2024_CBS_01121 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van Speelpleinwerking JAAK tijdens de zomervakantie 2024

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 12 juni 2023 betreffende de aanpassing van het huishoudelijk reglement Gemeentelijke vakantie-initiatieven; 

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020 – 2026 2024/1, meer bepaald: 

• Actie 1085: Organiseren van een vakantiewerking in juli/ augustus op drie locaties,
• Actie 1087: Aanbieden van een vormingsaanbod voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen, 
• Actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren, 
• Actie 1192: Stimuleren van inclusie van kinderen/ jongeren met lichte beperking bij de gemeentelijke jeugdwerking, 
• Actie 1193: Invulling geven aan ‘Aalter Zomert’ met de organisatie van jeugdactiviteiten; 

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 5 december 2022 betreffende het afsluiten van een lidmaatschap bij Vlaamse Dienst Speelpleinwerking vzw voor 2023;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 29 januari 2024 betreffende de goedkeuring van het Babbelfestijn van De Katrol;

Overwegende dat de zomervakantie start op 1 juli 2024 en loopt tot 31 augustus 2024; dat de gemeentelijke diensten gesloten zijn op 11 juli 2024, 12 juli 2024, 15 augustus 2024 en 16 augustus 2024; 

Overwegende dat het gemeentebestuur raamcontracten heeft met: 

• Unic Aalter BVBA, Gentsestraat 61, Izegem, voor het aankopen van versnaperingen;
• Hubo Aalter, Groendreef 2/4, Aalter, voor het aankopen van groot spel- en knutselmateriaal;
• De Neef, Edingsesteenweg 74, Asse, voor het leveren van teken- en knutselmateriaal (levertermijn van minimaal 1 week);
• Cleaning Van Renterghem VOF, Ganzeplas 83, Aalter voor het poetsen van het jeugdlokaal de Flabuit
• Autocarbedrijf Robby Cars, Industrielaan 11, Eeklo voor occasioneel vervoer;

Overwegende dat Speelpleinwerking JAAK intern bij de cel Jeugdwerk en welzijn onder twee noemers verdeeld wordt en als volgt zal verwijzen naar: 

• Vaste Speelpleinwerking: 
1. Speelpleinwerking op een vaste locatie voor meerdere weken; 
2. Elke locatie is 3 weken en 3 dagen open voor deelnemers; 
3. Gaat door in de maand juli in Aalter-centrum, Villa Snoeck en jeugdcentrum Kadans; 
4. Gaat door in de maand augustus in Knesselare, Jeugdlokaal Flabuit; 
• Mobiele Speelpleinwerking: 
1. Speelpleinwerking wekelijks op een andere locatie in een deelkern;
2. Gaat afwisselend door in:
• Sint-Maria-Aalter, Gemeentelijk ontmoetingscentrum;
• Lotenhulle, Gemeentelijk ontmoetingscentrum;
• Bellem, Gemeentelijk ontmoetingscentrum;
• Poeke, Gemeentelijk ontmoetingscentrum;

Overwegende dat de Vaste Speelpleinwerking en de Mobiele Speelpleinwerking op dezelfde manier worden georganiseerd zoals opgenomen in het huishoudelijk reglement Gemeentelijke vakantie-initiatieven;

Overwegende dat de raad van bestuur van vzw gemeentelijk jeugdcentrum Aalter op 21 februari 2024 de goedkeuring gaf om Kadans af te huren voor de Speelpleinwerking in juli; 

Overwegende dat volgens het huishoudelijk reglement Gemeentelijke vakantie-initiatieven artikel 6, volgende wordt gesteld in verband met inschrijven: 

• Voor de Speelpleinwerking wordt gevraagd om vooraf in te schrijven om de organisatie te optimaliseren. Kinderen schrijven in per volledige dag. De inschrijvingen worden elke donderdag voorafgaand om 14.00 u afgesloten. Kinderen kunnen nog ter plaatse inschrijven indien de plaatsen niet volzet zijn;

Overwegende dat Speelpleinwerking JAAK een laagdrempelig aanbod is en openstaat voor alle kinderen; dat de kostprijs voor één dag Speelpleinwerking 6 euro bedraagt; dat de voorinschrijvingen voor Speelpleinwerking JAAK starten op 15 april 2024 om 19.00 u; dat de inschrijvingen voor de Buitenschoolse Kinderopvang van start gaan op 27 mei 2024 om 19.00 u; dat de cel Jeugdwerk en welzijn op deze manier de toestroom en annuleringen van inschrijvingen voor de Buitenschoolse Kinderopvang probeert te beperken; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om per locatie een maximum aantal deelnemers via voorinschrijvingen vast te leggen waarvan er vijf plaatsen voorzien worden via het OCMW voor kinderen in een kwetsbare thuissituatie; dat het maximum aantal deelnemers wordt opgetrokken afhankelijk van de draagkracht van de beschikbare animatoren en zolang de accommodatie dit toestaat; dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om wekelijks 130 plaatsen te voorzien via voorinschrijvingen over de volledige organisatie van JAAK en dit als volgt vast te leggen: 

• Vaste Speelpleinwerking: 90 deelnemers,
• Mobiele Speelpleinwerking: 40 deelnemers;

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om bij meer dan 70 deelnemers voor de Vaste Speelpleinwerking in Knesselare gebruik te maken van de polyvalente ruimte van de Flabbaert bij slecht weer om de kwaliteit van de werking te garanderen; dat dit werd besproken met de cel Sport en de accommodatie onder voorbehoud wordt gereserveerd; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om de Vaste Speelpleinwerking open te stellen voor deelnemers van 3 juli 2024 tot en met 26 juli 2024 en van 5 augustus tot en met 28 augustus 2024; dat cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om de Mobiele Speelpleinwerking open te stellen voor deelnemers van 8 juli 2024 tot en met 26 juli 2024 en van 5 augustus tot en met 23 augustus 2024; dat de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen op 1 juli 2024 en 2 juli 2024 de tijd krijgen om de werking voor te bereiden, de pleinen in te kleden en nieuwe animatoren op te leiden in de werking; dat de animatoren van 29 juli 2024 tot en met 2 augustus 2024 de werking in Aalter-centrum opruimen en de werking in Knesselare opbouwen en voorbereiden; dat de animatoren op donderdag 29 augustus 2024 en vrijdag 30 augustus 2024 de werking in de Flabuit opruimen; 

Overwegende dat Speelpleinwerking JAAK open zal zijn op volgende feestdagen en collectieve sluitingsdagen van het gemeentebestuur: 11 juli 2024, 12 juli 2024 en 16 augustus 2024; dat Speelpleinwerking JAAK gesloten zal zijn op volgende feestdag: 15 augustus 2024; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om wekelijks een workshop te voorzien op maandag voormiddag en woensdag namiddag zowel op de Vaste Speelpleinwerking als de Mobiele Speelpleinwerking; dat de workshops gegeven wordt door externe instanties zodat de animatoren tijdens deze uren tijd krijgen om de activiteiten voor te bereiden; dat het gemeentebestuur niet beschikt over een raamcontract en hiervoor een prijsvraag wordt opgestart; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om een hindernissenbaan in te huren om de veertien dagen voor de Vaste Speelpleinwerking; dat de accommodaties van de Mobiele Speelpleinwerking niet voldoende voorzien zijn om een hindernissenbaan te plaatsen; dat het gemeentebestuur niet beschikt over een raamcontract en hiervoor een prijsvraag wordt opgestart;

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt een frietmobiel in te huren om de werking in juli en de werking in augustus feestelijk af te sluiten; dat het gemeentebestuur niet beschikt over een raamcontract en hiervoor een prijsvraag wordt opgestart; dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om de frietmobiel als volgt in te plannen: 

• 25 juli 2024 op de Mobiele Speelpleinwerking te Bellem;
• 26 juli 2024 op de Vaste Speelpleinwerking in Aalter-centrum;
• 23 augustus 2024 op de Mobiele Speelpleinwerking te Bellem; 
• 28 augustus 2024 op de Vaste Speelpleinwerking in Knesselare; 

Overwegende dat de Vlaamse Dienst Speelpleinwerking (VDS), Kazou vzw en Jeugddienst Don Bosco in 2017 de laatste donderdag van juli uitriepen tot Dag van de Animator; dat in 2024 Dag van de Animator doorgaat op 25 juli 2024; dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt aangezien er op 25 juli 2024 nog werking is een teambuilding te plannen op 31 juli 2024 in het kader van Dag van de Animator om de animatoren te bedanken; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om op 1 juli 2024 een startactiviteit te organiseren voor de gemeentelijke vrijwillige animatoren om de zomer op te starten en nieuwe animatoren te ontvangen en wegwijs te maken in de Speelpleinwerking; dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om op 28 augustus 2024 een slotactiviteit te organiseren voor de gemeentelijke vrijwillige animatoren om gezamenlijk de zomer af te sluiten en hen te bedanken voor hun inzet doorheen de zomer; dat er doorheen de zomer animatorenactiviteiten worden georganiseerd om in te zetten op het teamgevoel bij de gemeentelijke vrijwillige animatoren; dat de jobstudenten instaan voor de coördinatie van deze animatorenactiviteiten met uitzondering van de uitstap voor Dag van de Animator en de start- en slotactiviteit; 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om vijf jobstudenten te voorzien op de Vaste Speelpleinwerking en twee op de Mobiele Speelpleinwerking om de organisatie van de Speelpleinwerking ter plaatse op zich te nemen en hierbij de cel Jeugdwerk en welzijn grotendeels administratief en logistiek ondersteunt bij de organisatie; dat de jobstudenten worden ingezet voor de voor - en na opvang van de Speelpleinwerking waardoor de animatoren meer tijd krijgen om de werking kwalitatief voor te bereiden, te evalueren en bij te sturen waar nodig; dat de vrijwilligers bij de Speelpleinwerking kunnen doorgroeien van animator naar hoofdanimator en vervolgens jobstudent en per opstap een grotere verantwoordelijkheid dragen; dat de doorgroeimogelijkheden als animator op de Speelpleinwerking bijdragen tot de ontwikkeling van jongeren en kunnen gebruikt worden in hun toekomstige zoektocht op de arbeidsmarkt; dat tot en met 2023 de cel Jeugdwerk en welzijn slechts met twee jobstudenten voor de volledige organisatie werkte en voor de rest beroep deed op vrijwillige hoofdanimatoren; dat de cel Jeugdwerk en welzijn vaak ter plaatse moest bijspringen voor ondersteuning bij inclusie, inschrijvingen en problemen omdat één jobstudent ter plaatse dit niet alleen kon opvangen; dat vele van de hoofdanimatoren de Speelpleinwerking combineren met een vakantiejob en hierdoor heel beperkt aanwezig zijn op de Speelpleinwerking; dat de cel Jeugdwerk en welzijn met het voorstel voor meer jobstudenten de doorgroeimogelijkheden voor animatoren wil uitbreiden en hierdoor hoopt langer beroep te kunnen doen op een vaste poule van jongeren die de werkingen goed kennen; dat er binnen het team van jobstudenten een verantwoordelijke wordt aangesteld die toegang krijgt tot de backoffice van Recreatex om inschrijvingen op te volgen en de cel Jeugdwerk en welzijn hierin te ondersteunen; dat er onvoldoende budget voorzien is op de budgetsleutel GBBPERSON/0751-21/620510/BESTUUR/CBS/IP-GEEN/KP-GEEN en een budgetverschuiving nodig is;

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om Speelpleinwerking JAAK als volgt te organiseren met volgende planning voor de Vaste Speelpleinwerking: 

Overwegende dat de Jeugdwerk en welzijn voorstelt om Speelpleinwerking JAAK als volgt te organiseren met volgende planning voor de Mobiele Speelpleinwerking: 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om in de eerste week van juli geen Mobiele Speelpleinwerking te organiseren maar alle deelnemers op de Vaste Speelpleinwerking te ontvangen; dat de capaciteit van de voorinschrijvingen voor éénmalig wordt opengesteld tot 130 deelnemers op de Vaste Speelpleinwerking om het wekelijks aantal via voorinschrijven te behouden; 

Overwegende dat de openingsweken afgestemd zijn op de openingsweken van de Buitenschoolse Kinderopvang; dat deze aanvullend zijn op elkaar en er steeds een minimum aanbod voorzien wordt; dat de inschrijvingen van de Buitenschoolse Kinderopvang en Speelpleinwerking JAAK binnen de cel Jeugdwerk en welzijn voldoende worden opgevolgd en gecommuniceerd zodat beide werkingen op elkaar inspelen; dat bij een volzette accommodatie van zowel de Buitenschoolse Kinderopvang of Speelpleinwerking deelnemers doorverwezen worden naar de andere werkingen; dat de jobstudenten van Speelpleinwerking JAAK ingezet zullen worden als toezichter bij de Buitenschoolse kinderopvang tijdens rustige periodes op de pleinen als hier nood aan is;  

Overwegende dat de Mobiele Speelpleinwerking en de Vaste Speelpleinwerking in Knesselare ten alle tijde een auto ter beschikking hebben; dat de wagen nodig is om dagelijks het nodige materiaal ter plaatse te brengen; dat de aanwezige animatoren en jobstudenten vaak niet beschikken over een eigen wagen en zich niet gemakkelijk kunnen verplaatsen op onvoorziene momenten van de Speelpleinwerking naar het gemeentehuis om een dienstvoertuig op te halen; dat er in overleg met de cel Middelenbeheer en de cel Communicatie, coördinatie en IT gekeken wordt hoe dit kan worden aangepakt; dat de Vaste Speelpleinwerking in Aalter-centrum op wandelafstand zit; dat de cel Jeugdwerk en welzijn in overleg met de cel Communicatie, coördinatie en IT een planning uitwerkt waarbij de Vaste Speelpleinwerking snel een auto ter beschikking heeft indien dit nodig is; 

Overwegende dat Speelpleinwerking JAAK een stuurgroep heeft bestaande uit hoofdanimatoren, animatoren en oud animatoren met ondersteuning van de cel Jeugdwerk en welzijn; dat er binnen de stuurgroep verschillende werkgroepen zijn die samen komen op regelmatige basis en adviezen uitwerken voor de cel Jeugdwerk en welzijn rond bepaalde thema’s met betrekking tot Speelpleinwerking JAAK (inkleding, animatorenwerving,…); dat de werkgroep “inkleding” instaat voor het vastleggen van thema’s en een deel van de voorbereiding voor de zomermaanden;

Overwegende dat er een nulmeting zal uitgevoerd worden in de maand april van de lokalen voor de Vaste Speelpleinwerking in samenspraak met de cel Infrabeheer en de cel Organisatiebeheersing; dat de cel infrabeheer instaat voor het uitvoeren van de nodige herstellingen; 

Overwegende dat het jeugdcentrum Kadans, Villa Snoeck en jeugdlokaal de Flabuit gepoetst worden door de externe firma aangesteld volgens het raamcontract; dat de gemeentelijke ontmoetingscentra gebruikt door de Mobiele Speelpleinwerking wekelijks na gebruik door de vrijwillige animatoren proper worden achtergelaten; 

Overwegende dat de vrijwillige animatoren tijdens de week tijd krijgen op maandagvoormiddag en woensdagnamiddag om de werking en de activiteiten voor te bereiden; dat de termijn van minimum één week bij De Neef, Edingsesteenweg 74, Asse, te lang is voor de vrijwilligers van de gemeentelijke vakantiewerkingen om het nodige materiaal te bestellen; dat het lidmaatschap bij de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw een korting voorziet bij MateriaalMagazijn bv, De Wallekens 10, 9270 Kalken voor het aankopen van knutsel- en spelmateriaal; dat MateriaalMagazijn bv een initiatief is van Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw die knutsel- en spelmateriaal aankoopt op maat van Speelpleinwerking en jeugdkampen; dat MateriaalMagazijn bv een prijsvergelijking doet bij minstens 3 verschillende leveranciers; dat het gemeentebestuur in 2024 een lidmaatschap heeft bij Vlaamse Dienst Speelpleinwerk; dat er de mogelijkheid is om bij MateriaalMagazijn bv knutsel- en spelmateriaal de dag zelf te bestellen en op te halen in het magazijn in Kalken of te laten leveren de volgende dag; dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om knutsel- en spelmaterialen aan te kopen via MateriaalMagazijn bv;

Overwegende dat het park aan Villa Snoeck wordt afgezet met nadarhekkens zodat de doorgang naar de straat wordt verhinderd voor de kinderen en de veiligheid van de kinderen gegarandeerd kan worden; dat het park te allen tijde toegankelijk is voor personen die het park willen betreden; dat er wordt samengewerkt met cel Ruimtelijk organisatie en leefomgeving voor de inname van het openbaar domein; 

Overwegende dat er wordt samengewerkt met de cel Gebruiksbeheer en evenementen en de cel Middelenbeheer voor het leveren en plaatsen van tafels, stoelen en nadarhekkens; dat er wordt samengewerkt met cel Middelenbeheer om de Speelpleinwerking op te zetten; 

Overwegende dat er zowel voor de Vaste Speelpleinwerking als voor de Mobiele Speelpleinwerking volgende IT materialen worden voorzien en hiervoor wordt samengewerkt met cel Communicatie, coördinatie en IT: 

• Laptop voor
1. Het opvolgen van de inschrijvingen via Recreatex, 
2. Het opvolgen van de gepresteerde uren van de jobstudenten, 
3. Het bijhouden van de voorbereidingen van de activiteiten, 
4. Opmaken van een planning; 
• GSM voor de nodige communicatie met: 
1. Cel Jeugdwerk en welzijn,
2. Jobstudenten op de andere werking, 
3. Ouders,
4. Leveranciers; 

Overwegende dat er wordt samengewerkt met de cel Communicatie, coördinatie en IT voor de communicatie van het zomeraanbod 2024; dat het zomeraanbod gecommuniceerd zal worden in de TotAalter, de gemeentelijk website, een vrijetijdsoverzicht en verscheidene sociale media;

Overwegende dat het vast bureau  op 29 januari 2024 akkoord ging met de organisatie van het Babbelfestijn voor laagtaalvaardige kinderen; dat het Babbelfestijn in de zomervakantie wordt georganiseerd; dat het kamp zo dicht mogelijk aanleunt bij de start van het nieuwe schooljaar; dat het kamp ingepland staat van 19 augustus 2024 tot en met 23 augustus 2024; dat het kamp in de voormiddag zal doorgaan op een vaste plaats; dat er in de namiddag zal deelgenomen worden aan het lokale vrijetijdsaanbod, dit kan onder andere door een bezoek te brengen aan de Speelpleinwerking; dat het inschrijvingsgeld ten laste valt van het OCMW en niet ten laste van de deelnemers; dat het de bedoeling is dat de kinderen op bezoek gaan bij een bepaalde activiteit en op dat moment ook deelnemen; dat de vrijwilligers betrokken bij het Babbelfestijn ook in de namiddag aanwezig zullen zijn en de kinderen mee gaan begeleiden; dat hiervoor samengewerkt wordt met de cel Individuele sociale hulpverlening en de Katrol;