2024_GR_00036 - Vzw Vrienden van het Drongengoed. Aanpassing samenwerkingsovereenkomst en uitbetaling saldo nominatieve subsidie 2023. Goedkeuring.

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen; 

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 225 §3 betreffende de criteria die bepalen of vermoed wordt dat een rechtspersoon met welbepaalde taken van gemeentelijk belang belast is; 

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van de nominatieve subsidie voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 27 maart 2023 betreffende de goedkeuring van de lijst van de nominatieve subsidies 2023/1;

Gelet op de collegebeslissing van 27 februari 2023 betreffende de uitbetaling van de nominatieve subsidie 2022 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op de collegebeslissing van 27 februari 2023 betreffende de aanvraag van de nominatieve subsidie 2023 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op de collegebeslissing van 7 augustus 2023 betreffende de evaluatie van de nominatieve subsidie 2023 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op de collegebeslissing van 15 januari 2024 betreffende de uitbetaling van de nominatieve subsidie 2023 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op actie 1538: Uitwerken van toeristische promotionele initiatieven zoals opgenomen in de meerjarenplanning 2024/1 2020-2025 van het lokaal bestuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2023;

Gelet op de samenwerkingsovereenkomst 2022-2025 tussen lokaal bestuur Aalter en de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Overwegende dat de jaarlijkse gemeentelijke dotatie wordt berekend aan de hand van 4 cumulatieve thema's, met name: tegemoetkoming voor het organiseren van events, tegemoetkoming voor het onderhouden van het domein, tegemoetkoming voor overheadkosten en tenslotte een tegemoetkoming voor het organiseren van een toeristisch onthaal; 

Overwegende dat het totale geraamde subsidiebedrag, op basis van de samenwerkingsovereenkomst, 15.323,35 euro bedraagt; als volgt onderverdeeld:

• Werkingsbudget voor publieksactiviteiten: 2.500 euro;
• Onderhoud kruidentuin (hagen): 1.508,35 euro;
• Onderhoud kruidentuin (paden en perken): 1.875,00 euro;
• Toeristisch onthaal: 5.740,00 euro;
• Overheadkost kruidentuin: 1.200 euro;
• Overheadkost toeristisch onthaal: 2.500 euro.

Overwegende dat, op basis van de evaluatievergadering van 25 mei 2023 i.v.m. de nominatieve subsidie voor de vzw Vrienden van het Drongengoed, het college van burgemeester en schepenen voorstelde om het geraamd budget voor het subsidieluik van toeristisch onthaal van 5.740 euro te herleiden naar 4.230 euro en het geraamd budget voor het subsidieluik overheadkosten infokantoor op te trekken tot 5.000 euro i.p.v. 2.500 euro; dat deze verschuiving bijgevolg een stijging van 990 euro van het totaal voorziene subsidiebedrag impliceert, meer concreet 16.313,35 euro i.p.v. 15.323,35 euro; dat deze aanpassing in de budgetten van de gemeentelijke meerjarenplanning voorzien werd; dat hier tevens een aanpassing van de samenwerkingsovereenkomst noodzakelijk is;

Overwegende dat voor het jaar 2023 aan de vzw Vrienden van het Drongengoed een nominatieve subsidie gegeven kan worden mits voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

• missie: de vzw Vrienden van het Drongengoed voert een taak uit die waardevol is voor de inwoners maar geen taak van gemeentelijk belang is die door het lokaal bestuur zelf dient uitgevoerd te worden;
• structuur: de vereniging is een rechtsgeldige vzw en probeert zelf ook structurele inkomsten te genereren en rapporteert hierover aan het lokaal bestuur;
• financiering: het lokaal bestuur kent aan vzw Vrienden van het Drongengoed een dotatie als nominatieve subsidie toe, berekend op basis van de verrichte werkzaamheden (onderhoud kruidentuin en organisatie toeristisch onthaal) en georganiseerde activiteiten; de vzw zal hier tegen uiterlijk 15 december 2023 over rapporteren aan het lokaal bestuur via een jaarverslag dat minstens een overzicht geeft van de inkomsten en uitgaven, voorwaarden, parameters en gegevens zoals hierboven vermeld;
• organisatie: de vzw sluit de noodzakelijke verzekeringen af voor het gebouwenbeheer, voor de vrijwilligers, voor het inrichten van de activiteiten en staat zelf in voor het organiseren ervan van de activiteiten en het uitbetalen van de vrijwilligers, rekening houdend met de toepasselijke wetgeving.

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed de betaling als volgt kan aanvragen: een eerste voorschot in januari 2023, een tweede voorschot in april 2023 en het saldo van de subsidie in december 2023 aan de hand van de bewijsstukken hiertoe (jaarrapport 2023); dat de vzw Vrienden van het Drongengoed, op basis van de bepalingen opgenomen in artikel 6 van de samenwerkingsovereenkomst, maximaal twee voorschotten kan aanvragen; dat het voorschot maximaal 1/3 van de totaal voorziene jaarlijkse subsidie kan bedragen; dat de vereniging deze voorschotten aanvroeg en dat deze voorschotten tevens uitbetaald werden;

Overwegende dat, op basis van artikel 7 van de samenwerkingsovereenkomst, de uitbetaling van het saldo van de subsidie gebeurt na controle van het ingediende jaarrapport (inhoudelijke en financiële verantwoording), samen met een ingevuld formulier 'DS903 Nominatieve toelage';

Overwegende dat het ingediende jaarrapport van de vereniging op 9 januari 2024 volledig was; dat het jaarrapport een jaarverslag die de werking toelicht en de nodige stavingsstukken bevatte, zoals vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst;

Overwegende dat de vereniging volgende gemaakte kosten en prestaties rapporteerde:

• Overheadkosten kruidentuin: facturen en betaalbewijzen voor een totaal bedrag van 4.209,46 euro (maximaal voorzien subsidiebedrag: 1.200 euro);
• Overheadkosten infokantoor: facturen en betaalbewijzen voor een totaal bedrag van 3.123,62 euro (maximaal voorzien subsidiebedrag: 5.000 euro);
• Publieksactiviteiten: 2 publiekswandelingen met een duurtijd van een halve dag, één activiteit met een duurtijd van een halve dag, 2 activiteiten met een duurtijd van één dag, vijf activiteiten die over meerdere dagen gespreid waren, 10 workshops die één of meerdere dagen duurden voor een totaal bedrag van 4.475 euro (maximaal voorzien subsidiebedrag: 2.500 euro);
• Onderhoud kruidentuin (hagen, paden en perken): 3.383,35 euro (= het maximaal voorzien subsidiebedrag);
• Toeristisch onthaal: 104 geopende dagen x 40,67 euro/dag: 4.230 euro (= het maximaal voorzien subsidiebedrag, rekening houdende met 104 weekenddagen). 

Overwegende dat aan de vereniging reeds twee voorschotten van het totaal voorziene subsidiebedrag werden uitbetaald, telkens ter waarde van 5.085 euro; dat bijgevolg tot op heden reeds 10.170 euro van het totaal voorziene subsidiebedrag uitbetaald werd;

Overwegende dat de kruidentuin in 2023 onvoorzien getroffen werd door de buxusmot en ander ongedierte; dat alle haagplanten bijgevolg opnieuw aangekocht en aangeplant dienden te worden; dat dit een uitzonderlijke verhoging van de gemaakte overheadkosten voor de kruidentuin impliceert; dat de totale overheadkosten voor de kruidentuin 4.209,46 euro bedragen; dat voor dit onderdeel 1.200 euro voorzien is binnen de samenwerkingsovereenkomst; dat de vzw Vrienden van het Drongengoed binnen deze kostenpost een éénmalige tegemoetkoming van 2.000 euro aanvraagt; dat voorgesteld wordt deze aanvraag goed te keuren, o.a. gezien de uit te betalen overheadkost voor toeristisch onthaal 1.876,38 euro lager is dan geraamd; dat de totale uitbetaalde nominatieve subsidie voor 2023 bijgevolg 16.436,97 euro zal bedragen, tegenover het totale geraamde jaarlijkse subsidiebedrag van 16.313,35 euro voorzien in de aangepaste samenwerkingsovereenkomst; dat dit bedrag binnen het budget valt dat voorzien werd in de gemeentelijke meerjarenplanning;

Overwegende dat na controle van het jaarrapport en de verrekening van de uitbetaalde voorschotten blijkt dat een totaal resterend saldo van 6.266,97 euro uitbetaald kan worden, als volgt onderverdeeld:

• Overheadkosten kruidentuin: 2.400 euro;
• Overheadkosten infokantoor: 1.463,62 euro;
• Publieksactiviteiten: 840 euro;
• Onderhoud kruidentuin (hagen, paden en perken): 1.133,35 euro;
• Toeristisch onthaal: 430 euro;

Overwegende dat voorgesteld wordt het saldo van 6.266,97 euro van de toegekende nominatieve subsidie uit te betalen voor het werkingsjaar 2023 aan de vzw Vrienden van het Drongengoed;