Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2024;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 18 maart 2024 - vast bureau

Maandag 25 maart 2024 - vast bureau

Maandag 1 april 2024 - geen vast bureau

Maandag 8 april 2024 - vast bureau & raad voor maatschappelijk welzijn

Maandag 15 april 2024 - vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2024;

Overwegende dat de planning van de zittingen opgemaakt is tot eind augustus 2024;

Overwegende dat voorgesteld wordt om de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn in juli te laten doorgaan op 1 juli 2024 ipv op 8 juli 2024 en de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn in september 2024 te laten doorgaan op 9 september 2024;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen 2024 L58 tot en met 2024 L59;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025;

Gelet op de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

Gelet op het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer;

Gelet op het protocol van 31 januari 2024 voor de wederzijdse elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Vlaams gewest (in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen), gemeenten en OCMW’s in het kader van de Vlaamse huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen;

Gelet op het advies van de DPO; 

Overwegende dat voor het beheer van de opvangplaatsen van tijdelijke ontheemden uit Oekraïne het gemeentebestuur en OCMW (verplicht) met de Vlaamse huisvestingstool werken; dat in deze tool persoonsgegevens worden verwerkt, voornamelijk adresgegevens van de locaties waar tijdelijk ontheemden worden opgevangen, contactgegevens van de aanbieder van de locaties en gegevens van de gemeentelijk coördinator;

Overwegende dat  Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (W-Vl) als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“GEB” of data protection impact assessment “DPIA”) hebben laten uitvoeren; dat rekening houdend met de persoonsgegevens die verwerkt worden in de tool, een protocol noodzakelijk was tussen deze partijen en het lokaal bestuur om conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming te handelen; dat dit protocol voor de wederzijdse elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Vlaams gewest (in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen), gemeenten en OCMW’s in het kader van de Vlaamse huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen werd afgesloten op 31 januari 2024; dat het protocol met terugwerkende kracht in werking treedt vanaf het begin van de subsidiëring van de opvangplaatsen voor Oekraïense ontheemden op 14 maart 2022;

Overwegende dat in het protocol de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van de persoonsgegevens, bestaande uit twee gegevensstromen (Gegevensstroom 1 en 2) tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur, worden uiteengezet; dat gegevensstroom 1 de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit de tool naar het lokaal bestuur betreft; dat deze gegevens afkomstig zijn van de aanmeldingen op het portaal van de tool; dat gegevensstroom 2 de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit het lokaal bestuur naar de tool betreft; 

Overwegende dat ABB nu vraagt aan de lokale besturen om een verklaring voor akkoord bij het protocol van 31 januari 2024 goed te keuren en te ondertekenen waarbij de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken Vlaams gewest ((in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen) en gemeentebestuur en OCMW Aalter als aparte rechtspersonen akkoord gaan met de inhoud van het protocol; dat de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zich ertoe verbinden het lokaal bestuur op de hoogte te stellen van elke wijziging aan het protocol en hiervoor een nieuwe verklaring voor akkoord voor te leggen;