2024_CBS_03522 - Collegebeslissing betreffende de goedkeuring van de opstart van de FlexBIB en het filiaal van de Academie voor muziek, woord en dans in Karmin'A

Gelet op de collegebeslissing van 19 februari 2024 betreffende het implementeren van een onbemande bibliotheek in de vestigingen Ursel en Knesselare;

Gelet op de collegebeslissing van 17 juni 2024 betreffende de goedkeuring van het gebruik van de term 'FlexBIB' voor de onbemande bibliotheekvestigingen;

Gelet op de collegebeslissing van 1 juli 2024 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Realisatie elektronische toegangscontrole patrimonium Aalter incl. beheerssysteem';

Gelet op de collegebeslissing van 1 juli 2024 betreffende de goedkeuring van het programma voor het feestelijk openingsweekend van Karmin'A;

Overwegende dat de bibliotheekvestiging van Knesselare heropent in Karmin'A op maandag 16 september 2024;

Overwegende dat na de heropening van de bibliotheek het systeem van de FlexBIB wordt toegepast, zodra de FlexBIB voldoende operationeel is voor gebruik door klanten; dat klanten zelfstandig gebruik maken van de bibliotheek zonder de aanwezigheid van het COBA-personeel; dat klanten toegang hebben tot de bibliotheek door hun bibliotheekpas of identiteitskaart te scannen aan de voorziene elektronische toegangscontrole; dat klanten op volgende uren gebruik kunnen maken van de FlexBIB:

- maandag tussen 9.00 uur en 19.00 uur,

- dinsdag tussen 9.00 uur en 19.00 uur,

- woensdag tussen 9.00 uur en 19.00 uur,

- donderdag tussen 9.00 uur en 19.00 uur,

- vrijdag tussen 9.00 uur en 19.00 uur,

- zaterdag tussen 9.00 uur en 13.00 uur;

Overwegende dat er vanaf maandag 16 september 2024 tot en met maandag 30 december 2024 vier bemande infosessies per week plaatsvinden in de bibliotheek in Karmin'A; dat klanten zich hiervoor niet hoeven in te schrijven en spontaan kunnen langskomen; dat de infosessies dienen om: particuliere klanten en scholen vertrouwd te maken met het concept van de FlexBIB, om uitleg te geven bij de zelfuitleenbalie, om uitleg te geven bij het zelfstandig gebruik van de elektronische toegangscontrole, om rondleidingen te geven aan klassen; dat klanten op volgende tijdstippen een infosessie over de FlexBIB kunnen volgen:

- maandag tussen 13.00 uur en 16.00 uur voor scholen en particulieren, 

- maandag tussen 16.00 uur en 19.00 uur voor particulieren, 

- woensdag tussen 13.00 uur en 17.00 uur voor particulieren, 

- donderdag tussen 13.00 uur en 16.00 uur voor scholen en particulieren;

Overwegende dat COBA-medewerkers binnenkort opleidingen krijgen over de FlexBIB, onder andere hoe ze via de software van het toegangscontrolesysteem bibliotheekklanten toegang kunnen verlenen tot de FlexBIB;

Overwegende dat er begin september back office intensief gewerkt wordt aan de voorbereiding van de klantencommunicatie, zoals het uitschrijven van gebruikersinstructies van de FlexBIB en de nodige uitleg over het concept op de bibliotheekwebsite, de gemeentelijke website en in TotAalter; dat de effectieve klantencommunicatie pas zal gebeuren na de officiële opening van Karmin'A; dat er een persmoment zal plaatsvinden over de uitrol van de FlexBIB, na het persmoment over de opening van Karmin'A;

Overwegende dat het schooljaar van de Academie voor muziek, woord en dans officieel start op maandag 2 september 2024; dat de lessen van de Academie voor muziek, woord en dans in Knesselare vanaf maandag 16 september 2024 doorgaan in Karmin'A; dat de lessen van de Academie voor muziek, woord en dans in Knesselare van maandag 2 september 2024 tot en met donderdag 12 september 2024 uitzonderlijk doorgaan in Contactpunt Knesselare en in ArtA'A, volgens de beschikbaarheden van de lokalen en de noden aan specifieke materialen;

Overwegende dat er op lesmomenten van de Academie voor muziek, woord en dans in Karmin'A telkens een personeelslid van de cel COBA aanwezig is als aanspreekpunt voor de leerlingen, ouders en leerkrachten; dat de lessen in Karmin'A, onder voorbehoud van de definitieve lesroosters, in schooljaar 2024-2025 doorgaan op: 

- dinsdag tussen 15.30 en 19.30 uur,

- woensdag tussen 13.00 en 15.30 uur,

- donderdag tussen 15.30 en 19.30 uur;

Overwegende dat voor de aanvang van het nieuwe schooljaar de leerlingen die les volgen in Knesselare en de leerkrachten die er les geven een duidelijke briefing krijgen over waar en wanneer de lessen van de Academie voor muziek, woord en dans doorgaan in 2024-2025;