2024_CBS_01358 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van Kleuter- en Kinderwerking tijdens de kerstvakantie 2024

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 21 november 2022 houdende de goedkeuring van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen, meer bepaald hoofdstuk 4 artikel 114 waarin de bepalingen opgenomen staan voor activiteiten 'in samenwerking met het lokaal bestuur”; dat activiteiten in samenwerking met het lokaal bestuur te beschouwen zijn als activiteiten waarbij:

1. het lokaal bestuur het initiatief neemt en bijgevolg optreedt als organisator/communicator van de activiteit;
2. het lokaal bestuur verantwoordelijk is voor de inhoud en het verdere verloop van de activiteit(en);
3. het lokaal bestuur beroep kan doen op een klantencategorie, zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, om een inhoudelijke meerwaarde te creëren. Met deze klantencategorie wordt altijd een afsprakennota vastgelegd;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020 – 2025 2024/1, meer bepaald: 

• actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie, met als doelstelling: Organisatie van activiteiten tijdens alle kleine schoolvakanties (niet tijdens de zomervakantie) voor kinderen vanaf vier tot en met twaalf jaar. Om een goede groepssfeer binnen de animatorenploeg te behouden, worden geregeld activiteiten georganiseerd. Concreet wil de gemeente hiermee voorzien in een eigen jeugdwerkaanbod;
• actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren, met als doelstelling: Onkostenvergoeding voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen. De vergoeding wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen aan de hand van de maximale onkostenvergoeding die jaarlijks wordt geïndexeerd;

Overwegende dat de kerstvakantie loopt van 23 december 2024 tot en met 5 januari 2025; dat de gemeentelijke diensten gesloten zijn op 24 december 2024 in de namiddag, 25 december 2024, 26 december 2024, 31 december 2024 in de namiddag, 1 en 2 januari 2025;                                  

Overwegende dat het gemeentebestuur een raamcontract heeft bij:

• Unic Aalter BVBA, Gentsestraat 61, Izegem, voor het aankopen van versnaperingen,
• Hubo Aalter, Groendreef 2/4, Aalter, voor het aankopen van groot spel- en knutselmateriaal,
• De Neef, Edingsesteenweg 74, Asse, voor het leveren van teken- en knutselmateriaal (levertermijn van minimum 1 week); 

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om de kerstvakantie 2024 als volgt in te plannen: 

Overwegende dat de Kleuter- en kinderwerking op dinsdag 24 december 2024 en dinsdag 31 december 2024 open is tot 12.30 u; dat dit kerst- en oudejaarsavond zijn; dat de Buitenschoolse Kinderopvang geopend is tot 12.30 u;

Overwegende dat de Kleuter- en Kinderwerking als volgt georganiseerd wordt: 

• De activiteiten gaan door van 9.00 u tot 16.00 u, met uitzondering van 24 december 2024 en 31 december 2024;
• Inschrijven is verplicht en mogelijk via de gemeentelijke webshop, Recreatex;
• Inschrijvingen lopen van 9 september 2024 19.00 u tot en met 19 december 2024 14.00 u;
• Er worden 25 plaatsen per dag voorzien waarvan twee plaatsen via het OCMW voor kinderen in een kwetsbare thuissituatie;

Overwegende dat de termijn van minimum één week bij De Neef, Edingsesteenweg 74, Asse, te lang is voor de vrijwilligers van de gemeentelijke vakantiewerkingen om het nodige materiaal te bestellen; dat het lidmaatschap bij de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw een korting voorziet bij MateriaalMagazijn bv, De Wallekens 10, 9270 Kalken voor het aankopen van knutsel- en spelmateriaal; dat MateriaalMagazijn bv een initiatief is van Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw die knutsel- en spelmateriaal aankoopt op maat van Speelpleinwerking en jeugdkampen; dat MateriaalMagazijn bv een prijsvergelijking doet bij minstens 3 verschillende leveranciers; dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om spel- en knutselmateriaal aan te kopen bij MateriaalMagazijn, De Wallekens 10, 9270 Kalken;

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om samen te werken met de erkende Aalterse jeugdverenigingen en jeugdbewegingen (C1/3/1) voor de organisatie van de Kleuter- en kinderwerking; dat er een oproep tot samenwerken gelanceerd wordt bij onderstaande verenigingen aangezien hun dagelijkse werking bestaat uit het organiseren van activiteiten en kampen voor kinderen onder de twaalf jaar; 

• Chiro Ierlinck,
• Chiro Kierewiet,
• Jeugd Rode Kruis Aalter,
• JNM Poekebeek,
• Jokri Aalter,
• KLJ Ursel,
• KSA Aalter,
• KSA Lotenhulle Poeke Jongens,
• KSA Lotenhulle Poeke Meisjes,
• Scouts De Witte Kaproenen,
• Scouts ’t Hoekske,
• Kamp Content;

Overwegende dat de cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om de samenwerking met erkende Aalterse jeugdverenigingen en jeugdbewegingen (C1/3/1) voor de Kleuter- en kinderwerking als volgt te organiseren: 

• De vereniging staat in voor de voorbereiding en organisatie van de activiteit;
• De vereniging kan er voor kiezen om een activiteit te voorzien: 
1. Op 23, 24, 30 en 31 december 2024 voor kinderen van 4 tot 6 jaar,
2. Op 27 december 2024 en 3 januari 2025 voor kinderen van 7 tot 12 jaar,
3. Voor alle dagen en leeftijdsgroepen; 
• De cel Jeugdwerk en welzijn koopt het nodige materiaal aan voor de activiteit met een maximum bedrag van 125 euro per vereniging;
• De vereniging bereidt de activiteit voor buiten de uren van de activiteit en bezorgt de cel Jeugdwerk en welzijn een draaiboek vóór 9 december 2024 met daarbij een materiaallijst te voorzien door de cel Jeugdwerk en welzijn; 
• De begeleiding van de activiteit dient zich te registreren als vrijwilliger van de gemeentelijke vakantiewerking en wordt ook vergoed volgens het reglement onkostenvergoeding vrijwillige animator gemeentelijke vakantiewerkingen goedgekeurd door de gemeenteraad op 9 maart 2020,
• De inschrijvingen gebeuren via de gemeentelijke webshop, Recreatex en de retributies van zes euro per deelnemer worden geïnd door het gemeentebestuur; 
• Het aanbod van de vereniging wordt gepromoot via de gemeentelijke communicatiemiddelen; 
• De vereniging kan intekenen voor de samenwerking tot 14 oktober 2024;

Overwegende dat voor de samenwerking met de erkende Aalterse jeugdverenigingen en jeugdbewegingen (C1/3/1) volgens de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen, meer bepaald hoofdstuk 4 artikel 114, een afsprakennota wordt opgesteld; 

Overwegende dat het gemeentebestuur Aalter volgende inbrengt

• Ter beschikking stellen van speel- en spelmateriaal van Speelpleinwerking JAAK, 
• Het aankopen van het nodige materiaal voor de activiteit met een maximumbedrag van 125 euro, 
• Voorzien van een accommodatie voor de organisatie van de Kleuter- en Kinderwerking (Jeugdcentrum Kadans, Stationsstraat 71, Aalter), 
• De begeleiding tijdens de activiteit te registreren als vrijwillige animatoren gemeentelijke vakantiewerkingen en te vergoeden volgens het reglement onkostenvergoeding vrijwillige animator gemeentelijke vakantiewerkingen goedgekeurd door de gemeenteraad op 9 maart 2020,
• Opvolgen van de inschrijvingen en annuleringen via de gemeentelijke webshop, Recreatex en bezorgt dit ten laatste op vrijdag 20 december 2024 aan de vereniging, 
• De retributies van 6 euro per deelnemer te innen,
• De deelnemers te verzekeren voor Burgerlijke Aansprakelijkheid en Lichamelijke Schade ten gevolge van een ongeval,
• De activiteit te promoten via de bestaande gemeentelijke communicatiekanalen;

Overwegende dat de erkende Aalterse jeugdverenigingen en jeugdbewegingen (C1/3/1) het volgende inbrengen: 

• Voorzien van activiteiten van en ter beschikking stellen van begeleiders tijdens de activiteiten:
1. 23 december 2024  (09.00 u – 16.00 u)
2. 24 december 2024  (09.00 u - 12.30 u)
3. 27 december 2024 (09.00 u – 16.00 u)
4. 30 december 2024 (09.00 u – 16.00 u)
5. 31 december 2024 (09.00 u – 12.30 u)
6. 3 januari 2025 (09.00 u – 16.00 u)

• Bezorgen van een uitgebreid draaiboek met daarin uitleg over de spelen, dagschema’s en nodige materiaal en dit tegen 9 december 2024, 
• Ter beschikking stellen van begeleiders tijdens de activiteiten van 8.00 u tot 16.30;

Overwegende dat de kosten die gepaard gaan met de organisatie van de Kleuter- en kinderwerking tijdens de kerstvakantie betaald zullen worden met de middelen beschikbaar op actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie;

Overwegende dat de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen vergoed worden met de middelen beschikbaar op actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren;