Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 11 oktober 2021 betreffende de goedkeuring van de akte voor de ruil van gronden van site Oud Klooster KLoosterstraat 77 en site Ontmoetingscentrum Kloosterstraat 42;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van de optimalisaties van de codex erkenning verenigingen – subsidiëring – zalen- en materialengebruik met addenda en retributiereglement V2;
Gelet dat het gemeentelijk patrimonium is uitgebreid met Pastorije, Ursul’A, Karmin’A en Vrijetijdspark Bellem; dat in deze gebouwen accommodaties zijn voorzien met het oog op mogelijk gebruik door de doelgroepen van het lokaal bestuur:
Overwegende dat het reglementair kader voor het gebruik van gemeentelijke accommodaties door de doelgroepen van het lokaal bestuur is vervat in de codex erkenning verenigingen – subsidiëring – zalen- en materialengebruik met addenda en retributiereglement; dat de meest recente versie van de codex door de gemeenteraad werd goedgekeurd op 21 november 2022; dat bovengenoemde accommodaties nog niet zijn opgenomen in de codex;
Overwegende dat het niet meer opportuun is om aanpassingen aan de codex te plannen in de huidige legislatuur;
Overwegende het voorstel om gebruik te maken van een overgangsregeling voor het ter beschikking stellen van de nieuwe accommodaties in de huidige legislatuur aan de doelgroepen van het lokaal bestuur; dat de geest van de codex in deze overgangsregeling zal doorschijnen; dat hierna de opbouw van de overgangsregeling wordt toegelicht;
Overwegende dat volgende klantentypes worden toegelaten om hun activiteiten te beoefenen in de nieuwe accommodaties:
Overwegende dat de repetitieruimte in de Hoogte buiten gebruik wordt gesteld; dat de muziekgroepen Baksteen en Bruges Swan Patrol van het prefusiebestuur Knesselare de toelating hebben verkregen om periodiek deze ruimte als repetitieruimte te gebruiken; dat deze twee muziekgroepen niet door het lokaal bestuur erkend zijn en om die reden in principe geen gebruik kunnen maken van de repetitieruimte in Karmin'A; dat deze groepen alsnog een aanvraag tot erkenning bij het lokaal bestuur kunnen indienen, desgevallend een aanvraag tot 'tijdelijke erkenning' conform artikel 87 van de codex in afwachting van de evaluatie, bespreking en mogelijke aanpassingen van de codex door het nieuwe bestuur in het kader van de omgevingsanalyse; dat deze tijdelijke erkenning in dat geval zou lopen tot het traject 'vernieuwen erkenningsprocedure';
Overwegende dat de algemene bepalingen met betrekking tot zalen- en materialengebruik opgenomen in Addendum Gebruik gemeenschapscentrum (deel II, titel 1) van de codex integraal worden toegepast voor de nieuwe polyvalente ruimtes, de evenementenzaal, de vergaderruimtes, de klaslokalen en de repetitieruimtes; dat de cel Gebruiksbeheer en evenementen van het lokaal bestuur de beheerder wordt van deze zalen;
Overwegende dat de algemene bepalingen met betrekking tot zalen- en materialengebruik opgenomen in Addendum Gebruik Sportparken Aaller Indoor (deel II, titel 1) en Addendum Gebruik Sportparken Aalter Outdoor (deel II, titel 1) van de codex integraal worden toegepast voor de nieuwe kleedkamers en voetbalterreinen; dat de cel Sport van het lokaal bestuur de beheerder wordt van deze zalen;
Overwegende dat er hoofdgebruikers worden gedefinieerd voor volgende accommodaties; dat hoofdgebruikers beschikken over het voorrecht om op basis van hun jaarkalender het gebruik van de betrokken lokalen vooraf vast te leggen in functie van hun activiteiten; dat vervolgens de vrije data worden opengesteld voor andere bovengenoemde klantentypes; dat de hoofdgebruikers hiervan in kennis zullen worden gesteld;
Overwegende dat het gebruik van het gemeenschapscentrum in de Kloosterstraat zal uitdoven zodra Karmin’A in gebruik genomen wordt; dat de reservaties voor het gemeenschapscentrum in de Kloosterstraat die na datum ingebruikname vallen, zullen worden overgedragen naar de beschikbare ruimtes met name de polyvalente ruimtes, de evenementenzaal en de klaslokalen, desgevallend gefaseerd; dat tot op heden de reservaties zijn gemaakt door bovengenoemde doelgroepen; dat voor een toekomstige aanvraag door een ander klantentype een andere locatie, opgenomen in de codex, zal voorgesteld worden;
Overwegende dat het online reservatiesysteem dient te worden aangepast in functie van de ingebruikname van de nieuwe accommodaties; dat dit in beheer van de cel Gebruiksbeheer en evenementen zal worden uitgevoerd;
Geen wijzigingen door te voeren aan de codex erkenning verenigingen - subsidiëring - zalen- en materialengebruik in de huidige legislatuur.
Gebruik te maken van een overgangsregeling om de nieuwe accommodaties in Pastorije, Ursul'A, Karmin'A en Vrijetijdspark Bellem ter beschikking te stellen aan de volgende doelgroepen van het lokaal bestuur in de huidige legislatuur:
De algemene bepalingen opgenomen in de codex met betrekking tot zalen- en materialengebruik in gemeenschapscentra en in- en outdoorsportparken worden hierbij integraal toegepast.
Akkoord te gaan om 'Koninklijke muziekvereniging Sint-Ceciliavrienden Lotenhulle' als hoofdgebruiker van de Pastorije te erkennen en hen hiervan schriftelijk in kennis te stellen.
Akkoord te gaan om 'Chiro Kierewiet Bellem' en 'Sportkring Bellem' als hoofdgebruikers van Vrijetijdspark Bellem te erkennen en hen hiervan schriftelijk in kennis te stellen.
Principieel akkoord te gaan dat de muziekgroepen Baksteen en Bruges Swan Patrol gebruik kunnen maken van de repetitieruimte in Karmin'A. Hiertoe worden zij uitgenodigd een aanvraag tot (desgevallend tijdelijke) erkenning in te dienen.
Deze beslissing is geldig tot 31 december 2025 of tot mogelijke aanpassingen van de codex door het nieuwe bestuur.