2024_VB_00103 - Beslissing van het vast bureau betreffende de goedkeuring van het Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne

Gelet op de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

Gelet op het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer;

Gelet op het protocol van 31 januari 2024 voor de wederzijdse elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Vlaams gewest (in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen), gemeenten en OCMW’s in het kader van de Vlaamse huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen;

Gelet op het advies van de DPO; 

Overwegende dat voor het beheer van de opvangplaatsen van tijdelijke ontheemden uit Oekraïne het gemeentebestuur en OCMW (verplicht) met de Vlaamse huisvestingstool werken; dat in deze tool persoonsgegevens worden verwerkt, voornamelijk adresgegevens van de locaties waar tijdelijk ontheemden worden opgevangen, contactgegevens van de aanbieder van de locaties en gegevens van de gemeentelijk coördinator;

Overwegende dat  Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB) en Wonen in Vlaanderen (W-Vl) als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (“GEB” of data protection impact assessment “DPIA”) hebben laten uitvoeren; dat rekening houdend met de persoonsgegevens die verwerkt worden in de tool, een protocol noodzakelijk was tussen deze partijen en het lokaal bestuur om conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming te handelen; dat dit protocol voor de wederzijdse elektronische uitwisseling van persoonsgegevens tussen het Vlaams gewest (in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen), gemeenten en OCMW’s in het kader van de Vlaamse huisvestingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen werd afgesloten op 31 januari 2024; dat het protocol met terugwerkende kracht in werking treedt vanaf het begin van de subsidiëring van de opvangplaatsen voor Oekraïense ontheemden op 14 maart 2022;

Overwegende dat in het protocol de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van de persoonsgegevens, bestaande uit twee gegevensstromen (Gegevensstroom 1 en 2) tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur, worden uiteengezet; dat gegevensstroom 1 de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit de tool naar het lokaal bestuur betreft; dat deze gegevens afkomstig zijn van de aanmeldingen op het portaal van de tool; dat gegevensstroom 2 de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit het lokaal bestuur naar de tool betreft; 

Overwegende dat ABB nu vraagt aan de lokale besturen om een verklaring voor akkoord bij het protocol van 31 januari 2024 goed te keuren en te ondertekenen waarbij de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken Vlaams gewest ((in casu de agentschappen ABB en Wonen in Vlaanderen) en gemeentebestuur en OCMW Aalter als aparte rechtspersonen akkoord gaan met de inhoud van het protocol; dat de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zich ertoe verbinden het lokaal bestuur op de hoogte te stellen van elke wijziging aan het protocol en hiervoor een nieuwe verklaring voor akkoord voor te leggen;