Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2024;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 15 april 2024 - vast bureau

Maandag 22 april 2024 - vast bureau

Maandag 29 april 2024 - vast bureau

Maandag 6 mei 2024 - vast bureau

Maandag 13 mei 2024 - vast bureau - raad voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen 2024 L79, 2024 L83 en 2024 L95;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbon BB/O/2024/74 -  BB/O/2024/81;

Gelet op de jaarlijkse subsidieoproep "tewerkstellingsprojecten voor lokale besturen" van Provincie Oost-Vlaanderen; dat deze subsidie (samenwerkingsverbanden tussen) lokale besturen die investeren in de doorstroom van personen met een afstand tot de arbeidsmarkt naar duurzame tewerkstelling wil ondersteunen; dat de subsidie zich specifiek richt op projecten die de doorstroom naar betaalde arbeid als finaliteit voorop stellen;

Overwegende dat de Welzijnsband Meetjesland in 2023 een nieuw dossier heeft ingediend met als naam 'Shop'nJob'; dat de Welzijnsband Meetjesland voor de duurtijd van het project (1 januari 2024 tot met 31 december 2025) een subsidie van 34.470 euro toegekend kreeg voor volgende projectactiviteiten: matchmakingeditie Jobroad, job- en taalcoaching, workshop gericht aan toeleiders, innovatief spel tussen retailwerkgever en kandidaat in plaats van een klassiek sollicitatiegesprek, prospectie van retailbedrijven, leren fietsen voor volwassenen en de aankoop van fietsen;

Overwegende dat Jobroad, de Welzijnsband Meetjesland, I-Diverso en Provincie Oost-Vlaanderen als partners de handen in elkaar slaan om samen werk te maken van een inclusieve werkvloer; dat men met het concept Shop'nJob werkgevers uit de retailsector laat kennismaken met mensen met de verkoopsector als jobdoelwit; dat bij de screeningsgesprekken vooral gefocust wordt op soft skills en motivatie; dat tijdens de projectweek het klassieke sollicitatiegesprek vervangen wordt door een innovatief sollicitatiespel onder leiding van I-Diverso; dat de screeningsgesprekken en de projectweek in Aalter, Eeklo en Zelzate zullen georganiseerd worden; dat de screeningsgesprekken in Aalter zullen doorgaan op 6 mei 2024 in Arta'A; dat de projectweek in Aalter zal doorgaan op 14 mei 2024 in Arta'A;

Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, artikelen 1 en 57§1;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur van Aalter van 15 juli 2004 tot het oprichten van de vereniging “Welzijnsband Meetjesland” in toepassing van de bepalingen van hoofdstuk XII van de organieke wet betreffende de OCMW’s dd. 08.07.1976, en tot goedkeuring van de statuten; 

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van prefusiebestuur van Aalter van 17 maart 2005 betreffende de participatie in volgende dienstverlening van de vereniging: samenwerking op het vlak van veiligheidsconsulent Kruispuntbank Sociale Zekerheid, op het vlak van kwaliteitszorg, en in de dienst juridische informatie en advies, de dienst schuldbemiddeling, en de dienst collectieve schuldenregeling;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 september 2019 betreffende de positieve evaluatie en de verderzetting van de werking van de welzijnsvereniging Welzijnsband Meetjesland;

Gelet op de beslissing van de raad van bestuur van de Welzijnsband Meetjesland van 10 november 2023 betreffende het aanstellen van een interim manager voor de vervanging van de algemeen directeur van de Welzijnsband Meetjesland;

Gelet van de beslissing van het vast bureau van 4 december 2023 betreffende de aanstelling van een interim manager voor de Welzijnsband Meetjesland; 

Overwegende dat de Welzijnsband Meetjesland een kostendelende organisatie is; dat OCMW Aalter verschillende diensten afneemt van de Welzijnsband Meetjesland, nl. archief- en documentbeheer, wijkwerken (voorheen PWA), arbeidstrajectbegeleiding (tewerkstelling leefloongenieters) en regierol sociale economie, huiswerkbegeleiding De Katrol, schuldbemiddeling, collectieve schuldenregeling en juridisch advies, interne audits via AudiO, armoedecoördinator en geïntegreerd breed onthaal (GBO); 

Overwegende dat de Welzijnsband Meetjesland de OCMW's ondersteunt in hun sociale rol door het ter beschikking te stellen van gespecialiseerde personeelsleden in de situatie waar het voor de aangesloten lokale besturen niet haalbaar is om, elk afzonderlijk, dergelijke profielen aan te werven;

Overwegende dat de algemeen directeur van de Welzijnsband Meetjesland afwezig is wegens ziekte sedert 20 februari 2023; dat betrokkene halftijds gedetacheerd is door OCMW Eeklo aan de Welzijnsband Meetjesland; dat de Raad van Bestuur op 10 november 2023 beslist heeft om door middel van een prijsvraag een interim manager aan te stellen voor 2,5 dagen per week aan 950 euro per dag met ingang van 20 november 2023 voor minimaal 3 maanden tot maximaal 6 maanden; dat de focus van de interim manager tijdens de opdracht ligt op visievorming en het aansturen en faciliteren van de basismedewerkers; dat de interim manager vastgesteld heeft dat 40% van de medewerkers de voorbije 14 maanden de Welzijnsband op eigen initiatief verlaten heeft wegens het gebrek aan duidelijke aansturing, de onzekere toekomst van de Welzijnsband en de afwezigheid van de algemeen directeur; dat hierdoor veel expertise de organisatie verlaten heeft; dat de dienstverlening van de Welzijnsband als kwalitatief ervaren wordt maar onder druk komt te staan; dat de Welzijnsband een duidelijke en grote meerwaarde heeft op het vlak van het sociaal beleid voor de aangesloten lokale besturen; dat de Europese en de Vlaamse overheden meer en meer inzetten op regionaal sociaal beleid; dat de Welzijnsband het ideale platform is om tegemoet te komen aan deze beleidsinitiatieven; dat de Raad van Bestuur zich op 9 februari 2024 en 13 maart 2024 gebogen heeft over een nieuw organogram waarbij ingezet wordt op de combinatie van het versterken van het kader van de Welzijnsband en de retentie en waardering van uitstekend presterende personeelsleden; dat er voorgesteld wordt om een 0,8 VTE algemeen directeur aan te stellen daar waar vastgesteld werd dat de tewerkstellingsbreuk van de huidige algemeen directeur onvoldoende was om een dergelijke organisatie aan te sturen; dat op deze manier de functie ook aantrekkelijker zal zijn voor potentiële kandidaten; dat er 2 diensthoofden op A-niveau voorzien worden voor de diensten welzijn en activering; dat er 0,8 VTE stafmedewerker op B-niveau voorzien wordt op de ondersteunende diensten die nu niet of beperkt aanwezig zijn; dat nagevraagd zal worden of deze laatste functie niet op C-niveau kan uitgevoerd worden om de kosten te drukken;

Overwegende dat de totale kostprijs verdeeld wordt over alle deelnemende besturen in 3 stappen volgens de statuten:

• Berekening aandeel niet leden via nettobijdrage x3,
• 35.000 euro volgens bevolkingsaantal (Geïndexeerd),
• Saldo via nettobijdrage i.f.v. het bedrag van de afname dienstverlening;

Overwegende dat de volgende Raad van Bestuur samen komt op 15 april 2024; dat aan alle besturen gevraagd is om het voorstel van organogram voor te leggen aan de colleges tegen de volgende bijeenkomst van de Raad van Bestuur; dat het nieuw organogram op een meerkost van 15.230,59 euro per jaar komt voor Aalter; dat de driemaandelijkse kost voor de interim manager van 8.167,34 euro wegvalt vanaf juni 2024; dat de opdracht van de interim manager dan eindigt; dat er dringend in opvolging moet voorzien worden gezien de huidige algemeen directeur nog steeds afwezig is wegens ziekte en vermoedelijk niet meer zal terugkeren;

Overwegende dat de Vlaamse regering 4,3 miljard euro vrij maakt voor het relanceplan 'Vlaamse Veerkracht'; dat 50 miljoen euro van de middelen voorzien is voor het programma 'Iedereen Digitaal'; dat de projectoproep daarin kadert; dat het uitgangspunt is om de gelijke kansen van iedereen in de digitale samenleving te verzekeren op lokaal niveau; dat het doel van 'Iedereen Digitaal' is dat ieder lokaal bestuur tegen 2024 een eigen lokale digitale inclusiewerking heeft; 

Overwegende dat het ingediende dossier werd goedgekeurd op 6 januari 2022 door de Vlaamse Overheid en de subsidie werd toegekend;

Overwegende dat uit de Informatiegids 'E-inclusie in België' van 14 maart 2024 blijkt dat 46 procent van de Europese bevolking een gebrek heeft aan digitale basis skills; dat 39 procent van de Belgische bevolking niet over de nodige basis skills beschikt; dat inzetten op digitale inclusie een opportuniteit is binnen de gemeentelijke dienstverlening;

Overwegende dat uit de gemeentemonitor blijkt dat 72 procent van de bevraagde inwoners tevreden is over de digitale dienstverlening; dat het project inzet op de toegankelijkheid tot de digitale dienstverlening te verhogen en de burgers eveneens zal trachten bijstaan bij algemene vragen; dat het doel is om de tevredenheid over de digitale dienstverlening en het welbevinden van de Aalterse burgers te verhogen door het e-inclusiebeleid verder vorm te geven; 

Overwegende dat in kader van de samenwerking met de besturen Assenede, Eeklo, Kaprijke, Lievegem en Sint-Laureins een partnerschapsovereenkomst werd opgesteld en goedgekeurd door alle partners, waarvan de beslissingsdata opgenomen zijn in het addendum; dat in deze overeenkomst een aantal bepalingen en afspraken werden opgenomen rond de inhoudelijke vormgeving van het project, rond de taken van de penhouder/coördinator, de opvolging die elk bestuur verzekert binnen dit project en de financiële bepalingen;

Overwegende dat de stuurgroep van het project vaststelde dat het intergemeentelijk aanpakken van overkoepelende initiatieven moeilijk blijkt, gezien elke gemeente eigen specifieke noden en kenmerken heeft; dat daarom volgende bepalingen en afspraken uit de partnerschapsovereenkomst aangepast en aangevuld worden en bij wijze van addendum bij de partnerschapsovereenkomst, vastgelegd worden:

• Aanpassing artikel 2.2 van de Partnerschapsovereenkomst waar gesteld wordt dat het niet mogelijk is om de werkingskosten verbonden aan acties die doorgaan in één gemeente door te factureren naar het project. Er wordt voorgesteld  om af te wijken van dit artikel en het nog beschikbare werkingsbudget wél ter beschikking te stellen van de individuele partners, zodat deze zelf initiatieven op het eigen grondgebied kunnen nemen en deze kosten kunnen terugvorderen van de penhouder. Op deze manier wordt gepoogd alsnog de doelstellingen van het project 'Allemaal Digi.Taal' (cf. artikel 1 in de Partnerschapsovereenkomst) te realiseren, zij het dan in een iets gewijzigde koers, maar zonder de aard van de verbintenis te wijzigen (cf. artikel 2 van de partnerschapsovereenkomst).
• Aanvulling artikel 3 van de Partnerschapsovereenkomst betreffende de te behalen resultaten.
  • Samenwerking met BEEGO. Aangezien BEEGO geen medewerkers ter beschikking kan stellen in de regio waar het project ‘Allemaal Digi.Taal’ loopt, wordt de piste om minimaal 200 BEEGO-cheques te verdelen over de deelnemende gemeenten verlaten.
  • Herverdeling vrijgekomen loonkosten projectcoördinator. Gezien de projectcoördinator slechts één jaar na de startdatum werd aangesteld, meer concreet 23 januari 2023, werd het bedrag ter waarde van de jaarlijkse loonkost niet besteed. De penhouder vroeg de toestemming aan de subsidiërende overheid om de niet-gespendeerde en dus vrijgekomen loonkosten aan te wenden als werkingskosten. De niet gespendeerde loonkosten die voortaan als werkingskosten kunnen gebruikt worden, vallen volledig onder het gesubsidieerd budget. Er is geen extra cofinanciering van de partners vereist.
• Aanpassing artikel 5 betreffende het budget.
  • De totale kostprijs voor het project: 'Allemaal Digi.Taal' voor de hele projectperiode bedraagt 250.000,00 euro. 200.000,00 euro wordt voorzien door de subsidiegever (Agentschap Binnenlands Bestuur Afdeling Gelijke Kansen, Integratie en Inburgering). De deelnemende gemeenten zorgen voor 50.000,00 euro cofinanciering. 
  • De effectieve loonkost van de coördinator ligt hoger dan de geraamde jaarlijkse loonkost van 53.000,00 euro. Bijgevolg kan er 37.162,82 euro als resterend bedrag aangewend worden als extra werkingskost binnen het project. Er wordt voorgesteld het vrijgekomen projectbudget onder de partners te verdelen volgens de verdeelsleutel inwonersaantal. 
  • De intergemeentelijke werkingskosten ten bedrage van 1.812,26 euro, voor de periode januari 2023 - maart 2024, zullen verrekend worden bij de herverdeling van de budgetten. Dit resulteert in een te herverdelen werkingskost van 31.187,74 euro. Voor het lokaal bestuur Aalter komt dit neer op een werkingskost van 8.723,21 euro
  • De herverdeling van de budgetten per gemeente wordt toegevoegd aan het addendum. Voor Aalter komt dit neer op een totaal te besteden werkingskost ten bedrage van 21.914,65 euro, waarvan 2.797,04 euro gecofinancierd dient te worden door lokaal bestuur Aalter. Deze cofinanciering is de kost die het lokaal bestuur zelf dient te dragen en te bewijzen.
• Aanvulling artikel 6 betreffende de structuur van het partnerschap. Gezien de stuurgroep en het lerend netwerk uit dezelfde leden bestaan zullen deze vergaderorganen samen worden gevoegd en zal er tijdens de bijeenkomsten een opsplitsing gemaakt worden, zodat er tijdens ieder overlegmoment ruimte voorzien wordt voor het lerend netwerk;

Overwegende dat het lokaal bestuur Aalter door deze wijziging een werkingsbudget heeft van 11.520,21 euro waarvan 2.797,00 euro eigen middelen en 8.723,21 euro subsidiemiddelen; dat hieraan 10.394,44 euro gesubsidieerde werkingsmiddelen wordt aan toegevoegd uit de niet bestede personeelskost van de gemeente Eeklo, waarvan de ingebrachte cofinanciering voor het bestuur van Aalter wordt gerealiseerd door de ingebrachte personeelsinzet van ter waarde van 11.118,16 euro in de totale personeelskosten; dat door de wijziging aan de partnerschapsovereenkomst de gesubsidieerde middelen dienen doorgefactureerd te worden aan de gemeente Eeklo;

Overwegende dat het lokaal bestuur aan externe subsidieverleners correct wenst te rapporteren en te verantwoorden, conform de gestelde criteria zoals opgenomen in DS377 in bijlage;

Gelet op de projectoproep in het kader van de uitbouw van een lokaal e-inclusiebeleid van de Vlaamse Overheid; 

Gelet op het Ministerieel besluit van 6 januari 2022 tot toekenning van een projectsubsidie aan stad Eeklo in het kader van de uitbouw van een lokaal e-inclusiebeleid;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 13 juni 2022 betreffende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst E-inclusie;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020 – 2025 2024/1, ACT-2055 "Verder vorm geven aan het Aalterse e-inclusiebeleid d.m.v. de projectoproep 'Allemaal Digi.taal'" onder "AP0202_004": Aalter ontwikkelt zich als 'Gemeente van de toekomst' en betrekt actief de ondernemers (Smart City);

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 juni 2022 betreffende de goedkeuring van de partnerschapsovereenkomst E-inclusie;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 27 september 2021 betreffende het indienen van een dossier voor een projectsubsidie voor de uitbouw van een lokaal e-inclusiebeleid; 

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 18 oktober 2021 betreffende het indienen van een dossier voor een projectsubsidie voor de uitbouw van een lokaal e-inclusiebeleid, aanpassing financieringsvoorwaarden; 

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 16 mei 2022 betreffende de partnerschapsovereenkomst in het kader van project 'Allemaal Digi.Taal'; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 18 oktober 2021 betreffende het indienen van een dossier voor een projectsubsidie voor de uitbouw van een lokaal e-inclusiebeleid, aanpassing financieringsvoorwaarden;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 mei 2022 betreffende de partnerschapsovereenkomst in het kader van het project 'Allemaal Digi.Taal';