2024_CBS_04673 - Collegebeslissing betreffende het ter beschikking stellen van tablets, laptops, GSM's en toebehoren in het kader van de opstart nieuwe legislatuur

Gelet op artikel 56 §2 van het decreet lokaal bestuur: het college oefent de bevoegdheden uit die eraan zijn toevertrouwd overeenkomstig artikel 41, eerste lid, van dit decreet, of overeenkomstig andere wettelijke en decretale bepalingen;

Gelet op het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, goedgekeurd op 25 januari 2019, meer bepaald artikel 10 waarin de bepalingen over het ter beschikking stellen van de notulen, dossiers, stukken en akten aan de raadsleden zijn opgenomen; dat daartoe een leestoestel, met name een tablet-computer, in bruikleen wordt gegeven voor de duur van hun mandaat; 

Gelet op het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn, goedgekeurd op 25 januari 2019, meer bepaald artikel 24 §3 waarin de bepalingen over de wijze van stemmen zijn opgenomen; dat in eerste instantie gebruik wordt gemaakt van de elektronische naamstemming;

Gelet op het gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020 – 2025 van het lokaal bestuur;

Gelet de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 11 december 2017 betreffende het vervangen van iPads voor college, gemeenteraad en OCMW-raad;

Gelet op de collegebeslissing van prefusiebestuur Aalter van 19 november 2018 betreffende Informatica - gunning perceel 1 (hardware) nieuw raamcontract ICT van Stad Brugge;

Gelet op de collegebeslissing van 22 oktober 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Aankoop van een conferentie- en stemsysteem, geïntegreerd met streaming functionaliteiten';

Gelet op de collegebeslissing van 19 november 2018 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van wijziging (verrekening 1) van de opdracht 'Aankoop van een conferentie- en stemsysteem, geïntegreerd met streaming functionaliteiten';

Gelet op de collegebeslissing van 21 januari 2019 betreffende de goedkeuring om gebruik te maken van het raamcontract 'Informatica' Stad Brugge;

Gelet op de collegebeslissing en de beslissing het vast bureau van 4 februari 2019 betreffende het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen en van het vast bureau, meer bepaald artikel 2 dat de voorbereiding en de ontwerpbesluiten met inbegrip van alle adviezen en bijlagen digitaal ter beschikking worden gesteld van de leden; 

Gelet op de collegebeslissing van 20 april 2020 van prefusiebestuur Aalter betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht ‘Adaptatie Audiosysteem Raadszaal ihkv coronamaatregelen’;

Gelet de collegebeslissing van 12 april 2021 betreffende de overname en restwaarde van de iPad van een gemeenteraadslid;

Gelet op de collegebeslissing van 30 september 2024 betreffende de aankoop tablets, GSM's en toebehoren in het kader van de opstart nieuwe legislatuur; 

Gelet op de beslissing van het bijzonder comité voor de sociale dienst van 10 augustus 2022 betreffende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement; meer bepaald artikel 8 dat principieel het verslag van de vorige zitting van het BCSD, alle sociale verslagen, stukken en akten ter voorbereiding van de zittingen van het BCSD, beveiligd en digitaal aan de leden van het BCSD ter beschikking worden gesteld; dat daartoe aan de leden van het BCSD een leestoestel, met name een tablet-computer, in bruikleen wordt gegeven voor de duur van hun mandaat; 

Overwegende dat de iPads gebruikt worden voor de voorbereiding van de vergaderingen van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn en om te stemmen tijdens de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn; dat deze voorbereidingen ook kunnen uitgevoerd worden met een laptop;

Overwegende dat er af en toe door leden van het college/vast bureau afdrukken dienen gemaakt te worden van documenten in het kader van de uitoefening van hun functie; dat de mogelijkheid om af te drukken vanop de iPad technisch niet eenvoudig op te lossen valt;

Overwegende dat leden van het college/vast bureau tijdens workshops of onlinevergaderingen via MS Teams en andere online tools niet van alle beschikbare functies kunnen gebruik maken op een iPad; dat bijvoorbeeld de chatfunctie of jamboard notities niet evident zijn te gebruiken tijdens een MS Teams vergadering;

Overwegende dat het gebruik van een headset niet even volledig functioneel is op een iPad als op een laptop; dat op een iPad veel omgevingsgeluid mee opgenomen wordt waardoor vergaderingen minder professioneel overkomen;

Overwegende dat via de cel CCIT een laptop en headset kan ter beschikking gesteld worden van een lid van het college/vast bureau, waarmee alle bovenstaande problemen opgelost zijn;

Overwegende dat de accounts van leden van het college/vast bureau dermate zijn ingericht dat er gebruik kan gemaakt worden van MS Office en printen, maar dat er geen toegang wordt gegeven op het gemeentelijk netwerk voor dataopslag noch toegang op de gemeentelijke software; dat de leden van het college/vast bureau beschikken over een badge waarmee ze hun afdrukken van de printers kunnen afhalen op een beveiligde manier;

Overwegende dat volgende werkmiddelen ter beschikking zouden gesteld worden aan de mandatarissen legislatuur 2025-2031:

Overwegende dat de uittredende mandatarissen kunnen kiezen om hun laptop / iPad / smartphone ofwel terug te geven aan het lokaal bestuur ofwel te houden, mits het resetten van het toestel; dat voor het resetten deze toestellen moeten afgeleverd worden bij de cel CCIT, die deze toestellen zal nakijken en klaarzetten voor nieuw persoonlijk gebruik;