Gelet op de collegebeslissing van 23 oktober 2023 betreffende de principiële goedkeuring van de oprichting van de richting jazz-pop-rock en de organisatie van activiteiten in het kader van het feestjaar rond '50 jaar Academie': Artikel 3: Principieel akkoord te gaan met de organisatie van een academische zitting om het vijftigste jubileumjaar van de Academie officieel te openen;
Gelet op de collegebeslissing van 18 december 2023 betreffende de prioriteiten en invulling van de acties uit te voeren door de cel COBA in 2024; Artikel 1: Principieel akkoord te gaan met de voorgestelde planning van de cel COBA voor de concrete invulling van acties uit de meerjarenplanning met publieksactiviteiten of administratieve taken;
Gelet op de collegebeslissing van 11 maart 2024 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Promofilmpje van de Academie voor muziek, woord en dans in het kader van '50 jaar Academie';
- Artikel 2: Akkoord te gaan met het logo voor alle communicatie rond '50 jaar Academie', ontworpen door cel Communicatie;
- Artikel 4: Akkoord te gaan met de verspreiding van het promofilmpje via de gemeentelijke communicatiekanalen, zijnde onder andere de Aalter-website, de Facebookpagina's, het YouTube-kanaal en een QR-code in TotAalter;
Gelet op de collegebeslissing van 6 mei 2024 betreffende de goedkeuring van het promofilmpje van de Academie voor muziek, woord en dans in het kader van '50 jaar Academie'; Artikel 1: Akkoord te gaan met het promofilmpje van de Academie voor muziek, woord en dans in het kader van '50 jaar Academie';
Gelet op de collegebeslissing van 24 juni 2024 betreffende de principiële goedkeuring van de invulling van de acties uit te voeren door de cel COBA voor de Academie voor muziek, woord en dans in schooljaar 2024-2025;
- Artikel 1: Principieel akkoord te gaan met de invulling van de acties uit te voeren door de cel COBA voor de Academie voor muziek, woord en dans in schooljaar 2024-2025, waarvan een 30-tal publieksactiviteiten in ArtA'A zullen doorgaan, een 15-tal activiteiten in Karmin'A en 1 activiteit in het gemeentehuis;
- Artikel 8: Principieel akkoord te gaan met de prestaties van de cel CCIT in de jaarplanning 2024-2025 voor: instrumentenvoorstelling, Academische zitting rond 50 jaar Academie, opstart van het feestjaar rond 50 jaar Academie, proeflessen, toonweek, Academie op scène, speelgoedsymfonie, Leeractiviteit op maat, nieuwjaarsconcert, Dag van de Academie, dansvoorstelling, Dag van de dans, opendeurdag, promoshows, proclamatie en dansstage;
- Artikel 9: Principieel akkoord te gaan met de prestaties van de cel Gebruiksbeheer en evenementen in de jaarplanning 2024-2025 voor: personeelsvergadering bij de start van het schooljaar, Academische zitting rond 50 jaar Academie, pedagogische studiedagen, Academie op scène, dansvoorstelling, proclamatie, Verdi-overleg en beoordeling van gewenste zaalreservaties in Karmin'A;
Gelet op ACT-2174 Organiseren festiviteiten 50 jaar Academie voor muziek, woord en dans zoals opgenomen in de meerjarenplanning 2024/1 2020-2025 van het lokaal bestuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2023;
Overwegende dat schooljaar 2024-2025 in het teken van de vijftigste verjaardag van de Academie voor muziek, woord en dans staat; dat dit schooljaar een feestjaar in het kader van '50 jaar Academie' wordt;
Overwegende dat dit feestjaar officieel op gang getrapt wordt met een academische zitting; dat deze academische zitting gepland staat op vrijdag 27 september 2024 omstreeks 19.00 u in het Theater in ArtA'A, met achtereenvolgens een receptie met een verfrissing en een versnapering in het Trefpunt voor alle genodigden;
Overwegende dat de invulling van de academische zitting volledig door het team van de Academie voor muziek, woord en dans opgenomen wordt; dat zij eveneens instaan voor de technische ondersteuning en de organisatie backstage van dit evenement; dat cel COBA de administratieve en praktische voorbereiding voor haar rekening neemt op basis van een draaiboek waarvan het voorlopige werkdocument terug te vinden is in de bijlage; dat cel COBA hierbij ook een beroep doet op de inbreng van:
Overwegende dat deze organisatie een aantal kosten met zich meebrengt:
- Communicatie '50 jaar Academie':
| Wat? | Gunningsprocedure/raamcontract? | Kostenraming? |
| Raamsticker met logo '50 jaar Academie' op de ramen van ArtA'A | via het geldende raamcontract | 1 raamsticker (1.500 mm x 1.500 mm; 1 kleur in CMYK + transparante achtergrond; te bevestigen gedurende 1 jaar aan de buitenzijde van het raam (kleurvast, weer- en windbestendig) >>> polymere folie, vorm uitgesneden + laminaat; te plakken op hoogte): 420,00 euro incl. btw of 600,00 euro incl. btw indien er een stelling gehuurd dient te worden |
| Affiche feestjaar '50 jaar Academie' | via het geldende raamcontract | 150 affiches (A3): 50,00 euro incl. btw |
| Programmatie feestjaar '50 jaar Academie' | via het geldende raamcontract | 1.500 programmaboekjes (A5-brochure; in hoge kwaliteit afgewerkt; 16 + 4 bladzijden): 550,00 euro incl. btw |
| Merchandise '50 jaar Academie' | via het geldende raamcontract | 1.500 stickers van het logo (contour; 70 mm x 50 mm; glans): 250,00 euro incl. btw 1.000 blocnotes met het logo (A5; verharde cover; 50 vellen): 686,07 euro incl. btw |
- Communicatie academische zitting:
| Wat? | Gunningsprocedure/raamcontract? | Kostenraming? |
| Uitnodigingen | via het geldende raamcontract | 150 uitnodigingen (210 mm x 99 mm; verhard en R/V): 50,00 euro incl. btw |
| Fotografie | via het geldende raamcontract | fotografie tijdens academische zitting en receptie: 223,85 euro incl. btw |
- Opluistering academische zitting en receptie:
| Wat? | Gunningsprocedure/raamcontract? | Kostenraming? |
| Presentatrice | via de meest gerede gunningsprocedure | Lies Steppe: 907,50 euro incl. btw (presentatie + voorbereiding) |
| Jazzband | via de meest gerede gunningsprocedure | The Almost Swinging Jazz Band: 820,00 euro incl. btw |
| Ballonnen | via de meest gerede gunningsprocedure | Ballonnenboog, ballonnenpilaren en grote gouden heliumballonnen '50' op voet: 450,00 euro incl. btw |
| Bloemen | via het geldende raamcontract | Bos bloemen voor presentatrice (doorsnee 30 cm) en snijbloemen voor op partytafels: 180,00 euro incl. btw |
| Bloemstuk (decoratie) | via het geldende raamcontract | Bloemstuk (decoratie) voor op het podium: 200,00 euro incl. btw |
- Catering academische zitting en receptie:
| Wat? | Gunningsprocedure/raamcontract? | Kostenraming? |
| Hapjes | via het geldende raamcontract | Hapjes en extra ondersteuning tijdens receptie voor klaarzetten, opdienen en afruimen (assortiment van 6 hapjes per persoon): 1.400,00 euro incl. btw |
| Versnaperingen en andere extra's | via het geldende raamcontract | Versnaperingen en andere extra's allerhande (chips en zoute koekjes voor tijdens de receptie; fruit voor de presentatrice en de jazzband, servetten, rietjes): 120,00 euro incl. btw |
Overwegende dat dit alles op een geraamde totaalkost van ongeveer 6.500,00 euro incl. btw komt; dat hiervoor voldoende budget voorzien is onder ACT-2174 Organiseren festiviteiten 50 jaar Academie voor muziek, woord en dans;
Overwegende het ontwerp voor de raamsticker met het logo '50 jaar Academie'; dat voorgesteld wordt om deze raamsticker boven de deur op de ramen van ArtA'A (zie plaatsing in de bijlage) te kleven en deze sticker gedurende een volledig schooljaar te laten hangen ter promotie van het feestjaar in het kader van '50 jaar Academie';
Overwegende het ontwerp voor de uitnodigingen voor de academische zitting met bijhorende receptie in de bijlage; dat voorgesteld wordt om volgende categorieën uit te nodigen via een formele uitnodiging die per post verstuurd wordt:
Overwegende dat aan de academische zitting een persmoment vooraf zal gaan op een datum die nog te bepalen is; dat er in TotAalter ook verschillende artikels naar aanleiding van '50 jaar Academie' gepubliceerd zullen worden, waarvan drie artikels reeds als volgt ingepland worden (met publicatiedatum onder voorbehoud):
Overwegende dat de webpagina www.aalter.be/50-jaar-academie op regelmatige tijdstippen geüpdatet zal worden met nieuws over '50 jaar Academie'; dat op deze webpagina het promofilmpje in het kader van '50 jaar Academie' alsook het feestlied gemaakt door het team van de Academie reeds te vinden zijn; dat ook de festiviteiten in het kader '50 jaar Academie' op deze webpagina te vinden zijn en te gepaste tijde voorzien zullen worden van extra uitleg;
Akkoord te gaan met de organisatie van de academische zitting (incl afsluitende receptie) ter ere van '50 jaar Academie' op vrijdag 27 september 2024 startend om 19.00 u in ArtA'A.
Akkoord te gaan met de taakverdeling verbonden aan de organisatie van de academische zitting en de bijhorende receptie onder de Academie voor muziek, woord en dans en cel COBA alsook de inbreng van de andere gemeentelijke cellen, zijnde team Communicatie, cel Gebruiksbeheer & Evenementen, cel Middelenbeheer, cel Infrabeheer en team Aalter Proper.
Akkoord te gaan met de geraamde kosten verbonden aan de organisatie van de academische zitting en de bijhorende receptie.
Akkoord te gaan met het ontwerp voor de raamsticker met het logo '50 jaar Academie' alsook het voorstel om deze raamsticker boven de mindervalidendeur op de ramen van ArtA'A te kleven en deze sticker gedurende een volledig schooljaar te laten hangen ter promotie van het feestjaar in het kader van '50 jaar Academie'.
Akkoord te gaan met het ontwerp voor de uitnodiging van de academische zitting met bijhorende receptie alsook het voorstel om de volgende categorieën uit te nodigen via een formele uitnodiging die per post verstuurd wordt:
Akkoord te gaan met een persmoment voorafgaand aan de academische zitting op een datum die nog te bepalen is.
Akkoord te gaan met de publicatie van verschillende artikels naar aanleiding van '50 jaar Academie' in TotAalter, waarvan drie artikels reeds als volgt ingepland worden (met publicatiedatum onder voorbehoud):