Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van prefusiebestuur Aalter op 10 december 1996 en gemeenteraadsbeslissing van het lokaal bestuur Ruiselede op 30 december 1996, waarbij beide gemeentebesturen akkoord gaan met het oprichten van een uitleenpost in Ruiselede, ressorterend onder de gemeentelijk openbare bibliotheek Aalter;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van het lokaal bestuur Aalter op 8 juli 2019 en de gemeenteraadsbeslissing van het lokaal bestuur Ruiselede op 17 september 2019, betreffende de goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst betreffende het in stand houden van een bibliotheekfiliaal in Ruiselede ressorterend onder de openbare bibliotheek Aalter;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van het lokaal bestuur Aalter op 18 mei 2020, betreffende de goedkeuring van het Convenant gevangenisbibliotheken 2020-2025 betreffende de bibliotheekwerking in het Penitentiair Landbouwcentrum in Ruiselede voor de periode van 2020-2025;
Overwegende het aangetekend schrijven van lokaal bestuur Ruiselede dat ontvangen werd op 12 februari 2024 waarin de gemeente Ruiselede te kennen geeft de samenwerkingsovereenkomst met lokaal bestuur Aalter te willen stopzetten vanaf 1 januari 2025 naar aanleiding van de fusie van lokaal bestuur Ruiselede met lokaal bestuur Wingene;
Overwegende dat de stopzetting van de samenwerkingsovereenkomst mogelijk is onder de volgende voorwaarden:
- De vraag tot stopzetting gebeurt ten minste zes maanden vooraf om in te gaan op 1 januari van het daarop volgende jaar.
- De gemeenteraden van beide lokale besturen gaan akkoord met de stopzetting.
- De kostprijs voor het splitsen van de bibliotheekbestanden van beide lokale besturen wordt gedragen door het lokaal bestuur dat vragende partij is voor de stopzetting, in dit geval lokaal bestuur Ruiselede;
Overwegende dat het splitsen van de bibliotheekbestanden de volgende consequenties heeft:
- Op 31 december 2024 of 2 januari 2025 voert Cultuurconnect een conversie uit op de collectie van bibliotheek Ruiselede. De collectie van Ruiselede verdwijnt uit het bestand van bibliotheek Aalter en wordt toegevoegd aan de collectie van Wingene. Voor deze conversie hoeven er geen bibliotheken te sluiten.
- Alle materialen van Ruiselede die aanwezig zijn in de bibliotheek op het moment van de conversie, veranderen van eigenaar. Alle materialen die uitgeleend zijn op het moment van de conversie, moeten bij inname manueel veranderd worden van eigenaar door de bibliotheekmedewerkers.
- De leners van Ruiselede blijven lid van de bibliotheek van Aalter maar ze dienen zich opnieuw lid te maken bij bibliotheek Ruiselede - Wingene indien ze gebruik willen blijven maken van de bibliotheekvestiging in Ruiselede.
- De wisselcollecties, die eigendom zijn van bibliotheek Aalter, worden in het najaar van 2024 weggehaald uit bibliotheek Ruiselede.
- Vanaf 30 oktober 2024 worden er geen nieuwe reservaties met transportmogelijkheid meer toegelaten om het bestand zo zuiver mogelijk te houden voor de conversie. Er zullen geen materialen van Ruiselede meer naar Aalterse bibliotheekfilialen gaan, en omgekeerd kunnen materialen van Aalterse bibliotheekfilialen niet meer opgehaald worden in Ruiselede.
- Alle reeds klaarstaande reservaties van Ruiseleedse werken in Aalter en van Aalterse werken in Ruiselede worden op 1 december 2024 weggehaald en geannuleerd. Aangezien reservaties gratis zijn, heeft dit geen nadelige gevolgen voor de leners.
- Er wordt, in overleg met Wingene - Ruiselede, de eerste maanden na de splitsing een pendel georganiseerd om werken die in een andere dan de eigenaarsvestiging binnenkwamen, terug te brengen.
- Alle hardware die eigendom is van lokaal bestuur Aalter wordt op 31 december 2024 weggehaald uit de bibliotheek van Ruiselede. Het gaat om één baliepc, drie publiekspc's en de bijhorende schermen, muizen en toetsenborden, een bancontacttoestel, een tv-scherm, een handscanner. Het toetsenbord aan de balie en de ticketprinter blijven in de bib van Ruiselede staan.
- De laatste uitleensessie die door de Aalterse bibliotheekmedewerkers wordt verzorgd, gaat door op maandag 30 december 2024.
- De educatieve medewerkers van de bibliotheek van Aalter starten de klasuitleningen voor de lagere school De Kiem in Ruiselede op tussen oktober en december 2024. Vanaf 1 januari 2025 neemt de fusiegemeente Ruiselede - Wingene deze klasuitleningen over;
Overwegende dat de splitsing van de bibliotheekbestanden geen noemenswaardige financiële impact heeft voor lokaal bestuur Aalter:
- Lokaal bestuur Ruiselede draagt de kost van de conversie die door Cultuurconnect wordt uitgevoerd.
- De bibliotheekcollectie in Ruiselede wordt betaald door lokaal bestuur Ruiselede waardoor zij eigenaar is.
- De wisselcollectie met dvd's wordt weggehaald uit de bibliotheek van Ruiselede.
- De wisselcollectie met strips blijft in bibliotheek Ruiselede staan. De waarde van deze collectie bedraagt € 3.317. Lokaal bestuur Aalter heeft tijdens de Corona-periode de hele collectie van de bibliotheek van Ruiselede getagd zodat deze klaar is voor uitlenen via zelfscantoestellen (waarde € 1.815). De totale investering door lokaal bestuur Aalter bedraagt € 5.132. Lokaal bestuur Ruiselede heeft tussen 2016 en 2021 voor een totale som van € 5.531,30 bijgedragen aan de wisselcollecties (bestaande uit prentenboeken, romans en strips) die Aalter aankocht, wat maakt dat lokaal bestuur Ruiselede recht heeft op een deel van deze wisselcollectie. Aangezien bibliotheek Ruiselede zelf geen stripcollectie heeft, ligt het voor de hand deze collectie te laten staan in bibliotheek Ruiselede;
Overwegende dat de gemeente Ruiselede vragende partij is voor de stopzetting van de samenwerking en dus het initiatief aan hen is om volgende punten in orde te brengen:
- Tegen 31 december 2024:
- De opmaak van een nieuw reglement voor de bibliotheek van Ruiselede - Wingene
- Het aanstellen van personeel om vanaf 1 januari 2025 de vestiging Ruiselede te bemannen bij de klasuitleningen en de publieksuren
- De aankoop en installatie van hardware in de vestiging Ruiselede (een baliepc en publiekspc's en de bijhorende toetsenborden en muizen, een handscanner en een bancontacttoestel)
- Vanaf oktober 2024:
- De verandering van eigenaar in het bibliotheekpakket van de wisselcollectie strips die in de bibliotheek van Ruiselede blijft staan
- De aanpassing van barcodes die dubbel voorkomen in de collecties van Ruiselede en Wingene
- De opmaak van een gezamenlijke communicatie naar de leners van de bibliotheken van Aalter en Ruiselede, in overleg met de cel COBA van het gemeentebestuur Aalter, die zal worden bekend gemaakt via de diverse gemeentelijke kanalen;
- Vanaf december 2024:
- Het opnieuw inschrijven van de leners van de bibliotheek Aalter - Ruiselede die lid willen blijven van de bibliotheek Ruiselede - Wingene
- Van januari tot april 2025:
- De manuele verandering van eigenaar in het bibliotheekpakket van de Ruiseleedse materialen die op het moment van de automatische conversie op 31 december 2024 uitgeleend waren
- De organisatie van een pendel, in overleg met cel COBA van lokaal bestuur Aalter, om de ingeleverde materialen naar hun eigenaarslocatie te brengen;
Overwegende dat de gemeentelijke cel CCIT hierover dient te worden geïnformeerd om het einde van de samenwerking tussen Aalter en Ruislede op te nemen in hun planning; dat de splitsing gevolgen heeft voor de opbouw en de veiligheid van het computernetwerk (afsluiten van poorten en toegangen); dat de splitsing gevolgen heeft voor de klanten van de bibliotheken Aalter en Ruiselede en zij tijdig dienen geïnformeerd te worden over de veranderingen;
Overwegende dat de samenwerkingsovereenkomst tussen de bibliotheek van Aalter en het Penitentiair Landbouwcentrum in Ruiselede in het Convenant gevangenisbibliotheken 2020-2025 vervat zit, dat nog loopt tot eind 2025, met als gevolg dat deze samenwerking minstens tot 31 december 2025 nog verder wordt gezet;