2024_CBS_02795 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring van de invulling van de acties uit te voeren door de cel COBA voor de Academie voor muziek, woord en dans in schooljaar 2024-2025

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van de meerjarenplanaanpassing 2024/1;

Gelet op de collegebeslissing van 9 mei 2022 betreffende de goedkeuring van de gunning voor de opdracht (raamcontract) 'huren van piano-klavecimbel'; 

Gelet op de collegebeslissing van 23 oktober 2023 betreffende de principiële goedkeuring van de oprichting van de richting jazz-pop-rock en de organisatie van activiteiten in het kader van het feestjaar rond '50 jaar Academie';

Gelet op de collegebeslissing van 18 december 2023 betreffende de prioriteiten en invulling van de acties uit te voeren door de cel COBA in 2024;

Gelet op de collegebeslissing van 29 januari 2024 betreffende de principiële goedkeuring van het aanvraagdossier voor het verkrijgen van de optie jazz-pop-rock in de Academie voor muziek, woord en dans;

Gelet op de collegebeslissing van 8 april 2024 betreffende de organisatie van het Folkbal in functie van 'Dé Finale' en de toonweek door de Academie voor muziek, woord en dans in samenwerking met vzw 100% Folkoren;

Gelet op de collegebeslissing van 15 april 2024 betreffende de principiële goedkeuring van het antwoord op de vraag van de fusiewerkgroep Wingene-Ruiselede over de toekomst van het Deeltijds Kunstonderwijs in fusiegemeente Wingene;

Gelet op de collegebeslissing van 3 juni 2024 betreffende de opstart van de optie jazz-pop-rock in de Academie voor muziek, woord en dans vanaf schooljaar 2024-2025;

Gelet op de acties 1288: Organiseren van 'schoolprojecten', 1369: Organiseren van een jaarlijkse promoshow, 1370: Inrichten van toonmomenten, 1373: Organiseren van een jaarlijkse instrumentenvoorstelling, 2073: Organiseren van een stage in de podiumkunsten, 2093: Organiseren van een nieuwe richting 'Jazz-pop-rock', 2174: Organiseren festiviteiten 50 jaar Academie voor muziek, woord en dans, 1283: Organiseren van nieuwe cursussen en kleuterdans, 1285: Stimuleren van personeelsleden tot zelfontwikkeling (deelname aan navorming en vakvergaderingen), 1286: Het voeren van een kwalitatief personeelsbeleid met het accent op communicatie, 1371: Evalueren van toonmomenten, 1372: Organiseren van een jaarlijkse proclamatie in samenwerking met de academie BK;

Overwegende dat het schooljaar 2024-2025 van de Academie voor muziek, woord en dans een uitzonderlijke hoeveelheid administratie oplevert voor de cel COBA, onder andere door het feestjaar '50 jaar Academie', de verhuis van de Academie naar Karmin'A, de oprichting van de nieuwe richting 'Jazz-pop-rock', en de voorbereiding van de beëindiging van de samenwerkingsovereenkomst met lokaal bestuur Ruiselede voor het Academiefiliaal in Ruiselede vanaf 1 september 2025; dat omwille van de uitzonderlijke drukte de prioriteiten voor de cel COBA en andere betrokken gemeentelijke cellen worden vastgelegd in een jaarplanning in de bijlage van dit besluit;

Overwegende dat de jaarplanning ook dient om in schooljaar 2024-2025 een spreiding van publieksactiviteiten te voorzien over de gemeentelijke gebouwen ArtA'A, Karmin'A en het gemeentehuis; dat een 30-tal publieksactiviteiten zullen doorgaan in ArtA'A, een 15-tal publieksactiviteiten in Karmin'A en 1 publieksactiviteit in het gemeentehuis; dat er eenmalige publieksactiviteiten zullen doorgaan buiten de gemeentelijke gebouwen, meer bepaald in KUMA Maldegem, De Kleine Beer in Beernem, WZC Veilige Have in Aalter en WZC Mariawende in Beernem; dat de planning opgemaakt is onder voorbehoud van beschikbaarheid van de zalen;

Overwegende dat er voor de publieksactiviteiten in WZC Veilige Have en WZC Mariawende een afsprakennota dient opgemaakt te worden; dat er voor de activiteiten 'Folkbal' en 'Tune-learning-sessions' een samenwerkingsovereenkomst dient opgemaakt te worden met de vereniging 100% Folkoren vzw;

Overwegende dat er voor de publieksactiviteiten die doorgaan in Karmin'A, De Kleine Beer, en WZC Veilige Have een buffet- of vleugelpiano dient gehuurd en geplaatst te worden via het raamcontract met Piano's Maene, indien dit nodig is voor de performance;

Overwegende dat de noodzakelijke aankopen voor de Academie voor muziek, woord en dans, zullen gebundeld worden in vier aankoopperioden, verspreid over schooljaar 2024-2025:

- juli - september 2024: algemene materialen voor de richting Jazz-pop-rock, ICT-materiaal, pedagogische studiedagen,

- september - november 2024: specifieke materialen voor de richting Jazz-pop-rock, voor toneelvoorstellingen, voor klein slagwerk en partituren,

- december 2024 - februari 2025: specifieke materialen voor de dansvoorstelling en dansstage,

- januari 2025 - maart 2025: vleugelpiano voor de theaterzaal in ArtA'A;

Overwegende dat er voor de activiteit 'Academie op stap' vanaf schooljaar 2024-2025 een nieuwe werkwijze gehanteerd wordt; dat de leerlingen zichzelf inschrijven voor een buitenschoolse voorstelling via de website van de aanbieder, zonder tussenkomst van het lokaal bestuur Aalter in de betalingen; dat de leerkracht, indien gewenst, eventueel zelf een kortingscode regelt met de aanbieder; dat de cel COBA een digitale tool opmaakt waarin de leerlingen de geboekte voorstellingen kunnen aanduiden, zodat leerkrachten een overzicht houden over wie naar welke voorstelling gaat; dat er maximum 1 'Academie op stap'-activiteit per maand doorgaat met een maximum van 10 per schooljaar; dat  de nieuwe werkwijze tot een efficiëntere tijdsinvulling leidt in de cel COBA;

Overwegende dat er voor de gewenste catering op de twee pedagogische studiedagen in najaar 2024 geen budget meer beschikbaar is op actie 1285; dat er voor de gewenste catering op de personeelsvergadering in september 2024 geen budget meer beschikbaar is op actie 1286; dat er een kredietverschuiving van 1500 euro zal plaatsvinden van actie 1369 naar actie 1285 en 1286 bij de eerstvolgende meerjarenplanaanpassing;

Overwegende dat er prestaties door de cel CCIT gevraagd worden bij de voorbereiding van volgende activiteiten: instrumentenvoorstelling, Academische zitting rond 50 jaar Academie, opstart van het feestjaar rond 50 jaar Academie, proeflessen, toonweek, Academie op scène, speelgoedsymfonie, Leeractiviteit op maat, nieuwjaarsconcert, Dag van de Academie, dansvoorstelling, Dag van de dans, opendeurdag, promoshows, proclamatie en dansstage; dat er tijdig afspraken worden gemaakt met de cel CCIT over de inhoud en de timing tijdens een structureel tweewekelijks overlegmoment met de cel COBA;

Overwegende dat er prestaties door de cel Gebruiksbeheer en evenementen gevraagd worden bij de voorbereiding en realisatie van volgende activiteiten: personeelsvergadering bij de start van het schooljaar, Academische zitting rond 50 jaar Academie, pedagogische studiedagen, Academie op scène, dansvoorstelling, proclamatie, Verdi-overleg en beoordeling van gewenste zaalreservaties in Karmin'A; dat er tijdig afspraken gemaakt worden met de cel Gebruiksbeheer en evenementen over de inhoud en de timing van de activiteiten;