Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2024;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 24 juni 2024 - vast bureau

Maandag 1 juli 2024 - vast bureau & raad voor maatschappelijk welzijn

Maandag 8 juli 2024 - vast bureau

Maandag 15 juli 2024 - geen vast bureau;

Gelet op artikel 74 juncto artikel 19 van het decreet lokaal bestuur: De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn beslist tot bijeenroeping van de raad voor maatschappelijk welzijn en stelt de agenda van de vergadering op. De agenda bevat in ieder geval de punten die door het vast bureau aan de voorzitter worden meegedeeld;

Gelet op het huishoudelijk reglement, goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 25 januari 2019;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in het eerste deel van 2024;

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel II.25 betreffende de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën;  

Gelet op het Bestuursdecreet van 7 december 2018, meer bepaald artikel III.82,§2 en artikel III.88,§1 betreffende de categorieën van bestuursdocumenten waarvoor overheidsinstanties de bestuurlijke verantwoordelijkheid dragen, het centrale register waarin de categorieën moeten bekendgemaakt worden en de procedure voor selectie en vernietiging; 

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 21 mei 2021 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën (Substitutiebesluit);

Gelet op de collegebeslissing van 25 november 2019 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief en de aanpak op korte termijn van de archiefzolder in het gemeentehuis van Knesselare; 

Gelet op de collegebeslissing van 6 januari 2020 betreffende de mogelijkheden tot beheer van het archief; 

Gelet op de collegebeslissing van 20 januari 2020 betreffende het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 9 maart 2020 betreffende de aanpassing van de data voor het gebruik van de kelderruimte in het gemeentehuis door toneelvereniging Filotrakk;

Gelet op de collegebeslissing van 29 juni 2020 betreffende de tijdelijke toekenning van stockage ruimte voor Filotrakk; 

Gelet op de collegebeslissing van 17 augustus 2020 betreffende de inrichting van de archiefruimtes en de aanpak van het archiefbeheer; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 13 december 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van de opdracht 'Leveren, installeren en onderhouden software OCMW';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 19 december 2022 betreffende de werkwijze voor substitutie van de poststukken; 

Overwegende dat het bestuur de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën als vermeld in artikel II.25 van het Bestuursdecreet, schriftelijk vastlegt per categorie van bestuursdocumenten; dat het mogelijk is om één werkwijze vast te stellen voor verschillende categorieën van bestuursdocumenten; dat de werkwijze voor de voormelde vervanging ertoe leidt dat de elektronische kopie een volledige en waarheidsgetrouwe weergave is van het analoge bestuursdocument; dat de werkwijze moet voldoen aan de eigen organisatiebeheersing; 

Overwegende dat de werkwijze volgende zaken dient te omvatten:
1° een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
2° een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
 3° een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.

Overwegende dat bestuursdocumenten niet in aanmerking komen voor vervanging als de drager:
1° essentiële contextinformatie over het bestuursdocument verschaft;
2° specifieke actuele, sociale, historische, religieuze, politieke of maatschappelijke betekenis heeft;
 3° museale waarde heeft.

Overwegende dat de cel Individuele sociale hulpverlening per jaar meer dan 600 sociale dossiers (inclusief thuiszorgdossiers) behandelt; dat een groot deel van deze dossiers aanvankelijk nog op papier werd aangemaakt; dat met de overgang naar het Digitaal Sociaal Dossier (DSD) de cel voornamelijk digitaal gaat werken; 

Overwegende dat een stappenplan is uitgeschreven voor het volledig digitaal maken van de openstaande sociale dossiers (inclusief thuiszorgdossiers) aanwezig in de kasten en de werkwijze is uitgeschreven voor het digitaal verwerken van toekomstige binnenkomende stukken bestemd voor de sociale dossiers; dat de reeds afgesloten dossiers op papier worden overgedragen naar het archief;

Overwegende dat sinds het Bestuursdecreet van 7 december 2018 lokale besturen op een rechtsgeldige manier papieren documenten kunnen  vervangen door een digitale kopie met behoud van de bewijswaarde (= substitutie); dat deze vervanging moet voldoen aan een aantal voorwaarden die worden toegelicht in het Substitutiebesluit van 21 mei 2021; dat de werkwijzes die voorgelegd worden, tegemoet komen aan deze voorwaarden en ervoor zorgen dat het lokaal bestuur Aalter op een wettelijke manier aan substitutie kan doen; dat voor elke procedure van vervanging er een werkwijze dient opgesteld te worden; 

Overwegende dat een sluitend federaal wettelijk kader voor substitutie ontbreekt; dat voor documenten waarover een federale bevoegdheid geldt en die niet onder het substitutiebesluit van het Vlaams wettelijk kader kunnen behoren, een risicoanalyse en een uitzonderingsflow werd beschreven; dat op deze manier het lokaal bestuur Aalter zich indekt bij de substitutie van deze documenten; 

Overwegende dat de vraag voor substitutie kadert in de toenemende digitalisering bij de dienstverlening van lokaal bestuur Aalter; dat de substitutie volgend doel heeft: 

1. De stopzetting van de hybride dossiervorming zorgt voor een verminderde aangroei in het papieren archief. Met de beperkte archiefruimte en de verminderde kastruimte is dit een noodzaak. 
2. De stopzetting van de hybride dossiervorming zorgt ervoor dat de informatie voortaan maar op 1 plaats is terug te vinden, namelijk het Digitaal Sociaal Dossier (DSD). Dit leidt tot een tijds- en kostenbesparing (minder klasseer- en opzoekwerk). 
3.  We willen de tekst van de dossiers kunnen doorzoeken en analyseren om informatie zo sneller terug te kunnen vinden. De dossiers zullen worden opgenomen in het Digitaal Sociaal Dossier (DSD).
4.  Door het substitueren wil men plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Opzoeken, aanvullen en werken aan de dossiers kan ongeacht vanaf welke locatie veel gemakkelijker en sneller dan wanneer men nog een papieren dossier heeft.

Overwegende dat de fysieke stukken conform de afspraken in de werkwijze op een veilige manier worden vernietigd; dat de archivaris hiervoor verantwoordelijk is; 

Overwegende dat 2 documenten werden opgemaakt waarin de werkwijze wordt beschreven hoe de papieren sociale dossiers vervangen worden door elektronische kopieën; dat enerzijds de werkwijze wordt beschreven voor het volledig digitaal maken van de openstaande sociale dossiers (inclusief thuiszorgdossiers) aanwezig in de kasten en anderzijds de werkwijze voor het digitaal verwerken van toekomstige binnenkomende stukken bestemd voor de sociale dossiers; dat in beide gevallen volgende elementen worden beschreven: 

• De reeks ‘Sociale dossiers
1. Beschrijving
2. Aard van de documenten
3. Essentiële kenmerken
• Doel van de substitutie
• Stappenplan
1. Voorbereiding
• Ontvangen van de documenten
• Sorteren van de documenten
• Registreren van de metadata
2. Uitvoering
• Scannen
• Controleren van de scans
• Vernietigen van het analoge stuk
• Bewaren van de scans
• Opvolgen en bijsturen van het scanproces
• Geldigheidstermijn
• Risicoanalyse

Overwegende dat deze documenten zullen opgenomen worden als DS-formulier in het organisatiebeheersingssysteem; 

Gelet op het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 173, De algemeen directeur organiseert de behandeling van de briefwisseling. Met behoud van de toepassing van artikel 56, § 5, en 84, § 5, organiseert hij het beheer van het archief waaronder de titels;

Gelet op de beslissing van de algemene vergadering van de Welzijnsband Meetjesland op 21 december 2023 betreffende de toetreding van Lochristi als deelgenoot van de welzijnsvergadering; 

Gelet op de beslissing van de algemene vergadering van de Welzijnsband Meetjesland op 21 mei 2024 betreffende de goedkeuring van de jaarrekening 2023; 

Gelet op de vraag van 3 juni 2024 van Welzijnsband Meetjesland om de jaarrekening 2023 voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn;

Overwegende dat overeenkomstig artikel 490 §2 van het decreet over het lokaal bestuur de algemene vergadering van de welzijnsvereniging zich uitspreekt over de vaststelling van de jaarrekening voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft en een afschrift van de vastgestelde jaarrekening binnen twintig dagen wordt bezorgd aan de betrokken openbare centra voor maatschappelijk welzijn; 

Overwegende dat overeenkomstig artikel 490 §3 van het decreet over het lokaal bestuur de betrokken raden voor maatschappelijk welzijn advies kunnen uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging; dat als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, hij geacht wordt een gunstig advies te hebben uitgebracht; 

Overwegende dat op 1 januari 2025 de gemeente Wachtebeke zal fusioneren met de gemeente Lochristi; dat het OCMW Wachtebeke is aangesloten bij de Welzijnsband Meetjesland; dat het gemeentebestuur en OCMW Lochristi verzocht hebben om te kunnen aansluiten bij de Welzijnsband Meetjesland en beroep te kunnen doen op het archief- en documentbeheer van de Welzijnsband Meetjesland; 

Overwegende dat de jaarrekening bezorgd is op 3 juni 2024; dat de termijn vermeld in artikel 490 §3 van het decreet over het lokaal bestuur eindigt op 23 juli 2024;

Overwegende dat Welzijnsband Meetjesland een zelfstandig publiek rechtspersoon is, waarvan de werking is geregeld in deel 3, titel IV van het decreet lokaal bestuur, dat werd opgericht om de samenwerking tussen OCMW’s op een aantal beleidsterreinen mogelijk te maken; dat het een samenwerkingsverband is tussen alle 14 Meetjeslandse OCMW’s;

Overwegende dat het een rekening betreft over een werkperiode van 1 januari 2023 tot 31 december 2023; dat de jaarrekening 2023 een overzicht geeft van de beleidsnota, de financiële nota, de samenvatting van de algemene rekening en de toelichting; dat door de algemene vergadering van de Welzijnsband Meetjesland geen opmerkingen werden geformuleerd op de jaarrekening; 

Gelet op het december over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 482 dat bepaalt dat elk ontwerpbesluit tot wijziging van de statuten, tot verlenging van de duur van de welzijnsvereniging of tot vrijwillige ontbinding ervan op straffe van nietigheid voor advies wordt voorgelegd aan de Vlaamse Regering op de wijze die de Vlaamse Regering bepaalt conform artikel 476, eerste lid. Die beslissingen, alsook de beslissing tot de toelating van deelgenoten, kunnen alleen genomen worden als alle deelgenoten daarmee vooraf instemmen. Bij een statutenwijziging is die instemming alleen vereist voor wijzigingen die een verzwaring van de verplichtingen of een vermindering van de rechten van de deelgenoten teweegbrengen;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 490 dat bepaalt dat de algemene vergadering van de welzijnsvereniging zich uitspreekt over de vaststelling van de jaarrekening voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft; dat een afschrift van de vastgestelde jaarrekening binnen twintig dagen wordt bezorgd aan de betrokken openbare centra voor maatschappelijk welzijn; dat de betrokken raden voor maatschappelijk welzijn advies kunnen uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging; dat als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de toezichthoudende overheid binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, hij wordt geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen 2024 L170, 2024 L 171, 2024 L172, 2024 L176, 2024 L177, 2024 L 185, 2024 L189;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen BB/O/2024/149 - BB/O/2024/151;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 21 november 2022 betreffende de CODEX erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020 – 2025 van het lokaal bestuur, meer bepaald ACT 1885 - Bestrijden van kinderarmoede met het project 'Elk kind telt' i.s.m. Welzijnsband Meetjesland;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 13 november 2023 betreffende het voorstel van het langskomen van de Joe Pakjestruck in functie van de goed-doel actie 'Pakje van je Hart';

Gelet op de e-mail op 23 mei 2024 van 'radiozender Joe' waarbij er wordt gevraagd om met de Pakjestruck voor hun actie 'Pakje van je Hart' halt te houden in Aalter;

Overwegende dat 'radiozender Joe' voor de vierde keer de goed doel-actie 'Pakje van je Hart' organiseert voor kwetsbare kinderen in Vlaanderen; dat volgens de cijfers van Statbel 2021, 1 op 7 kinderen in België opgroeit in kansarmoede en er voor hen nooit een pakje onder de kerstboom ligt; dat 'radiozender Joe' samen met de hulp van de luisteraars en heel Vlaanderen hier iets aan wil doen; dat de luisteraars een 'Pakje van je Hart' kunnen kopen via allerlei kanalen en zo een kansarm kind een kerstcadeau kunnen schenken;

Overwegende dat deze activiteit voor heel wat media-aandacht en publiciteit zorgt:

• Vermelding van de locatie op de landingspagina van joe.be
• Aankondiging de dag voordien via de sociale media van Joe en onair redactionele vermeldingen
• Vermelding tijdens de activatie
• After publiciteit via de sociale media van Joe en via de pers regionaal en nationaal;

Overwegende dat er 3 formules zijn waaruit kan gekozen worden:

• Live-radioshow op 29, 30 november of 1 december: de Pakjestruck bevat een ingebouwde radiostudio, er zijn verschillende Joe-dj's aanwezig, er komen bekende gasten ter plaatse; de hele dag live onair vanop locatie met een kostprijs van 10.890 euro incl. btw,
• Weekend-activatie op 7, 8, 14 of 15 december: de Pakjestruck is de hele dag aanwezig van 10.00u tot 18.00u, er is een Joe-reporter aanwezig en een bekende gast ter plaatse; er zijn onair live interventies op Joe vanop de locatie met een kostprijs van 7.865 euro incl. btw,
• Weekdag-activatie: de Pakjestruck komt een halve dag langs van 10.00u tot 13.00u of van 15.00u tot 18.00u, er is een Joe reporter aanwezig is en een bekende gast ter plaatse met een kostprijs van 3.630 euro incl. btw;

Overwegende dat er gevraagd wordt om minimum 3 data door te geven waarop de truck halt kan houden in Aalter tussen 29 november 2024 en 19 december 2024;

Overwegende dat er optioneel een reuzenpakje kan geïnstalleerd worden van 1,80 meter x 1,80 meter op een indoor of overdekte locatie; dat dit een extra kostprijs met zich meebrengt van 3.025 euro incl. btw; dat passanten de QR-code op dit reuzenpakje kunnen scannen en eenvoudig een pakje kunnen schenken;

Overwegende dat de actie van Joe invulling geeft aan ACT - 1885 Bestrijden van kinderarmoede met het project 'Elk kind telt' i.s.m. Welzijnsband Meetjesland en ACT - 2141 Aalter ondersteunt goede doelen; dat “Pakje van je Hart” invulling geeft aan deze actie;

Overwegende dat de afmetingen van de Pakjestruck de volgende zijn: 12 meter lengte op 4 meter hoogte op 5,1 meter breedte;

Overwegende dat de locatie nog bekeken wordt in functie van het op- en afrijden van de vrachtwagen; dat hiervoor een locatiebezoek dient te gebeuren;

Overwegende dat volgende zaken moeten voorzien worden:

• Vergunning van het evenement
• Geschikte A-locatie met voldoende passage
• Elektriciteit (stopcontact 16 ampère/230 volt en 32 ampère aansluiting bij live uitzending)
• Gratis gebruik sanitair
• Productielokaal
• Catering (20 personen bij live uitzending, 6 personen bij weekend/weekdagactivatie)
• Parkeerplaatsen (15 plaatsen live uitzending, 6 personen bij weekend/weekdagactivatie)

Overwegende dat er afstemming is gebeurd met de cel Gebruiksbeheer en evenementen;

Overwegende dat er geen budget is voorzien voor deze actie, dat de volgende budgetten kunnen aangesproken worden via een budgetverschuiving:

• ACT 1690 - Aalter geeft (financiële) ondersteuning aan kwetsbare doelgroepen voor het opnemen van vrije tijd - 7.000 euro
• ACT 1086 - Vlaamse week van de vrijwilliger - resterende 4.900 euro
• ACT 1326 - Deelname aan kankerpreventies - maximum 2.000 euro;