2024_CBS_01318 - Collegebeslissing betreffende de aanvraag van de nominatieve subsidie 2024 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed

Gelet op de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen; 

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 225 §3 betreffende de criteria die bepalen of vermoed wordt dat een rechtspersoon met welbepaalde taken van gemeentelijk belang belast is; 

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 20 december 2021 betreffende de goedkeuring van de nominatieve subsidie voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 11 maart 2024 betreffende de goedkeuring van de aangepaste samenwerkingsovereenkomst en de uitbetaling van het saldo van de nominatieve subsidie 2023 voor de vzw Vrienden van het Drongengoed;

Gelet op actie 1538: Uitwerken van toeristische promotionele initiatieven zoals opgenomen in de meerjarenplanning 2024/1 2020-2025 van het lokaal bestuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18 december 2023;

Gelet op de samenwerkingsovereenkomst 2023-2025 tussen lokaal bestuur Aalter en de Vrienden van het Drongengoed vzw;

Overwegende dat de jaarlijkse gemeentelijke dotatie voor de vzw Vrienden van het Drongengoed wordt berekend aan de hand van 4 cumulatieve thema's, met name: tegemoetkoming voor het organiseren van events, tegemoetkoming voor het onderhouden van het domein, tegemoetkoming voor overheadkosten en tenslotte een tegemoetkoming voor het organiseren van een onthaal; 

Overwegende dat het totale geraamde subsidiebedrag 16.313,35 euro bedraagt; als volgt onderverdeeld:

• Werkingsbudget voor publieksactiviteiten: 2.500 euro;
• Onderhoud kruidentuin (hagen): 1.508,35 euro;
• Onderhoud kruidentuin (paden en perken): 1.875,00 euro;
• Toeristisch onthaal: 4.230,00 euro;
• Overheadkost kruidentuin: 1.200 euro;
• Overheadkost toeristisch onthaal: 5.000 euro.

Overwegende dat voor het jaar 2024 aan de vzw Vrienden van het Drongengoed een nominatieve subsidie gegeven kan worden mits voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

• missie: de vzw Vrienden van het Drongengoed voert een taak uit die waardevol is voor de inwoners maar geen taak van gemeentelijk belang is die door het lokaal bestuur zelf dient uitgevoerd te worden;
• structuur: de vereniging is een rechtsgeldige vzw en probeert zelf ook structurele inkomsten te genereren en rapporteert hierover aan het lokaal bestuur;
• financiering: het lokaal bestuur kent aan vzw Vrienden van het Drongengoed een dotatie als nominatieve subsidie toe, berekend op basis van de verrichte werkzaamheden (onderhoud kruidentuin en organisatie toeristisch onthaal) en georganiseerde activiteiten; de vzw zal hier tegen uiterlijk 15 december 2024 over rapporteren aan het lokaal bestuur via een jaarverslag dat minstens een overzicht geeft van de inkomsten en uitgaven, voorwaarden, parameters en gegevens zoals hierboven vermeld;
• organisatie: de vzw sluit de noodzakelijke verzekeringen af voor het gebouwenbeheer, voor de vrijwilligers, voor het inrichten van de activiteiten en staat zelf in voor het organiseren ervan van de activiteiten en het uitbetalen van de vrijwilligers, rekening houdend met de toepasselijke wetgeving.

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed de betaling als volgt kan aanvragen: een eerste voorschot in januari 2024, een tweede voorschot in april 2024 en het saldo van de subsidie in december 2024 aan de hand van de bewijsstukken hiertoe (jaarrapport 2024); 

Overwegende dat de vereniging Vrienden van het Drongengoed, op basis van de bepalingen opgenomen in artikel 6 van de samenwerkingsovereenkomst, maximaal twee voorschotten kan aanvragen; dat deze aanvraag telkens aan de hand van een ingevuld formulier 'DS903 Nominatieve toelage' dient te gebeuren; dat het voorschot maximaal 1/3 van de totaal voorziene jaarlijkse subsidie kan bedragen;

Overwegende dat de vereniging een jaarrapport indiende, dat op 9 januari 2024 volledig verklaard werd; dat het jaarrapport een jaarverslag die de werking toelicht en de nodige stavingsstukken bevatte, zoals vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst; dat de samenwerking met de vzw Vrienden van het Drongengoed voor het werkingsjaar tijdens een evaluatievergadering op 9 november 2023 positief geëvalueerd werd;

Overwegende dat de vzw Vrienden van het Drongengoed opnieuw de nominatieve subsidie voor 2024 aanvroeg aan de hand van de correcte formulieren en bijlagen; dat voorgesteld wordt om deze subsidie en gevraagd voorschot van 5.437,78 euro goed te keuren, gezien de positieve evaluatie van de samenwerking in 2023;