Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 oktober 2023 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2024;

Gelet op het voorstel van kalender

Maandag 22 januari 2024 - vast bureau

Maandag 29 januari 2024 - vast bureau

Maandag 5 februari 2024 - vast bureau & raad voor maatschappelijk welzijn

Maandag 12 februari 2024 - vast bureau;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende goedkeuring van de aanpassing van het meerjarenplan 2020 - 2025 2024/1;

Overwegende dat de aanpassing van het meerjarenplan bestaat uit een wijziging van de strategische nota, de wijzigingen van de financiële nota en de toelichting van de aanpassing van het meerjarenplan;

Overwegende dat de aanpassing van de financiële nota bestaat uit:

• een motivering van de wijzigingen van het meerjarenplan (geen gestandaardiseerd schema);
• in voorkomend geval, de wijzigingen van de strategische nota (geen gestandaardiseerd schema);
• het aangepaste financiële doelstellingenplan (schema M1);
• de aangepaste staat van het financiële evenwicht (schema M2);
• het aangepaste overzicht van de kredieten (schema M3);
• een aangepaste toelichting.

Overwegende dat door een administratieve fout het aangepaste financiële doelstellingenplan (schema M1) niet werd gepubliceerd in de bundels die voorgelegd werden aan de raad voor maatschappelijk welzijn; dat het financieel doelstellingenplan voor elk jaar een overzicht geeft van:

• de verwachte ontvangsten en uitgaven per beleidsdoelstelling waar de prioritaire acties in kaderen;
• de verwachte ontvangsten en uitgaven van de beleidsdoelstellingen waar geen prioritaire acties in kaderen;
• de verwachte ontvangsten en uitgaven waar geen beleidsdoelstellingen voor werden geformuleerd;

Overwegende dat het ontbreken van dit schema de uitvoering en de goedkeuring van de beslissing van 18 december 2023 betreffende de aanpassing van het meerjarenplan niet ondermijnt; dat de toezichthoudende overheid adviseert om het schema ter kennisname voor te leggen aan de raad voor maatschappelijk welzijn in een eerstvolgende zitting;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen deel 2 Titel 4 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen artikel 257 §1 dat stelt dat minstens een keer per jaar het meerjarenplan wordt aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld. Als dat nodig is, kunnen daarbij ook de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Daarnaast kan het meerjarenplan, als dat nodig is, ook worden aangepast om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar aan te passen, dat bij elke aanpassing van het meerjarenplan het resultaat van de intussen vastgestelde jaarrekeningen wordt verwerkt;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen artikel 257 §2 dat stelt dat een aanpassing van het meerjarenplan minstens een aangepaste financiële nota omvat, een toelichting en de eventuele wijzigingen van de strategische nota;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen;

Gelet op het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen 2024 L6;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2026;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen BB/O/2024/17 - BB/O/2024/20;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 7 dat bepaalt dat een Huis van het Kind een lokaal samenwerkingsverband is tussen actoren op vlak van preventieve gezinsondersteuning;

Gelet op het decreet van 20 november 2013 betreffende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning, hoofdstuk 3, artikel 8 dat stelt dat een Huis van het Kind minimaal inzet op preventieve gezondheidszorg, opvoedingsondersteuning en activiteiten met als doel om ontmoeting en sociale cohesie te bevorderen;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2024/1 2020-2025 van het lokaal bestuur;

Gelet op de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op 28 mei 2019 betreffende de oprichting van Huis van het Kind Aalter;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 8 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 23 augustus 2018 houdende de goedkeuring van de aanvraag voor de projectoproep 'Gezinsarmoede effectief en efficiënt bestrijden';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 3 juni 2019 betreffende het plan van aanpak voor het project 'elk kind telt: investeren in de toekomst';

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 4 april 2022 betreffende het indienen van een project Miriam bij de programmatorische overheidsdienst maatschappelijke integratie;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 30 januari 2023 betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van activiteiten in het kader van project Miriam;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 12 juni 2023 betreffende de principiële goedkeuring voor de verlenging van project Miriam;

Overwegende dat het bestuur aan de externe subsidieverlener correct wil rapporteren en verantwoorden, conform de gestelde criteria zoals opgenomen in DS377;

Overwegende dat het bestuur op die manier invulling geeft aan artikel 217 van het decreet lokaal bestuur; om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:
1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;
2° wetgeving en procedures naleeft;
3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;
4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;
5° de activa beschermt en fraude voorkomt;

Overwegende dat ACT-2075 "Deelname aan het project MIRIAM bij de POD MI." opgenomen is in het laatst goedgekeurd meerjarenplan 2024/1 onder "AP0503_006": Aalter ondersteunt preventieve acties rond gezondheidspromotie; dat de actie ook invulling geeft aan "AP0501_010": Aalter zet in op de uitbouw van een netwerk Huis van het Kind";

Overwegende dat het project Miriam een project is dat zich richt op alleenstaande moeders in armoede; dat de alleenstaande moeders intensief en individueel worden opgevolgd; dat er ook een collectief groepsaanbod wordt georganiseerd; dat hiervoor een casemanager werd aangesteld, een maatschappelijk werker die zich toespitst op de begeleiding van deze groep moeders;

Overwegende dat het project werd ingediend voor 3 jaar; dat OCMW Aalter het eerste projectjaar een subsidiebedrag kon verkrijgen à rato van 57.500 euro zonder cofinanciering; dat deze middelen konden worden ingezet voor personeelskost en werkingsmiddelen; dat het eerste projectjaar liep van 1 juni 2022 tot 30 juni 2023; dat de effectieve uitgaven voor deze periode ongeveer 54.000 euro bedroegen en dus volledig gesubsidieerd werden;

Overwegende dat tijdens het 2de en 3de projectjaar een cofinanciering van 25 procent wordt gevraagd; dat dit neerkomt op een bedrag van minimum 15.903 euro per jaar en een financiering door de overheid van 47.710 euro; dat de geraamde kost voor het projectjaar 2 en 3 81.168 euro per projectjaar bedraagt en dit betekent dat de verlenging per projectjaar een eigen kost van het bestuur is van 33.458 euro per projectjaar;

Overwegende dat de geraamde personeelskost voor projectjaar 2 73.165 euro bedraagt; dat er een budget is van 8.003 euro voor het inrichten van activiteiten;

Overwegende dat er in Aalter één moedergroep is opgestart; dat een groep 12  moeders telt; dat deze werking kan worden ingebed binnen het OCMW, waarbij een sterke samenwerking is met Huis van het Kind Aalter en het project 'Elk kind telt'; dat met de verkregen projectmiddelen een voltijds casemanager werd aangeworven; dat de cofinanciering kan worden opgenomen door de personeelskost van een reeds bestaand personeelslid in te brengen; 

Overwegende dat Huis van het Kind Aalter merkt dat een bepaalde groep moeders extra ondersteuning nodig heeft op vlak van opvoeding, vooral voor moeders die er alleen voor staan en die geconfronteerd worden met problemen op verschillende levensdomeinen; dat dit een belangrijk impact heeft op de ontwikkeling van de kinderen maar ook op financieel vlak; 

Overwegende dat de deelnemende mama's van projectjaar 1 de moedergroep als zeer positief ervaren; dat elke mama individueel een meerwaarde heeft ondervonden van de extra ondersteuning; dat zij de groepsbijeenkomsten ervaarden als positieve 'ik-tijd';

Overwegende dat de moedergroep rond verschillende thema's heeft gewerkt; dat de moeders hierdoor extra kennis hebben opgedaan; dat zij hierdoor beter weten waar zij terecht kunnen; dat zij in contact kwamen met andere organisaties die hen kunnen ondersteunen;

Overwegende dat de verlenging voor projectjaar twee werd goedgekeurd door programmatorische overheidsdienst maatschappelijk integratie;

Overwegende dat er een voorlopige agenda werd opgesteld met groepsactiviteiten voor het tweede deel van projectjaar 2, van januari 2024 tot en met juni 2024; dat er gewerkt wordt rond verschillende thema’s; dat er verschillende uitstappen zullen georganiseerd worden met de kinderen; 

Overwegende dat er elke maand met een thema zal gewerkt worden; 

Overwegende dat er voor de aankopen zo veel mogelijk gebruik zal gemaakt worden van de bestaande raamcontracten;

Overwegende dat er voor de activiteiten waar geen raamcontract voor handen is een prijsvergelijking zal gedaan worden;

Overwegende dat tijdens het project Miriam tweemaandelijks bijeenkomsten zullen plaatsvinden waar de deelnemende moeders zullen werken aan het versterken van hun sociaal netwerk, waar zij ervaringen zullen uitwisselen, waar zij zullen deelnemen aan infomomenten en workshops, waar zij begeleid zullen worden om in contact te komen met andere lokale vrouwenorganisaties; dat de programmatorische overheidsdienst maatschappelijke integratie vraagt om tijdens deze bijeenkomsten opvang te voorzien voor de kinderen van de deelnemende moeders; 

Overwegende dat er voor de opvang van de kinderen tijdens de groepsbijeenkomst en voor de praktische ondersteuning tijdens de bijeenkomsten zal samengewerkt worden met vrijwilligers; 

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 18 december 2023 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2020 – 2026 2024/1 van het lokaal bestuur, meer bepaald actie 1086: Het geven van invulling aan de Vlaamse week van de Vrijwilliger;

Gelet op de Week van de Vrijwilliger die dit jaar plaats vindt van zaterdag 2 maart tot en met zondag 10 maart 2024, een initiatief van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw, Amerikalei 164, Antwerpen;

Overwegende dat er bij de Buddywerking Aalter actief wordt ingezet op vrijwilligers; dat de Week van de Vrijwilliger het uitgelezen moment is om de buddy’s te bedanken voor hun inspanningen als vrijwilliger;

Overwegende dat voorgesteld wordt om alle buddy's uit te nodigen voor een bedankingsetentje; dat deze vrijwilligers geen vrijwilligersvergoeding ontvangen; dat de buddy's daarom uitgebreid bedankt worden door het aanbieden van een menu (voorgerecht, hoofdgerecht, dessert incl. dranken);

Overwegende dat voorgesteld wordt om het etentje te laten doorgaan tijdens de Week van de Vrijwilliger op een weekavond omdat er zowel werkende als gepensioneerde buddy's zijn;

Overwegende dat er op dit moment 15 buddy’s actief aan de slag zijn en 1 coördinator; dat er een budget wordt voorzien van maximum 70 euro per persoon; dat dit op een maximum totaalbudget komt van 1.100 euro voor het bedanken van de buddy’s;

Overwegende dat volgende restaurants in Aalter zullen aangeschreven worden om een prijsvoorstel in te dienen:

• Biezemhof, Kattewegel 2, 9880 Aalter
• Sparrenhof, Lostraat 40, 9880 Aalter 
• Koffieboontje, Markt 12, 9880 Aalter
• Brouwershuys, Markt 10, 9880 Aalter
• Grillhuisje, Steenweg op Deinze 114, 9880 Aalter
• 's Stoveke, Stationsstraat 37, 9880 Aalter
• De Retro, Kattewegel 8, 9880 Aalter
• Brasserie De Swaene, De Plaats 4, 9910 Knesselare
• La Belle Vue, Urseldorp 22, 9910 Ursel
• De Litanie, De Plaats 15, 9910 Ursel
• Villa Maria, Eekloseweg 31, 9910 Ursel

Overwegende dat er budget voorzien is op ACT 1722 – Uitbreiden van het netwerk van de kwetsbare burger met project 'Arm in arm, zij aan zij;