2024_CBS_03422 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van de organisatie van Roefeldag 2025

Overwegende dat de Roefeldag altijd doorgaat tijdens de paasvakantie: dat de paasvakantie 2025 plaatsvindt van 7 april 2025 tot en met 20 april 2025; dat dit jaar de Roefeldag plaatsvindt op woensdag 9 april 2025;

Overwegende dat het gemeentebestuur een raamcontract heeft bij Unic Aalter BVBA, Gentsestraat 61, Izegem, voor het aankopen van versnaperingen;

Overwegende dat de Roefeldag een activiteit is waarbij kinderen een kijkje achter de schermen nemen bij lokale bedrijven, handelaars, verenigingen en organisaties; dat kinderen op een interactieve manier in contact komen met bepaalde beroepen in Aalter;

Overwegende dat de Roefeldag als volgt georganiseerd wordt:

• De deelnemende organisatie staat in voor een interactieve invulling van 10.00 u tot 12.00 u en/of 14.00 u tot 16.00 u;
• De deelnemende organisatie staat in voor het ontvangen en begeleiden van de kinderen;
• Deelnemende kinderen dienen zich op voorhand in te schrijven via de gemeentelijke webshop, Recreatex;
• Ouders dienen de kinderen zelf op het correcte tijdstip te brengen en op te halen bij de deelnemende organisaties;
• Er wordt geen extra begeleiding, voor- en naopvang voorzien;
• Er wordt een afsprakennota opgesteld per deelnemende organisatie zoals opgenomen in de Codex hoofdstuk 4 artikel 114;
• De deelnemers zijn verzekerd via de hiervoor gebruikelijke gemeentelijke polis burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen;

Overwegende dat de organisaties waarmee er de vorige edities werd samengewerkt persoonlijk worden bevraagd;

Overwegende dat er door het gemeentebestuur een bedanking wordt voorzien voor de nieuwe deelnemers in 2025 ter waarde van 25 euro voor hun deelname aan de Roefeldag; dat de bestaande deelnemers een bedanking krijgen ter waarde van 10 euro;

Overwegende dat het aanbod gecommuniceerd wordt via de TotAalter, het Vrijetijdsoverzicht, de gemeentelijke website en verscheidene sociale media;

Overwegende dat de kosten die gepaard gaan met de organisatie van de Roefeldag tijdens de paasvakantie betaald zullen worden met de middelen beschikbaar op actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van de aanpassing van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen, hoofdstuk 4 artikel 114 waar de bepalingen opgenomen staan voor activiteiten 'in samenwerking met het lokaal bestuur”; dat activiteiten in samenwerking met het lokaal bestuur te beschouwen zijn als activiteiten waarbij:

1. het lokaal bestuur het initiatief neemt en bijgevolg optreedt als organisator/communicator van de activiteit;
2. het lokaal bestuur verantwoordelijk is voor de inhoud en het verdere verloop van de activiteit(en);
3. het lokaal bestuur beroep kan doen op een klantencategorie, zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, om een inhoudelijke meerwaarde te creëren. Met deze klantencategorie wordt altijd een afsprakennota vastgelegd;
4. de interne opvolging gebeurt door de cel, aangeduid door het bestuur;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaald actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie, met als doelstelling:

• Organisatie van activiteiten tijdens alle kleine schoolvakanties (niet tijdens de zomervakantie) voor kinderen vanaf vier tot en met twaalf jaar. Om een goede groepssfeer binnen de animatorenploeg te behouden, worden geregeld activiteiten georganiseerd. Concreet wil de gemeente hiermee voorzien in een eigen jeugdwerkaanbod;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaald actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren, met als doelstelling:

• Onkostenvergoeding voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen. De vergoeding wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen aan de hand van de maximale onkostenvergoeding die jaarlijks wordt geïndexeerd;