2024_CBS_00548 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring van de organisatie van een persmoment in ArtA'A op maandag 26 februari 2024 naar aanleiding van de start van de drempelvrije Regiobib Meetjesland.

Gelet op de gemeenteraadsbeslissingen van 13 november 2023 betreffende de goedkeuring van het nieuwe bibliotheekreglement en retributiereglement dat ingaat op 27 februari 2024;

Gelet op de collegebeslissing van 25 september 2023 betreffende de goedkeuring van de instap in een samenwerkingsgroep 3A met Regiobib Meetjesland en de invoering van een drempelvrije bibliotheek in alle vestigingen van de bibliotheek van Aalter; 

Overwegende dat de coördinerende organisatie Comeet voor de lancering van deze ingrijpende en baanbrekende verandering in het Meetjeslandse bibliotheeklandschap graag een persmoment wil houden om alle inwoners uit het Meetjesland te informeren over de nieuwe werkwijze; dat dit persmoment het geschikte tijdstip is om alle betrokkenen te bedanken voor hun inzet in dit dossier;

Overwegende dat  de bibliotheek van Aalter een voortrekkersrol in dit dossier heeft vervuld, is het aangewezen om dit persmoment in het Aalterse kunstencentrum ArtA'A te laten doorgaan; 

Overwegende dat het persmoment op de volgende wijze zou worden georganiseerd: 

• de mandatarissen van de  deelnemende gemeentes worden uitgenodigd (leden van het college, gemeenteraadsleden en leden van de bibliotheekcommissies), aangevuld met de bibliotheekmedewerkers van alle Meetjeslandse Regiobibliotheken (Aalter, Eeklo, Evergem, Lievegem, Sint-Laureins, Assenede, Kaprijke, Zelzate en Wachtebeke)
• ook de schepen van cultuur en de bibliotheekmedewerkers van de gemeentes Ruiselede en Lochristi worden uitgenodigd aangezien gemeente Ruiselede deel uitmaakt van bibliotheek Aalter tot eind 2024 en de gemeente Lochristi fuseert met Wachtebeke waardoor ook zij deel zullen uitmaken van Regiobib Meetjesland 
• de uitnodiging wordt opgemaakt door de communicatiedienst van Comeet en wordt digitaal verstuurd naar de genodigden
• de pers wordt uitgenodigd door Comeet
• het persmoment start met een korte plenaire zitting om 11 u in de theaterzaal van ArtA'A en wordt gevolgd door een receptie voor ongeveer 100 personen van 12u tot 13u in het ontmoetingspunt
• de organisatie van de receptie wordt in handen gegeven van het gemeentelijke team Evenementen
• de broodjesmaaltijd wordt voorzien en gefinancierd door Comeet
•  de drank (koffie, thee en fruitsap) en een typisch Meetjeslandse zoete versnapering wordt aangeboden door lokaal bestuur Aalter;

Overwegende dat, als bijkomende communicatiemiddelen voor het publiek, een brochure met de krachtlijnen van het nieuwe reglement wordt opgemaakt door de communicatiedienst van Comeet die, na nazicht door het team Communicatie van lokaal bestuur Aalter, kan worden gedrukt in een oplage van 1.000 exemplaren via het raamcontract van het gemeentebestuur; dat hiervoor voldoende budget aanwezig is op ACT-1362 'De bibliotheek hanteert een klantvriendelijk uitleensysteem'; dat ook in TotAalter ruimte voorzien wordt voor duiding bij het nieuwe reglement in de editie van 4 maart 2024;

Overwegende dat zowel team Evenementen als team Communicatie op de hoogte zijn van de vraag tot organisatie van het persmoment zodat zij dit kunnen opnemen in hun werkplanning; dat verder overleg met beide teams volgt na de principiële goedkeuring;

Overwegende dat voor de drank en de versnapering voldoende budget voorzien werd op ACT-1067 'De bibliotheek voert promotie voor het lezen en het bibliotheekgebruik';