meester blijven van hun agenda en vergaderdata;

Overwegende dat de voorgestelde data momenteel al zijn ingepland tot het einde van juni;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 12 september 2022 van de gemeente Aalter betreffende de goedkeuring van de vrijwillige samensmelting van de politiezones Aalter en Maldegem;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 22 september 2022 van de gemeente Maldegem betreffende de vrijwillige samensmelting tussen de politiezone Maldegem (5424) en de politiezone Aalter (5423);

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 4 februari 2019 betreffende het huishoudelijk reglement van het vast bureau;

Overwegende dat het vast bureau in het huishoudelijk reglement aanvullende bepalingen kan opnemen met betrekking tot de bijeenroeping en de agenda, het voorzitterschap, de aanwezigheid en het quorum, de aard van de vergaderingen, de stemming, de notulen, de taakverdeling onder de leden van het vast bureau;

Overwegende dat een aangepast ontwerp van huishoudelijk reglement is opgemaakt;

Overwegende dat voorgesteld wordt artikel 1 §1. Het college van burgemeester en schepenen vergadert, behoudens andersluidende afspraken, elke maandagnamiddag vanaf 16.00 uur in de collegezaal in het gemeentehuis. Daarnaast vergadert het college van burgemeester en schepenen telkens de zaken die tot haar bevoegdheid behoren het vereisen. Het college vergadert tegelijkertijd als politiecollege, als volgt aan te passen: artikel 1 §1.Het college van burgemeester en schepenen vergadert, behoudens andersluidende afspraken, elke maandagnamiddag in de collegezaal in het gemeentehuis. Daarnaast vergadert het college van burgemeester en schepenen telkens de zaken die tot haar bevoegdheid behoren het vereisen;

Overwegende dat voorgesteld wordt artikel 5 §3. De korpschef van de lokale politie of zijn vervanger woont de vergadering bij voor de punten die betrekking hebben op het politiecollege, te schrappen aangezien sinds de oprichting van de meergemeentepolitiezone Aalter-Maldegem een apart politiecollege gevormd is dat niet meer samenvalt met het college van burgemeester en schepenen; 

Overwegende dat voorgesteld wordt om aan artikel 8 een §5 toe te voegen met een verduidelijking over de bekendmakingsverplichting van de besluitenlijst: De lijst met besluiten van het college van burgemeester en schepenen wordt door de burgemeester bekendgemaakt op de gemeentelijke website zoals bepaald in de artikelen 285 tot en met 287 van het decreet over het lokaal bestuur. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op het vast bureau waarbij ‘college van burgemeester en schepen’ wordt gelezen als ‘vast bureau’ en ‘burgemeester’ als ‘voorzitter van het vast bureau’.;

Overwegende dat voorgesteld om een artikel toe te voegen waarin de faciliteiten die aan de leden van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau worden ter beschikking gesteld, worden opgenomen:

Artikel 13 – Faciliteiten 

§1. De leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen beschikken over een smartphone, mobiel abonnement en laptop ten laste van het lokaal bestuur. 

§2. De leden van het college van burgemeester en schepen kunnen gebruik maken van de vergaderaccommodatie in de gemeentelijke gebouwen die niet onder de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik vallen. Zij maken hiervoor gebruik van het digitale reservatiesysteem.;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 meer bepaald artikel 83 dat stelt dat het vast bureau bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement aanneemt waarin het nadere regels vaststelt over zijn werking;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 november 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2025/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen:

- BB/O/2024/230 tot en met BB/O/2024/234;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 7 dat bepaalt dat een Huis van het Kind een lokaal samenwerkingsverband is tussen actoren op vlak van preventieve gezinsondersteuning;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 8 dat stelt dat een Huis van het Kind minimaal inzet op preventieve gezondheidszorg, opvoedingsondersteuning en activiteiten met als doel om ontmoeting en sociale cohesie te bevorderen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 18 november 2024 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2025/1 2020-2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 28 mei 2019 betreffende de oprichting van Huis van het Kind Aalter;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 8 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 23 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 juni 2019 betreffende het plan van aanpak voor het project 'elk kind telt: investeren in de toekomst';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 4 april 2022 betreffende het indienen van een project Miriam bij de programmatorische overheidsdienst maatschappelijke integratie;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 12 juni 2023 betreffende de principiële goedkeuring voor de verlenging van project Miriam;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 13 mei 2024 betreffende de principiële goedkeuring voor de verlenging van project Miriam;

Overwegende dat het bestuur aan de externe subsidieverlener correct wil rapporteren en verantwoorden, conform de gestelde criteria zoals opgenomen in DS377;

Overwegende dat het bestuur op die manier invulling geeft aan artikel 217 van het decreet lokaal bestuur; om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;

Overwegende dat ACT-2075 "Deelname aan het project MIRIAM bij de POD MI." opgenomen is in het laatst goedgekeurd meerjarenplan 2025/1 onder "AP0503_006": Aalter ondersteunt preventieve acties rond gezondheidspromotie, dat de actie ook invulling geeft aan "AP0501_010": Aalter zet in op de uitbouw van een netwerk Huis van het Kind";

Overwegende dat het project Miriam een project is dat zich richt op alleenstaande moeders in armoede; dat de alleenstaande moeders intensief en individueel worden opgevolgd; dat er ook een collectief groepsaanbod wordt georganiseerd; dat hiervoor een casemanager, meer bepaald een maatschappelijk werker werd aangesteld die zich toespitst op de begeleiding van deze groep moeders;

Overwegende dat de verlenging van het Miriam project werd goedgekeurd op 13 mei 2024 door het vast bureau;

Overwegende dat de verlenging voor projectjaar drie werd goedgekeurd door de programmatorische overheidsdienst maatschappelijk integratie; dat het ministerieel besluit werd ondertekend op 19 juli 2024;  

Overwegende dat tijdens het 2de en 3de projectjaar een cofinanciering van 25 procent wordt gevraagd;

Overwegende dat er in Aalter één moedergroep is opgestart; dat deze groep 12 moeders telt; dat deze werking kan worden ingebed binnen het OCMW, waarbij een sterke samenwerking is met Huis van het Kind Aalter en het project 'Elk kind telt';

Overwegende dat met de verkregen projectmiddelen een voltijds casemanager werd aangeworven; dat de casemanager haar tewerkstelling stopzet; dat de laatste werkdag vrijdag 20 december 2024 is; dat er een vacature voor onbepaalde duur openstaat voor een maatschappelijk werker;

Overwegende dat tijdens de aanwervingsprocedure de individuele begeleiding zal verdergezet worden; dat de deelnemende mama's de intensieve individuele begeleiding als positief ervaarden; dat deze mama's zelfstandiger zijn geworden; dat deze mama's meer zelfvertrouwen hebben; dat de mama's extra kennis hebben opgedaan; dat zij hierdoor beter weten waar zij terecht kunnen; dat zij in contact kwamen met andere organisaties die hen kunnen ondersteunen; dat de individuele begeleiding positieve resultaten oplevert;

Overwegende dat de mama's een halve dag per week proactief zullen gecontacteerd worden; dat het loon van het personeelslid, van de halve dag waar gewerkt wordt voor het project Miriam, via de subsidies zal betaald worden; dat het personeelslid die de individuele begeleiding op zich zal nemen 4/5 werkt; dat 1/8 van haar loon via subsidies betaald wordt; 

Overwegende dat tijdens de aanwervingsprocedure geen ruimte is om activiteiten te organiseren; 

Overwegende dat tegen uiterlijk eind maart 2025 een nieuwe casemanager moet aangesteld zijn om het project Miriam verder op te volgen;

Overwegende dat de kans ook bestaat dat er geen opvolging wordt gevonden; dat in dat geval het project vroegtijdig zal stopgezet moeten worden;

Overwegende dat ook in het geval van stopzetting de gemaakte kosten moeten gelegitimeerd worden; dat deze veel lager zullen liggen dan normaal; dat er in de praktijk een terugbetaling zal gevraagd worden afhankelijk van het gelegitimeerde bedrag;