2024_CBS_01356 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van Kleuter- en Kinderwerking en een familievoorstelling tijdens de herfstvakantie 2024

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 12 juni 2023 betreffende de aanpassing van het Huishoudelijk reglement Gemeentelijke vakantie-initiatieven; 

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020 – 2025 2024/1, meer bepaald: 

• actie 1073: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur: workshop, optredens, theater,… met als doelstelling: Stimuleren van kinderen en jongeren om aan jeugdcultuur te doen door een aanbod uit te werken bestaande uit: workshops, optredens, theatervoorstellingen,… georganiseerd door de cel Jeugdwerk en welzijn. En het jeugdwerk ondersteunen, stimuleren of faciliteren als actieve partner in lokale samenwerkingsverbanden tussen onderwijs, welzijn, cultuur en jeugd;
• actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie, met als doelstelling: Organisatie van activiteiten tijdens alle kleine schoolvakanties (niet tijdens de zomervakantie) voor kinderen vanaf vier tot en met twaalf jaar. Om een goede groepssfeer binnen de animatorenploeg te behouden, worden geregeld activiteiten georganiseerd. Concreet wil de gemeente hiermee voorzien in een eigen jeugdwerkaanbod;
• actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren, met als doelstelling: Onkostenvergoeding voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen. De vergoeding wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen aan de hand van de maximale onkostenvergoeding die jaarlijks wordt geïndexeerd;

Overwegende dat de herfstvakantie loopt van 28 oktober 2024 tot en met 3 november 2024; dat de gemeentelijke diensten gesloten zijn op 1 november 2024;

Overwegende dat het gemeentebestuur een raamcontract heeft bij:

• Unic Aalter BVBA, Gentsestraat 61, Izegem, voor het aankopen van versnaperingen,
• Hubo Aalter, Groendreef 2/4, Aalter, voor het aankopen van groot spel- en knutselmateriaal,
• De Neef, Edingsesteenweg 74, Asse, voor het leveren van teken- en knutselmateriaal (levertermijn van minimum 1 week); 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om de herfstvakantie 2024 als volgt in te plannen: 

Overwegende dat er op 30 oktober 2024 een Lochtink: “How to Pumpkin carving “staat ingepland; 

Overwegende dat er voorgesteld wordt om op 28 oktober 2024 een theatervoorstelling te organiseren vanaf 14 uur met als focusgroep 6 tot 10 jarigen; dat er 100 plaatsen beschikbaar zijn voor de voorstelling; dat de voorstelling gepromoot wordt als familievoorstelling en kinderen onder begeleiding van een volwassene kunnen deelnemen; dat de voorstelling gratis is; dat reserveren verplicht is en mogelijk via een digitaal loket op de gemeentelijke website; dat de inschrijvingen lopen vanaf 9 september 2024 19.00 u tot en met 24 oktober 2024 14.00 u;

Overwegende dat er voor de theatervoorstelling op maandag 28 oktober 2024 samengewerkt wordt met de cel Gebruiksbeheer en evenementen; 

Overwegende dat de Kleuter- en Kinderwerking op 29 oktober 2024 en 31 oktober 2024 als volgt georganiseerd wordt: 

• De activiteiten gaan door van 9.00 u tot 16.00 u,
• Inschrijven is verplicht en mogelijk via de gemeentelijke webshop, Recreatex,
• Inschrijvingen lopen van 9 september 2024 19.00 u tot en met 24 oktober 2024 14.00 u,
• Er worden 25 plaatsen per dag voorzien waarvan twee plaatsen via het OCMW voor kinderen in een kwetsbare thuissituatie;

Overwegende dat de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerking instaan voor de organisatie van activiteiten op 29 oktober 2024 en 31 oktober 2024; dat de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerking op 28 oktober 2024 en 30 oktober 2024 de tijd krijgen om de activiteiten voor te bereiden; dat er een oproep wordt gedaan bij de vrijwilligers om de activiteiten al voor de herfstvakantie voor te bereiden; dat de vrijwillige animatoren ook vergoed worden voor de voorbereidingstijd buiten de herfstvakantie; dat er voor het onthaal van de toeschouwers voor de theatervoorstelling op 28 oktober 2024 beroep wordt gedaan op de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerking; 

Overwegende dat de termijn van minimum één week bij De Neef, Edingsesteenweg 74, Asse, te lang is voor de vrijwilligers van de gemeentelijke vakantiewerkingen om het nodige materiaal te bestellen; dat het lidmaatschap bij de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw een korting voorziet bij MateriaalMagazijn bv, De Wallekens 10, 9270 Kalken voor het aankopen van knutsel- en spelmateriaal; dat MateriaalMagazijn bv een initiatief is van Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw die knutsel- en spelmateriaal aankoopt op maat van Speelpleinwerking en jeugdkampen; dat MateriaalMagazijn bv een prijsvergelijking doet bij minstens 3 verschillende leveranciers;  dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om spel- en knutselmateriaal aan te kopen bij Materiaal Magazijn , De Wallekens 10, 9270 Kalken;

Overwegende dat het aanbod gecommuniceerd wordt via TotAalter, het vrijetijdsoverzicht, de gemeentelijke website en verscheidende sociale media; dat hiervoor samengewerkt wordt met de cel Communicatie, coördinatie en IT; 

Overwegende dat de kosten die gepaard gaan met de organisatie van de theatervoorstelling betaald worden met de middelen beschikbaar op actie 1073: Organiseren van acties ter bevordering van jeugdcultuur: workshops, optredens, theater,..; 

Overwegende dat de kosten die gepaard gaan met de organisatie van de Kleuter- en kinderwerking op 29 en 31 oktober 2024 betaald zullen worden met de middelen beschikbaar op actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie;

Overwegende dat de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen vergoed worden met de middelen beschikbaar op actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren;