Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2024;

Gelet op het voorstel van kalender

Maandag 5 februari 2024 - vast bureau & raad voor maatschappelijk welzijn

Maandag 12 februari 2024 - vast bureau

Maandag 19 februari 2024 - vast bureau

Maandag 26 februari 2024 - vast bureau;

Gelet op het voorstel om de documenten opgenomen op de vernietigingslijsten, toegevoegd als bijlage, te vernietigen;

Gelet op het akkoord van de betrokken cellen tot vernietiging van deze documenten;

Gelet op de toestemming van het Rijksarchief om de documenten opgenomen op de vernietigingslijsten te vernietigen;

Overwegende dat het wenselijk is op een systematische manier documenten die voorkomen op de selectielijsten opgesteld door het Rijksarchief, te vernietigen;

Overwegende dat alle voorgestelde documenten nominatief zijn opgenomen in de selectielijsten van het Rijksarchief;

Gelet op artikel 5 van de Archiefwet van 24 juni 1955 dat stelt dat de overheden geen archiefdocumenten mogen vernietigen zonder toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden;

Gelet op het artikel III.89 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018 dat bepaalt dat overheidsinstanties van de vernietiging van archiefdocumenten een gedateerde verklaring bijhouden, die ten minste een specificatie van de vernietigde archiefdocumenten bevat, en die aangeeft op grond waarvan de vernietiging is uitgevoerd; dat die verklaring bekendgemaakt wordt overeenkomstig de bepalingen van de Vlaamse regering;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen BB/O/2024/23 - BB/O/2024/27;

Overwegende dat de federale overheid een extra budget beschikbaar stelt om de nodige hulp te organiseren inzake voedselbedeling; dat dit extra budget 1.919 euro bedraagt voor Aalter; dat de overheid de kans geeft om deze op verschillende mogelijkheden te besteden: via voedselpakketten, bedeling van kant- en-klare maaltijden, uitreiking van aankoopbonnen voor voeding en niet alcoholische drankwaren; dat de bestede middelen verantwoord moeten worden;

Overwegende dat de sociale dienst al jarenlang samenwerkt met vzw De Toevlucht om voeding te verdelen; dat elke begunstigde hiervoor een sociaal financieel onderzoek ondergaat; dat de bevindingen van het sociaal en financieel onderzoek voorgelegd worden aan het bijzonder comité voor de sociale dienst;

Overwegende dat er een mogelijkheid is om het budget te besteden via de bestaande verdeling van voeding; dat er reeds een lopende samenwerking is met vzw de Toevlucht op dit vlak; dat de vrijwilligers vertrouwde personen zijn voor de begunstigden; dat deze vertrouwensrelatie belangrijk is voor de begunstigden; dat het steeds voeding betreft die gezond is en die lang kan bewaard worden; dat er aandacht is voor producten die gemakkelijk kunnen verwerkt worden; dat via deze weg de middelen vlot tot bij de begunstigden komen zonder al te veel bijkomend werk voor alle betrokken partijen;

Overwegende dat volgens de sociale dienst het extra budget best kan geïnvesteerd worden in extra voeding verdeeld via vzw De Toevlucht;

Overwegende dat het aangewezen is om het bedrag eerst te storten naar vzw De Toevlucht en de besteding ervan nadien dient verantwoord te worden; dat vzw De Toevlucht hiervoor een verantwoordingsnota dient te bezorgen via het uniek jaarverslag; dat deze verantwoordingsnota de besteding van het budget met vermelding van een lijst van begunstigden en het toegekende bedrag per persoon dient te bevatten;

Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in het bijzonder de artikelen 57§1, 60§3 en 61,1e lid;

Gelet op verordening EU nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen,
in het bijzonder het artikel 7§4;

Gelet op het koninklijk besluit van 31 maart 2020 houdende dringende maatregelen inzake voedselhulp voor de doelgroep van gebruikers van de OCMW's;

Gelet op het koninklijk besluit van 10 december 2020 tot wijziging van het koninklijk besluit van 31 maart 2020 houdende dringende maatregelen inzake voedselhulp voor de doelgroep van gebruikers van de OCMW's;

Gelet op het koninklijk besluit van 4 juli 2021 houdende dringende maatregelen inzake voedselhulp voor de doelgroep van gebruikers van de OCMW's voor het tweede semester van 2021;

Gelet op het koninklijk besluit van 11 september  2022 houdende dringende maatregelen inzake voedselhulp voor de doelgroep van gebruikers van de OCMW's voor het tweede semester van het jaar 2022 en voor het jaar  2023;

Gelet op het koninklijk besluit van 19 december 2023 inzake voedselhulp voor de doelgroep van gebruikers van de OCMW's voor het toelagejaar 2024 en de publicatie ervan in het Belgisch staatsblad van 12 januari 2024;

Gelet op het gemeenteraadsbesluit van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020 - 2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 20 april 2020 houdende de toekenning van extra budget voor voedselhulp aan vzw De Toevlucht ten gevolge van de coronacrisis;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 13 juli 2020 betreffende de toekenning van extra budget voor voedselhulp aan vzw De Toevlucht;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 1 februari 2021  houdende de toekenning van extra budget voor voedselhulp aan vzw De Toevlucht ten gevolge van de coronacrisis;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 2 augustus 2021 houdende de toekenning van extra budget voor voedselhulp aan vzw De Toevlucht ten gevolge van de coronacrisis;

Gelet op de de beslissing van het vast bureau op 17 oktober 2022 houdende de toekenning van extra budget voor voedselhulp aan vzw De Toevlucht ten gevolge van de stijging van de voedsel- en energieprijzen;

Gelet op actie-2184: Organiseren van een sociale kruidenier in de Rijsestraat in samenwerking met vzw De Toevlucht;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 7 dat bepaalt dat een Huis van het Kind een lokaal samenwerkingsverband is tussen actoren op vlak van preventieve gezinsondersteuning;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 8 dat stelt dat een Huis van het Kind minimaal inzet op preventieve gezondheidszorg, opvoedingsondersteuning en activiteiten met als doel om ontmoeting en sociale cohesie te bevorderen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 8 februari 2021 betreffende de goedkeuring van het retributiereglement gemeentelijke vakantie-initiatieven;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 18 december 2023 betreffende goedkeuring van het meerjarenplanaanpassing 2024/1 2020-2025;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 8 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 23 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden';

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van het reglement vrijetijdsondersteuning;  

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 4 september 2023 betreffende de goedkeuring van het reglement tussenkomt participatie en sociale activering; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 juni 2019 betreffende het plan van aanpak voor het project 'elk kind telt: investeren in de toekomst';

Gelet op de actie-1690 Aalter geeft (financiële) ondersteuning aan kwetsbare doelgroepen voor het opnemen van vrije tijd;

Gelet op de actie-1719 De Katrol-werking biedt studie- en gezinsondersteuning aan huis bij kwetsbare gezinnen; 

Gelet op actie-1885 bestrijden van kinderarmoede met het project ‘Elk kind telt’ in samenwerking met Welzijnsband Meetjesland;

Overwegende dat het OCMW van Aalter aangesloten is bij de Welzijnsband Meetjesland voor de dienstverleningen: De Katrol, kinderarmoede,...;

Overwegende dat er vanuit De Katrol de vraag wordt gesteld om het Babbelfestijn te organiseren; dat dit reeds met succes werd georganiseerd in de stad Eeklo;

Overwegende dat het Babbelfestijn wordt georganiseerd voor laagtaalvaardige kinderen; dat er gemikt wordt op de leeftijd van 2^de en 3^de kleuterklas en het eerste leerjaar; dat de broers en zussen ook mogen deelnemen aan het kamp; dat de doelgroep dezelfde is als de huidige werking van De Katrol; dat het doel van het kamp taalstimulatie is; dat er toegeleid zal worden naar het lokale vrijetijdsaanbod; dat er ouderparticipatie wordt verwacht, dit wil zeggen dat op het einde van het kamp de ouders worden uitgenodigd;

Overwegende dat het Babbelfestijn in de zomervakantie wordt georganiseerd; dat het kamp zo dicht mogelijk aanleunt bij de start van het nieuwe schooljaar; dat de duur van het kamp nog moet vastgelegd worden; dat de duur een week kan zijn;

Overwegende dat het kamp in de voormiddag zal doorgaan op een vaste plaats; dat er in de namiddag zal deelgenomen worden aan het lokale vrijetijdsaanbod, dit kan onder andere door een bezoek te brengen aan de speelpleinwerking en/of de bibliotheek; dat indien de activiteiten betalend zijn deze ten laste vallen van het OCMW en niet ten laste van de deelnemers; dat het de bedoeling is dat de kinderen op bezoek gaan bij een bepaalde activiteit en op dat moment ook deelnemen; dat de vrijwilligers ook in de namiddag aanwezig zullen zijn en de kinderen mee gaan begeleiden;

Overwegende dat er in de voormiddag spelletjes worden gespeeld om op deze manier taal te stimuleren; dat de vrijwilligers deze activiteiten zullen begeleiden; dat de vrijwilligers de nodige materialen zullen voorzien; dat de materialen worden voorzien door De Katrol;

Overwegende dat kinderen zich vanaf 9 uur kunnen aanmelden op het kamp; dat om 9.30 uur de educatieve spelletjes starten; dat vanaf 16.30 uur tot 17 uur opvang wordt voorzien door de begeleiders van de zomerwerking; dat de locatie nog verder moet geregeld worden;

Overwegende dat voor de organisatie van het Babbelfestijn een samenwerkingsovereenkomst zal worden opgemaakt tussen het OCMW en de Welzijnsband Meetjesland met de volgende afspraken:

Inbreng van het OCMW voor het Babbelfestijn

• Staat in voor fruit en tussendoortje, dit kan besteld worden via een raamcontract;
• Staat in voor de verzekering van de kinderen tijdens het kamp; dat er een polis bestaat voor de kinderen te verzekeren; dat het OCMW een bestaande polis heeft voor alle recreatieve, sportieve en socioculturele activiteiten; dat dit polisnummer 45.440.901 bij Ethias is;
• Staat in voor een aanspreekpunt gedurende het kamp; dat het aanspreekpunt tijdens het kamp in de voormiddag en de avond langsgaat; dat dit gebeurt binnen de huidige voorziene capaciteit van het OCMW en van De Katrol;
• Staat in om te helpen met de voorbereiding; dat wilt zeggen helpen invulling geven aan de namiddaggedeelte, meehelpen zoeken naar vrijwilligers, helpen zoeken naar een locatie, alles wat regio gebonden is;
• Staat in voor de betaling van de vrijwilligers of stagiaires; dat De Katrol de vrijwilligers zoekt en dat de kost zal gefactureerd worden aan OCMW Aalter; dat de vrijwilligers een vergoeding per voorbereidende dag en per effectieve gepresteerde dag krijgen; dat dit neerkomt op 40,67 euro per dag voor 1 vrijwilliger; dat het bedrag van de vergoeding vastligt in het algemeen vrijwilligersbeleid dat de Welzijnsband hanteert; dat er voor 1 vrijwilliger 3 kinderen worden toegewezen; dat alle vervoerskosten van de vrijwilligers zullen door gefactureerd worden;

Overwegende dat de scholen en het OCMW kinderen kunnen aanmelden voor het kamp; dat de scholen en het OCMW kinderen kunnen inschrijven vanaf mei 2024; dat De Katrol bij elk aangemeld gezin op huisbezoek zal gaan voor verdere uitleg en informatie rond het kamp;

Overwegende dat onder de ACT-1690 Aalter geeft (financiële) ondersteuning aan kwetsbare doelgroepen voor het opnemen van vrije tijd 11.000 euro voorzien is voor aanvragen voor het reglement vrijetijdsondersteuning; dat dit reglement op 31 december 2022 teneinde liep en niet verlengd werd; dat de kosten voor het Babbelfestijn met deze middelen betaald kunnen worden; dat de kostprijs van Eeklo in 2023 ongeveer 3.500 euro bedroeg voor anderhalve week voor 15 kinderen; dat van ACT-1690 4.000 euro kan verschoven worden naar ACT-1885 bestrijden van kinderarmoede met het project ‘Elk kind telt’ in samenwerking met Welzijnsband Meetjesland;

Overwegende dat er geen inschatting kan gemaakt worden hoeveel deelnemers er zullen zijn; dat als er 15 kinderen zijn voor een week, het kostenplaatje 2.033,50 euro kan zijn; dat dit bedrag enkel voor de vrijwilligers is; dat de bedragen voor de namiddagactiviteit, tussendoortje, vervoerskosten voor de vrijwilligers nog onduidelijk is; dat als het kamp gefactureerd wordt volgens de dagprijs van de speelpleinwerking, namelijk 6 euro, de verwachte opbrengst 450 euro kan zijn;

Overwegende dat voorgesteld wordt om geen bijdrage te vragen van de deelnemende kinderen;