2024_CBS_03521 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van een scholen- en volksloop in samenwerking met AC Halestra op 10 november 2024

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2023 betreffende de aanpassing van het meerjarenplan 2024/1 2020 - 2025 van het lokaal bestuur; in het bijzonder actie 1302 'Organisatie van sportevenementen i.s.m. externe partners ';

Gelet op het verzoek van Atletiekclub Halestra om bekers, medailles en fruitmanden aan te kopen voor de scholen- en volksveldloop op 10 november 2024; 

Gelet op het verzoek van Atletiekclub Halestra om flyers met inschrijvingsstroken op te maken en te bedelen aan de scholen;

Gelet op de vraag of de toegangskaarten voor de ouders en/of familieleden van de deelnemende kinderen voor de scholenveldloop mogen verkocht worden aan de balie in het sportpark Aalter-centrum gedurende de periode vanaf maandag 14 oktober 2024 tot en met vrijdag 8 november 2024;

Overwegende dat Atletiekclub Halestra een erkende Aalterse sportvereniging met jeugdwerking in competitie is;

Overwegende dat de scholenveldloop een jaarlijks initiatief is van de vereniging, dat telkens in samenwerking met het lokaal bestuur wordt georganiseerd; dat alle scholen uit Aalter naar de scholenveldloop worden uitgenodigd;

Overwegende dat het aangewezen is om de flyers met inschrijvingsstrookje digitaal te bezorgen aan de scholen;

Overwegende dat Atletiekclub Halestra de aanwezigheid van een lid van het college van burgemeester en schepenen vraagt om de prijzen te schenken;

Overwegende dat het noodzakelijk is een samenwerkingsovereenkomst te laten ondertekenen door de Atletiekclub Halestra met volgende bepalingen:

• De scholen- en volksloop is een organisatie van het lokaal bestuur Aalter in samenwerking met Atletiekclub Halestra;
• De deelnemers en de monitoren zijn verzekerd door de verzekering afgesloten door het lokaal bestuur;
• De nodige sportinfrastructuur staat gratis ter beschikking van de organisatie;
• Het lokaal bestuur staat in voor de opmaak en het digitaal bedelen van de flyer, brief, inschrijvingslijsten en de kaartjes (week van 7 oktober 2024), de verkoop van de toegangskaarten voor de ouders en/of familieleden van de deelnemende kinderen tot en met vrijdag 8 november 2024 en het verzamelen van de inschrijvingen (worden opgehaald door Atletiekclub Halestra in de week van 28 oktober 2024);
• Het lokaal bestuur neemt de aankoop van bekers (2), medailles (40) ten laste;
• Het lokaal bestuur staat in voor de aankoop van fruitmanden (6);
• Atletiekclub Halestra staat autonoom in voor de praktische organisatie: samenstellen, programma, wedstrijdverloop, begeleiding;
• Bij aanvang van de scholen- en volksloop bezorgt Atletiekclub Halestra een deelnemerslijst aan de cel Sport met vermelding van de naam, adres en geboortedatum van de deelnemers;

Overwegende dat de betaling kan gebeuren met werkingsmiddelen voorzien op het budget 2024 voor Organisatie van sportevenementen i.s.m. externe partners: 2024/ACT-1302/0740-00/614011/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;