2024_CBS_02937 - Collegebeslissing betreffende het principieel akkoord tot het uitbreiden van de afname van dienst archiefbeheer via Welzijnsband Meetjesland

Gelet op het lidmaatschap van het lokaal bestuur Aalter bij de Welzijnsband Meetjesland;

Gelet op de collegebeslissing van 16 september 2019 betreffende de afname van de dienstverlening archief- en documentbeheer via de Welzijnsband voor het gemeentebestuur;

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief en de aanpak op korte termijn van de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare;

Gelet op de nota ‘Evaluatie en uitdagingen archief’ van 12 februari 2024;

Overwegende dat het decreet lokaal bestuur voorziet in de verplichting van archiefzorg en archiefbeheer; dat dit inhoudt dat men de verantwoordelijkheid heeft over het archief(beleid) en ervoor moet zorgen dat er aangepaste middelen worden gereserveerd om de archiefdienst te laten functioneren; dat dit infrastructuur, personeel en werkingsmiddelen omvat.

Overwegende dat een degelijk archiefbeheer niet enkel wettelijk verplicht is, maar ook een noodzaak is; dat een goed archiefbeheer de werking van het bestuur ondersteunt, het de doelmatigheid van het bestuur verhoogt, het zorgt voor een vermindering van het aantal dossiers per kantoor, het zorgt voor plaatswinst, het van belang is voor de cultureel-historische waarde dat Aalter in de kijker kan zetten en het bijdraagt tot het principe van een goed bestuur;

Overwegende dat de intergemeentelijke archiefdienst van Welzijnsband Meetjesland sinds 2007 samenwerkt met het lokaal bestuur Aalter om het archiefbeheer vorm te geven; dat aanvankelijk enkel het OCMW van prefusiebesturen Aalter en Knesselare dienstverlening afnamen; dat het college van burgemeester en schepenen op 16 september 2019 besliste om vanaf 2020 naast het beheer van het OCMW archief, ook voor het beheer van het gemeentearchief beroep te doen op de archiefdienst van de Welzijnsband Meetjesland; dat dit de totale afname van de archiefdienst voor het lokaal bestuur Aalter op 0,4 VTE (8 dagen per 4 weken) bracht;

Overwegende dat er ook interne ondersteuning is voor het archiefbeheer; dat deze ondersteuning ervoor zorgt dat de archiefdienst van de Welzijnsband ontlast wordt in een groot deel van het papieren archiefbeheer; dat het interne personeelslid vooral instaat voor archiefopzoekingen, het verwerken van papieren overdrachten en het opstellen van archieftoegangen; dat het interne personeelslid nauw samenwerkt met de archiefdienst van de Welzijnsband;

Overwegende dat de archiefdienst van de Welzijnsband een kwalitatief archiefbeheer hoog in het vaandel draagt; dat het ruime takenpakket waarvoor de archiefdienst instaat, de laatste jaren sterk is toegenomen; dat dit grotendeels te wijten is aan de stijgende noodzaak van digitaal archiveren; dat hierdoor sommige belangrijke taken blijven liggen; dat door de beperkte personeelstijd het steeds moeilijker wordt om dit te realiseren; dat deze uitdagingen meer in detail besproken worden in de nota ‘Evaluatie en uitdagingen archief’ van 12 februari 2024;

Overwegende dat de archiefdienst voorstelt om de afname van lokaal bestuur Aalter met 0,1 VTE te verhogen om tegemoet te komen aan deze uitdagingen; dat deze nieuwe tijd prioritair gebruikt zal worden voor de verdere voorbereiding voor duurzaam digitaal archiveren;

Overwegende dat er momenteel (nog) geen ruimte bij de archiefdienst van Welzijnsband Meetjesland is; dat indien er echter voldoende aangesloten lokale besturen een verhoging van de archiefdienst zouden aanvragen, de Welzijnsband Meetjesland een bijkomende archief- en documentbeheerder kan aanwerven om zo de uitbreidingen van de besturen op te vangen; dat de Welzijnsband Meetjesland hierover een principebeslissing vraagt zodat ze bij voldoende interesse vlot kan schakelen;

Overwegende dat de bijkomende kostprijs voor deze uitbreiding van de archiefdienst via Welzijnsband Meetjesland met 0,1 VTE ongeveer 10.000,00 euro per jaar bedraagt;