Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2024;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 29 april 2024 - vast bureau

Maandag 6 mei 2024 - vast bureau

Maandag 13 mei 2024 - vast bureau - raad voor maatschappelijk welzijn

Maandag 20 mei 2024 - geen vast bureau

Maandag 27 mei 2024 - vast bureau;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbon BB/O/2024/88;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 12 juni 2023 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met de lokale besturen Eeklo, Wetteren, Zelzate en Maldegem in het kader van Plan Samenleven;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 juni 2023 betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met  de lokale besturen Eeklo, Wetteren, Zelzate en Maldegem in het kader van Plan Samenleven;

Gelet op de collegebeslissing van 11 april 2023 betreffende de principiële goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met de lokale besturen Eeklo, Wetteren, Zelzate en Maldegem in het kader van Plan Samenleven;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 27 juni 2022 betreffende het onderschrijven van het indienen van een dossier voor Plan Samenleven; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 11 april 2023 betreffende de principiële goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met de lokale besturen Eeklo, Wetteren, Zelzate en Maldegem in het kader van Plan Samenleven;

Gelet op de vraag tot het samen indienen van een dossier van lokaal bestuur Eeklo gesteld op 16 mei 2022;

Overwegende dat Plan Samenleven een initiatief is van de Vlaamse overheid waarmee zij lokale besturen willen ondersteunen om samenleven in diversiteit te bevorderen; dat het plan is opgebouwd uit 7 doelstellingen met 24 acties; dat deze door de lokale besturen zelf inhoudelijk kunnen worden ingevuld;

Overwegende dat enkel steden en gemeenten in het Vlaams Gewest met meer dan 7.500 inwoners van niet EU-15 herkomst kunnen intekenen op Plan Samenleven; dat Aalter, en geen enkele andere Meetjeslandse gemeente dit aantal haalt; dat het wel mogelijk is om binnen de referentieregio met andere besturen in te dienen indien dit aantal inwoners van niet EU-15 herkomst gehaald wordt; dat lokaal bestuur Aalter heeft ingetekend op Plan Samenleven samen met de lokale besturen van Eeklo, Wetteren, Zelzate en Maldegem; dat Eeklo hier als subsidiehouder optreedt en dus ook instaat voor de rapportering;

Overwegende dat de lokale besturen voor een periode van maximaal 3 jaar financieel ondersteund kunnen worden bij de acties; dat voor deze projectoproep een subsidie-enveloppe van 10.000.000 euro beschikbaar is waarmee de acties in het eerste jaar kunnen gefinancierd worden; dat afhankelijk van de beschikbare middelen op de begroting, de minister de intentie heeft om de projectsubsidie tweemaal te verlengen; dat in jaar 2 een lokaal bestuur kan kiezen om de gekozen KPI’s en acties uit het eerste jaar te verlengen, of ter waarde van het toegekende budget uit het eerste jaar nieuwe acties en KPI’s te kiezen;

Overwegende dat de ingestuurde KPI's betrekking moeten hebben op een actie die nog niet eerder ondernomen werd, of een actie waarbij men een uitbreiding wenst te doen; dat het mogelijk is om een actie die reeds werd opgenomen in de meerjarenplanning en waarvoor een actie is opgenomen in Plan Samenleven in te dienen voor bijkomstige middelen; dat lokaal bestuur Aalter heeft ingezet op actie 15 'Brugfiguren onderwijs - welzijnsorganisaties'; dat dit in Aalter reeds minimaal werd opgenomen onder de werkingen van het Huis van het Kind en het project 'Elk kind telt' in samenwerking met Welzijnsband Meetjesland; dat met de subsidies voor Plan Samenleven de dienstverlening van het project 'Elk kind telt' werd uitgebreid naar één dag en half; dat lokaal bestuur Aalter een subsidie ter waarde van 4.600 euro krijgt op het moment dat de 15 ingediende KPI's behaald worden; dat daar een co-financiering van 4.600 euro tegenover staat; dat deze co-financiering gebeurt door een reeds bestaande kost voor de dienstverlening van de Welzijnsband in te brengen; 

Overwegende dat de Vlaamse overheid op  29 maart 2024 de derde projectoproep voor Plan Samenleven goedkeurde; dat alle projectindieners de verlenging voor het derde jaar dienen aan te vragen voor 6 mei 2024; dat een actie in projectjaar 3 enkel kan verlengd worden als er reeds 25 % van het KPI werd behaald in de eerste helft van projectjaar 2 of na een positieve evaluatie na de tussentijdse jurering; dat er reeds 11 KPI's van de 15 in Aalter werden behaald voor het eerste werkjaar; dat binnen de huidige samenwerkingsovereenkomst lokaal bestuur Eeklo trekker is; dat stad Eeklo van elk deelnemend bestuur een duidelijke beslissing wenst rond het al dan niet verder zetten van de samenwerkingsovereenkomst in de huidige versie en de daarbij gekozen acties; 

Overwegende dat de actie 1885 gekoppeld werd aan Plan Samenleven; dat deze actie in 2023 het gewenste resultaat behaalde; dat deze actie opnieuw voorzien is in het meerjarenplan voor 2024;

Gelet op de wet van 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen;

Gelet op de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën vreemdelingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 7 mei 1999 tot vaststelling van de criteria voor een harmonieuze verdeling over de gemeentes van de vreemdelingen bedoeld in de wet van 15 december 1980;

Gelet op het koninklijk besluit van 9 april 2007 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van de bepalingen van de wet van 12 januari 2007 betreffende de opvang van asielzoekers en van bepaalde andere categorieën vreemdelingen;

Gelet op het koninklijk besluit van 25 april 2007 tot bepaling van de nadere regels van de evaluatie van de individuele situatie van de begunstigde van de opvang;

Gelet op het ministerieel besluit van 18 oktober 2002 tot regeling van de terugbetaling door het federaal agentschap voor de opvang van asielzoekers van de kosten van de materiële hulp door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn toegekend aan een behoeftige asielzoeker gehuisvest in een plaatselijk opvanginitiatief;

Gelet het ministerieel besluit van 21 september 2018 tot vastlegging van het huishoudelijk reglement van de opvangstructuren;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 5 februari 2004 waarbij werd beslist tot de oprichting van een lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 20 april 2009 waarbij werd beslist tot de oprichting van een lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 juli 2019 betreffende de goedkeuring van de overeenkomst met Fedasil met nummer 44084-1 houdende materiële opvang van asielzoekers in een lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 27 maart 2023 betreffende de goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2024 betreffende de goedkeuring van de overeenkomst met Fedasil met nummer 44084-1-4 en bijhorend addendum houdende materiële opvang van asielzoekers in een lokaal opvanginitiatief;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 11 januari 2021 betreffende het schorsen van plaatsen in het lokaal opvanginitiatief in de Rijsestraat 1,5 en 9 in Aalter;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 5 februari 2024 betreffende de opening en de exploitatie van het lokaal opvanginitiatief in de Rijsestraat 1 bus 1A in 9880 Aalter;

Overwegende dat er 4 opvangplaatsen zijn gecreëerd in Rijsestraat bus 1A te Aalter; dat de appartementen in de Rijsestraat met busnummer 5 en 9 niet meer bestaan; dat het aantal opvangplaatsen ongewijzigd is; dat Fedasil op de hoogte moet gebracht worden van deze adreswijziging;

Overwegende dat er een aanpassing in de overeenkomst met Fedasil nodig is;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 7 dat bepaalt dat een Huis van het Kind een lokaal samenwerkingsverband is tussen actoren op vlak van preventieve gezinsondersteuning;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 8 dat stelt dat een Huis van het Kind minimaal inzet op preventieve gezondheidszorg, opvoedingsondersteuning en activiteiten met als doel om ontmoeting en sociale cohesie te bevorderen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 28 mei 2019 betreffende de oprichting van Huis van het Kind Aalter;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 8 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 23 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 juni 2019 betreffende het plan van aanpak voor het project 'elk kind telt: investeren in de toekomst';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 4 april 2022 betreffende het indienen van een project Miriam bij de programmatorische overheidsdienst maatschappelijke integratie;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 januari 2023 betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van activiteiten in het kader van project Miriam;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 12 juni 2023 betreffende de principiële goedkeuring voor de verlenging van project Miriam;

Overwegende dat het bestuur aan de externe subsidieverlener correct wil rapporteren en verantwoorden, conform de gestelde criteria zoals opgenomen in DS377;

Overwegende dat het bestuur op die manier invulling geeft aan artikel 217 van het decreet lokaal bestuur; om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;

Overwegende dat ACT-2075 "Deelname aan het project MIRIAM bij de POD MI." opgenomen is in het laatst goedgekeurd meerjarenplan 2024/1 onder "AP0503_006": Aalter ondersteunt preventieve acties rond gezondheidspromotie; dat de actie ook invulling geeft aan "AP0501_010": Aalter zet in op de uitbouw van een netwerk Huis van het Kind";

Overwegende dat het project Miriam een project is dat zich richt op alleenstaande moeders in armoede; dat de alleenstaande moeders intensief en individueel worden opgevolgd; dat er ook een collectief groepsaanbod wordt georganiseerd; dat hiervoor een casemanager werd aangesteld, een maatschappelijk werker die zich toespitst op de begeleiding van deze groep moeders;

Overwegende dat het project werd ingediend voor 3 jaar; dat OCMW Aalter het eerste projectjaar een subsidiebedrag kon verkrijgen à rato van 57.500 euro zonder cofinanciering; dat deze middelen konden worden ingezet voor personeelskost en werkingsmiddelen; dat het eerste projectjaar liep van 1 juni 2022 tot 30 juni 2023; dat de effectieve uitgaven voor deze periode ongeveer 54.000 euro bedroegen en dus volledig gesubsidieerd werden;

Overwegende dat tijdens het 2de en 3de projectjaar een cofinanciering van 25 procent wordt gevraagd; dat dit neerkomt op een bedrag van minimum 15.903 euro per jaar en een financiering door de overheid van 47.710 euro; dat de geraamde kost voor het projectjaar 2 en 3 81.168 euro per projectjaar bedraagt en dit betekent dat de verlenging per projectjaar een eigen kost van het bestuur is van 33.458 euro per projectjaar;

Overwegende dat er in Aalter één moedergroep is opgestart; dat een groep 12  moeders telt; dat deze werking kan worden ingebed binnen het OCMW, waarbij een sterke samenwerking is met Huis van het Kind Aalter en het project 'Elk kind telt'; dat met de verkregen projectmiddelen een voltijds casemanager werd aangeworven; dat de cofinanciering kan worden opgenomen door de personeelskost van een reeds bestaand personeelslid in te brengen; 

Overwegende dat Huis van het Kind Aalter merkt dat een bepaalde groep moeders extra ondersteuning nodig heeft op vlak van opvoeding, vooral voor moeders die er alleen voor staan en die geconfronteerd worden met problemen op verschillende levensdomeinen; dat dit een belangrijke impact heeft op de ontwikkeling van de kinderen maar ook op financieel vlak; 

Overwegende dat de deelnemende mama's van projectjaar 1 de moedergroep als zeer positief ervaren; dat elke mama individueel een meerwaarde heeft ondervonden van de extra ondersteuning; dat zij de groepsbijeenkomsten ervaarden als positieve 'ik-tijd';

Overwegende dat de moedergroep rond verschillende thema's heeft gewerkt; dat de moeders hierdoor extra kennis hebben opgedaan; dat zij hierdoor beter weten waar zij terecht kunnen; dat zij in contact kwamen met andere organisaties die hen kunnen ondersteunen;

Overwegende dat de verlenging voor projectjaar twee werd goedgekeurd door programmatorische overheidsdienst maatschappelijk integratie;

Overwegende dat er een voorlopige agenda werd opgesteld met groepsactiviteiten voor het tweede deel van projectjaar 2, van januari 2024 tot en met juni 2024; dat er gewerkt wordt rond verschillende thema’s; dat er verschillende uitstappen zullen georganiseerd worden met de kinderen; 

Overwegende dat de agenda van de maand mei nog moest worden voorgelegd;