2024_CBS_02871 - Collegebeslissing betreffende het principe voor deelname aan en ondersteuning van de 'Fun Industry Run' op 29 september 2024

Gelet op artikel 56 §2 van het decreet lokaal bestuur: het college oefent de bevoegdheden uit die eraan zijn toevertrouwd overeenkomstig artikel 41, eerste lid, van dit decreet, of overeenkomstig andere wettelijke en decretale bepalingen;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024 – 2025 van het lokaal bestuur:

• ACT-2087: Jaarlijks initiëren en organiseren van een jobevent;
• ACT-1345: Evalueren en bijsturen van het psychosociaal welzijn van het personeel;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 21 november 2022 betreffende de CODEX erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen; 

Gelet op het overleg van dinsdag 16 april 2024 met Rotary Club Aalter, lokaal bestuur Aalter en VDAB betreffende eventuele mogelijkheden tot samenwerking voor het initiëren en organiseren van een jobevent tijdens de 'Fun Industry Run';

Gelet op het intern overleg van donderdag 13 juni 2024 betreffende de deelname aan en inbreng van het lokaal bestuur Aalter aan de Fun Industry Run;

Overwegende dat de Aalterse erkende vereniging 'Rotary Club Aalter' op zondag 29 september 2024 de Fun Industry Run organiseert in de Aalterse industriezones Lakeland en Langevoorde; dat dit een loop- en wandelevenement betreft; dat het parcours ongeveer 12 km lang zal zijn, langs en doorheen Aalterse industriebedrijven; dat er een centraal evenementenplein (m.n. plaza) ingericht wordt ter hoogte van bedrijf Mevaco, Durmelaan 6 in Aalter; dat de opbrengst van deze actie gaat naar de lokale sociale doelen De Toevlucht, Natuurpunt en Aalternatief;

Overwegende dat deelnemende lopers of wandelaars individueel of in groep kunnen deelnemen; dat lopers of wandelaars die buiten de gemeente wonen ook kunnen deelnemen, zowel in groep als individueel; dat Aalterse bedrijven toegelaten worden om deel te nemen als standhouder (op het centrale evenementenplein) of deelnemend bedrijf langs/op het parcours (bedrijf waar de lopers/wandelaars doorheen lopen/wandelen); dat langs het parcours ook obstakels geplaatst zullen worden om het 'fun'-aspect te garanderen;

Overwegende dat het lokaal bestuur en VDAB het evenement Fun Industry Run kunnen versterken door een flankerend aanbod te voorzien dat uitwerking geeft aan ACT-2087: 'jaarlijks initiëren en organiseren van een jobevent' van de meerjarenplanning; dat de VOKA-jobtool 'JobsInAalter' n.a.v. de Fun Industry Run, extra in de kijker gezet kan worden d.m.v. o.a. betalende berichtgeving op sociale media specifiek gericht op de doelgroepen in kwestie;

Overwegende dat in het meerjarenplan 2024/1 10.000,00 euro voorzien is voor teambuildings en acties m.b.t. het personeel; dat indien nodig bijkomend krediet kan verschoven worden van ACT-1345: Evalueren en bijsturen van het psychosociaal welzijn van het personeel;

Overwegende dat Rotary Club Aalter hoofdorganisator is van de Fun Industry Run; dat het aanbod vanuit lokaal bestuur Aalter en VDAB louter aanvullend en ondersteunend is; dat bedrijven die willen participeren en deelnemers via Rotary Club Aalter dienen in te schrijven; dat lokaal bestuur Aalter en VDAB bijgevolg voor dergelijke aanvragen naar Rotary Club Aalter zal doorverwijzen;

Overwegende dat het lokaal bestuur Aalter de sponsorformule 'Diamant' wenst aan te kopen voor een sponsorbedrag van 1.800 euro waarin het volgende is inbegrepen:

• Lopen door het gemeentelijk magazijn;
• Logo van gemeentebestuur Aalter op t-shirt, fotowand bij aankomst en op website met link in XL-formaat;
• Vermelding op sociale media in XL-formaat;
• Logo van gemeentebestuur Aalter op goodiebag;
• Drank en food ter waarde van 300 euro;
• 30 gratis startnummers voor het personeel;
• Stand op plaza (3m x 2m) zelf in te richten door gemeentebestuur Aalter;

Overwegende dat voorgesteld wordt dat 30 personeelsleden van het lokaal bestuur Aalter via deze formule de mogelijkheid krijgen om deel te nemen aan de Fun Industry Run; dat indien meer dan 30 personeelsleden willen deelnemen, deze extra personeelsleden alsnog kunnen deelnemen tegen de deelnameprijs van 14 euro per persoon; dat de inschrijving zal gebeuren via cel Personeel; dat hierover gecommuniceerd zal worden via JournAalter; 

Overwegende dat voorgesteld wordt om de deelnemende personeelsleden van het lokaal bestuur Aalter de mogelijkheid te geven om een extra gadget met logo van het lokaal bestuur te laten dragen, zoals een sjaaltje bijvoorbeeld, om het lokaal bestuur extra in de kijker te zetten; dat deze gadgets in overleg met cel Gebruiksbeheer en evenementen aangekocht kunnen worden van de budgetsleutel relatiegeschenken: 2024/GBBGEBR/0710-20/614506/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;

Overwegende dat voorgesteld wordt om, in overleg met cel Middelenbeheer, het gemeentelijk magazijn als attractiepunt langs het parcours aan te kleden;

Overwegende dat voorgesteld wordt om Rotary Club Aalter op de hoogte te brengen van de mogelijkheid voor het aanvragen van een bijzondere projectsubsidie;

Overwegende dat Rotary Club Aalter instaat voor de organisatie van het evenement en daarbij volgende inbreng doet:

• Uitwerking van het concept en de organisatie van de Fun Industry Run;
• Communicatie naar en inschrijving van deelnemende bedrijven (als standhouder);
• Communicatie naar en inschrijving van de deelnemende lopers en wandelaars;
• Staan autonoom in voor de voorbereiding, de communicatie, de opbouw, de organisatie zelf en de nazorg van de Fun Industry Run; er wordt niet voorzien in personeel van het lokaal bestuur;
• Ontwerp, drukwerk en verspreiden van affiches, flyers en banners;
• Voorzien van publiciteit en promotie;
• Vastleggen en inrichten van het parcours;
• Voorzien van infrastructuur en animatie, zoals o.a. tenten, meubilair, kraampjes;
• Voorzien van catering tijdens het evenement;
• Het lokaal bestuur Aalter, de lokale veiligheidsdiensten en de VDAB krijgen de mogelijkheid om kosteloos een stand te bemannen van 3 m op 4 m op het centrale evenementenplein van de Fun Industry Run, ter hoogte van bedrijf Mevaco;
• Promotioneel: vermelding van de samenwerking lokaal bestuur op alle communicatie (logo op fotowand aankomst, op website met link);

Inbreng van het gemeentebestuur ter ondersteuning van het evenement:

• De VOKA-jobtool JobsinAalter zal in aanloop en tijdens de Fun Industry Run extra gepromoot worden door het lokaal bestuur (employer branding) waar deelnemende bedrijven (standhouders) gratis kunnen op registreren en vacatures kenbaar maken:
• Het gemeentelijk uitleenmateriaal wordt gratis ter beschikking gesteld al naargelang de noodzaak ervan en wordt in dat geval gratis geleverd en opgehaald door de gemeentelijke diensten;
• Elektriciteit wordt gratis ter beschikking gesteld op de gevraagde locaties;
• Voorziet de nodige vergunningen met betrekking tot de inname van het openbaar domein, ambulante handel en het schenken van dranken;
• Voert promotie en communicatie via 2 x publicatie in TotAalter en op de webpagina op www.aalter.be;
• Mogelijkheid tot financiële tegemoetkoming onder de vorm van een bijzondere projectsubsidie als bijdrage in de kosten voor de organisatie van de Fun Industry Run ter waarde van 2.000 euro op voorwaarde van het voorleggen van de betaalbewijzen en de bijhorende facturen en/of kostenbewijzen;

Overwegende dat meer concreet volgende zaken, aangeboden vanuit VDAB, de Fun Industry Run kunnen versterken:

• actieve toeleiding van werkzoekenden, door het gericht contacteren en vastleggen van afspraken tussen werkzoekenden geregistreerd bij VDAB en deelnemende bedrijven en onthaal en begeleiding van deze werkzoekenden op de dag zelf ter plaatse;
• nadrukkelijk en gericht in de kijker plaatsen van vacatures van de deelnemende bedrijven in hun communicatiekanalen;
• opmaken van een vacaturekrant (250 stuks) met vermelding van de standhouders en vacatures om ter plaatse te bedelen tijdens het evenement zelf;

Overwegende dat Rotary Club Aalter een grote opkomst verwacht; dat men mikt op 1.000 deelnemende lopers en wandelaars; dat de samenwerking met Rotary Club Aalter een meerwaarde voor het lokaal bestuur en voor het evenement betekent gezien het aanbod van lokale werkgelegenheid en lokale bedrijven positief in het voetlicht gezet wordt; dat dit evenement ook andere profielen zal aantrekken dan een beperktere jobbeurs; dat ook werkenden aan dit evenement zullen deelnemen en zo in aanraking zullen komen met de ruime en verrassende mogelijkheden van lokaal werken;