2024_CBS_02606 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van het jaarlijks Seniorenfeest op 20 november 2024

Overwegende dat voorgesteld wordt om het Seniorenfeest te organiseren op woensdag 20 november 2024; dat deze datum gelegen is in de Ouderenweek; 

Overwegende dat voorgesteld wordt het Seniorenfeest opnieuw te organiseren in het Sportpark; dat de vraag voor het gebruik van de sportaccommodatie voor het Seniorenfeest ter goedkeuring zal voorgelegd worden aan het directiecomité van het Autonoom Gemeentebedrijf;

Overwegende dat Aalterse zorgverstrekkers worden aangeschreven inzake het bemannen van een infostand tijdens het seniorenfeest; dat deze infostanden worden opgesteld in de foyer van het Sportpark; dat vanuit het lokaal bestuur frisdrank, koffie en gebak zal worden voorzien voor de standhouders;

Overwegende dat, in het kader van het doelgroepenbeleid, alle senioren vanaf 65 jaar uitgenodigd worden op het Seniorenfeest; dat de uitnodigingskaart wordt opgemaakt door de cel Communicatie, coördinatie en IT;

Overwegende dat voorgesteld wordt om een prijsvraag te lanceren bij een eventbureau voor onderstaande artiesten:

• Showreview met Showballet 
• Johan Veugelers
• Loïc Molla
• Garry Hagger;

Overwegende dat het eventbureau zelf dient in te staan voor techniek en podium; dat dit eveneens zal mee opgenomen worden in de prijsvraag;

Overwegende dat voor drukwerk en benodigdheden een bestelling zal geplaatst worden bij de aangestelde leveranciers van de desbetreffende raamcontracten;

Overwegende dat een uitnodiging tot offerte zal worden verstuurd voor het verzorgen van de koffie en bediening op 20 november 2024; 

Overwegende dat er jaarlijks per persoon 3 soorten gebak worden voorzien; dat er een uitnodiging tot offerte zal verstuurd worden naar alle bakkers op Aalters grondgebied;

Overwegende dat er een samenwerkingsovereenkomst wordt afgesloten met het Rode Kruis Vlaanderen voor de organisatie van een EHBO-post;

Overwegende dat de playlist van het Seniorenfeest moet worden doorgegeven aan Sabam cv;

Overwegende dat de kostprijs voor de organisatie van het feest de laatste jaren gestegen is; dat in 2023 het budget van 18.000 euro werd overschreden; dat de kostprijs voor het artiestenbureau geraamd wordt op 7.200 euro in plaats van 5.656 euro;

Overwegende dat er onvoldoende krediet beschikbaar is zoals voorzien in de goedkeuring van het meerjarenplan 2020 - 2025 van het lokaal bestuur; dat bijgevolg na overleg met de cel Boekhouding voorgesteld wordt een interne budgetverschuiving te doen van budgetsleutel 2024/GBBGEBR/0710-20/614011/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;

Overwegende dat voor de organisatie van het Seniorenfeest beroep zal worden gedaan op gemeentelijke capaciteit in de zin van transporten, klaarzetten materialen, opkuis, alsook hostesses, vrijwilligers,...;

Overwegende dat de verdere uitwerking van dit evenement zal worden vastgelegd in de geplande coördinatievergaderingen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020 – 2025, ACT-1281 "Organiseren van het Seniorenfeest";