Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 24 oktober 2022 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2023;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 4 december 2023 - vast bureau

Maandag 11 december 2023 - vast bureau

Maandag 18 december 2023 - vast bureau en raad voor maatschappelijk welzijn

Maandag 8 januari 2024 - vast bureau;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op het besluit van de Vlaamse Regering van 20 januari 2023 tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen; 

Gelet op het decreet van 16 juni 2023 tot wijziging van het Provinciedecreet van 9 december 2005 en het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, wat betreft de beëindiging van de hoedanigheid van het statutaire personeelslid; 

Gelet op de rechtspositieregeling van het OCMW-personeel gemeenschappelijke graden en specifieke graden zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 19 december 2022 en gewijzigd door de raad voor maatschappelijk welzijn op 12 juni 2023; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 5 juni 2023 betreffende de wijziging van de bescherming tegen represailles vanwege de werkgever op het vlak van discriminatie en geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 25 september 2023 - principebeslissing betreffende de toekenning van een digitaliseringsvergoeding; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 16 oktober 2023 betreffende de wijziging van de rechtspositieregeling; 

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 16 oktober 2023 betreffende de sluitingsregeling 2024;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 16 oktober 2023 betreffende de personeelsformatie;

Gelet op het verslag van het vakbondsoverleg op 22 november 2023;

Overwegende dat volgende punten zijn voorgelegd: 

1.           Comité voor preventie en bescherming

1.1.        Interne dienst voor preventie en bescherming – maandverslag

1.2.        Interne dienst voor preventie en bescherming jaaractieplan 2024

1.3.        Preventiestructuur lokaal bestuur

1.4.        Ernstig arbeidsongeval – omstandig verslag

2.           Overlegcomité

2.1.        Nieuwe uurroosters

3.           Onderhandelingscomité

3.1.        Sluitingsregeling 2024

3.2.        Arbeidsreglement gemeente- en OCMW-personeel

3.3.        Rechtspositieregeling lokaal bestuur

3.4.        Digitaliseringsvergoeding

3.5.        Personeelsformatie

4.           Varia

4.1.        Welzijnsbevraging

4.1.1.    Vertrouwenspersonen

4.1.2.    Arbeidsvoorwaarden

4.1.3.    Proefproject BKO

4.1.4.    Onthaal

4.1.5.    Omgaan met agressie

Overwegende dat alle punten werden goedgekeurd; dat de volgende stappen kunnen genomen worden voor de uitvoering van de beslissingen;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 19 december 2022 betreffende de aanpassing van het meerjarenplan 2020 - 2025 2023/1;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn op 19 december 2022 betreffende de aanpassing van het meerjaarenplan 2023/1 2020-2025;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 12 juni 2023 betreffende de vaststelling van de jaarrekening 2022;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn op 12 juni 2023 betreffende de vaststelling van de jaarrekening 2022;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 7 februari 2023 betreffende de overdrachten 2022;

Overwegende dat dit jaar geen specifieke omzendbrief werd gepubliceerd door de Vlaamse overheid en de principes die vorig jaar werden gepubliceerd geldig blijven; 

Overwegende dat voor 2023 de exploitatiekredieten en de investeringskredieten werden aangepast aan de evolutie van de kredieten van 2023, de beleidsbeslissingen van de eerste 3 kwartalen van 2023 en de rekeningcijfers 2022 werden verwerkt;

Overwegende dat de exploitatiekredieten werden aangepast aan de planning en de vooruitzichten van 2023 - 2026; 

Overwegende dat de investeringskredieten werden aangepast aan de beleidsbeslissingen voor de periode 2023 - 2026;

Overwegende dat bij de aanpassing van het meerjarenplan voor de vaststelling van de kredieten voor het boekjaar 2024 het bestuur in de schema’s M2, T2 en T4 dus minstens de boekjaren 2020 tot 2026 moet opnemen, dat de strategische nota steeds betrekking blijft hebben op de periode 2020-2025;

Overwegende dat de aanpassing van het meerjarenplan bestaat uit een wijziging van de strategische nota, het financieel doelstellingenplan, de staat van het financieel evenwicht, het overzicht van de kredieten en een motivering van de wijzigingen;

Overwegende dat het aangepast meerjarenplan financieel in evenwicht is; dat het geraamd beschikbaar budgettair resultaat voor elk jaar groter dan of gelijk is aan nul, dat de autofinancieringsmarge in het laatste jaar van de rapporteringsperiode positief is; 

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen deel 2 Titel 4 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen artikel 257 §1 dat stelt dat minstens een keer per jaar het meerjarenplan wordt aangepast, waarbij in elk geval de kredieten voor het volgende boekjaar worden vastgesteld. Als dat nodig is, kunnen daarbij ook de kredieten voor het lopende boekjaar worden aangepast. Daarnaast kan het meerjarenplan, als dat nodig is, ook worden aangepast om alleen de kredieten voor het lopende boekjaar aan te passen, dat bij elke aanpassing van het meerjarenplan het resultaat van de intussen vastgestelde jaarrekeningen wordt verwerkt;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen artikel 257 §2 dat stelt dat een aanpassing van het meerjarenplan minstens een aangepaste financiële nota omvat, een toelichting en de eventuele wijzigingen van de strategische nota;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 en latere wijzigingen betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen;

Gelet op het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen 2023 L429 en 2023 L432;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen BB/O/2023/186 - BB/O/2023/189;

Gelet op de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van het prefusiebestuur Aalter van 11 oktober 2017 betreffende de definitieve goedkeuring van de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare met ingang van 1 januari 2019;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van het prefusiebestuur Knesselare van 11 oktober 2017 betreffende de definitieve goedkeuring van de vrijwillige samenvoeging van de gemeenten Aalter en Knesselare met ingang van 1 januari 2019;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 22 oktober 2012 houdende de goedkeuring van het reglement betreffende de Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 20 januari 2016 houdende de goedkeuring van de afsprakennota van de Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Aalter van 6 juli 2016 houdende de goedkeuring van de overeenkomst met de firma SpecialAd betreffende bruikleen van een aangepast voertuig/minibus voor vervoer van rolstoelgebruikers;

Gelet op de beslissing van de OCMW-raad van het prefusiebestuur Knesselare van 13 april 2017 houdende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 12 november 2019 houdende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 december 2020 betreffende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 8 november 2021 betreffende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 9 november 2020 betreffende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 27 september 2021 betreffende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Gelet op de beslissing van het vast bureau van 10 oktober 2022 betreffende de goedkeuring van het reglement Minder Mobielen Centrale;

Overwegende dat Mpact via een persbericht de naamsverandering van Minder Mobielen Centrale naar Mobitwin heeft meegedeeld; dat hierdoor het reglement moet aangepast worden;

Overwegende dat de reglementering van de Mobitwin Centrale bepaalt dat er een inkomensvoorwaarde moet gehanteerd worden; dat dit onderzoek reeds gebeurt door de cel Individuele sociale hulpverlening; dat de inkomensvoorwaarde enkel maar bij inschrijving wordt gecontroleerd; dat deze controle jaarlijks dient te gebeuren volgens de reglementering van de Mobitwin Centrale; dat deze jaarlijkse controle opgenomen moet worden in het reglement; 

Overwegende dat de controle van de inkomensvoorwaarde door middel van bezorgde bewijsstukken zal gebeuren; dat voorheen dit gebeurde door een verklaring op eer te ondertekenen; 

Overwegende dat er 600 leden aangeschreven moeten worden om een inkomensonderzoek uit te voeren;

Overwegende dat dergelijk onderzoek enige tijd in beslag neemt; dat er hierdoor een overgangsbepaling voor het jaar 2024 noodzakelijk is: elk lid, die dat wenst, kan lid blijven tot en met 31 december 2024 ongeacht hun inkomen; dat door deze overgangsbepaling het lid de nodige tijd krijgt om een oplossing te zoeken wanneer deze niet meer voldoet aan de voorwaarden; dat er indien nodig ondersteuning kan geboden worden in het zoeken naar een oplossing; 

Overwegende dat er een nieuw softwarepakket wordt geïntroduceerd de komende maanden; dat dit een grote invloed heeft op de werking van de cel Individuele sociale hulpverlening, aanvullende thuiszorg; dat de combinatie van een inhaalbeweging omtrent het inkomensonderzoek en de opstart van het softwarepakket niet haalbaar is;

Overwegende dat dit reglement moet voorgelegd worden aan de raad voor maatschappelijk welzijn;

Overwegende dat de Vlaamse overheid op 1 januari 2023 het inburgeringsdecreet waarin de 4de pijler beschreven staat heeft ingevoerd; dat volgende pijlers bestaan:

1. Lessen maatschappelijke oriëntatie
2. Inschrijven bij VDAB of Actiris
3. Cursus Nederlands volgen
4. Participatietraject;

Overwegende dat de eerste drie pijlers verplicht zijn voor elke inburgeraar; dat de vierde pijler ontstaan is voor inburgeraars die niet werken of geen hogere studie aannemen; dat er verwacht wordt dat een inburgeraar die niet werkt of studeert zich 40 uur gaat engageren en participeren in de maatschappij waarbij de focus ligt op participatie op sociaal vlak en in een Nederlandstalige context;

Overwegende dat in dit decreet een verplichte rol voor de lokale besturen is weggelegd omtrent het ontsluiten van het aanbod voor anderstalige nieuwkomers; dat dit aanbod momenteel wordt aangeboden via de website onder de tegel ‘inburgering en integratie’; dat de buddywerking hier ook een rol in opneemt;

Overwegende dat het Agentschap van Integratie en Inburgering samen met Amal (Agentschap Gent) en Atlas (Integratie en Inburgering Antwerpen) een nieuw platform heeft ontwikkeld; dat dit platform een meertalige databank is met activiteiten die toegankelijk zijn voor nieuwkomers en anderstaligen; dat op dit platform organisatoren en lokale besturen activiteiten kunnen ontsluiten voor wie nieuw is en wie Nederlands oefent; dat er om een gemakkelijke doorstroom te garanderen van alle activiteiten die open staan voor iedereen wordt samen gewerkt met de UiTdatabank;

Overwegende dat dit platform is ontwikkeld om tegemoet te komen aan de verplichte vierde pijler van het inburgeringstraject; dat er wordt gedacht aan activiteiten zoals vrijwilligerswerk, buddyprojecten en vrijetijdsactiviteiten;

Overwegende dat er geen kostprijs verbonden is aan het plaatsen van aanbod op de website, dat dit uitgaat van het Agentschap voor Integratie en Inburgering;

Overwegende dat een groot deel van de activiteiten waaraan inburgeraars kunnen deelnemen behoort tot het reguliere vrijetijdsaanbod en niet exclusief wordt georganiseerd voor inburgeraars; dat dit aanbod nu al voor een groot deel wordt ingevoerd en beheerd via uitdatabank.be en automatisch gepubliceerd wordt op een groot aantal agenda’s zoals UitinVlaanderen.be; dat de website ikdoemee.be is gekoppeld aan de UiTdatabank om de invoer en het beheer voor lokale besturen en organisatoren zo efficiënt mogelijk te houden;

Overwegende dat er wordt voorgesteld om deze website mee te promoten; dat het lokaal bestuur op deze manier mee kansen kan creëren voor nieuwkomers en anderstaligen om deel te nemen aan de samenleving; dat verenigingen hier zelf hun aanbod in kunnen opnemen; dat dit hand in hand gaat met de regierol die het lokaal bestuur heeft om het lokale aanbod te ontsluiten, dat dit een laagdrempelige en weinig arbeidsintensieve manier is voor het lokaal bestuur om de wettelijke verplichting op te nemen/om te voldoen aan de wettelijke verplichting;

Overwegende dat organisaties de activiteiten zelf inputten en deze rechtstreeks op de website komen; dat het lokaal bestuur als moderator alle activiteiten kan bekijken die doorgaan op het grondgebied Aalter, dat het lokaal bestuur als moderator toestemming moet geven aan de activiteiten die vanuit de Uitdatabank op de website van ikdoemee.be komen;

Overwegende dat dit voor het lokaal bestuur volgend werk inhoudt:

- een account aanmaken

- de website promoten bij verenigingen en organisaties

- wekelijks de website bekijken om te zien of de activiteiten die in Aalter worden aangeboden voldoen aan de publicatieregels van ikdoemee.be (max 5 minuten, voorstel dat de buddy coördinator dit opvolgt);

- toestemming geven aan de mogelijke activiteiten via de Uitdatabank (max 10 minuten, voorstel dat de buddy coördinator dit opvolgt);

Overwegende dat de buddycoördinator nu al geregeld vragen krijgt vanuit het Agentschap van Integratie en Inburgering alsook van inburgeraars rond deze verplichte vierde pijler, dat deze website aan deze vragen zou moeten tegemoet komen;

Overwegende dat deze website mee wordt opgenomen op de website van het lokaal bestuur onder het luik ‘inburgering en integratie’;

Gelet op het decreet van 7 juni 2013 betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid, laatst gewijzigd op 1 maart 2022;

Gelet op het besluit van de Vlaamse regering van 29 januari 2016 houdende de uitvoering van het decreet van 7 juni 2013 betreffende het Vlaamse integratie- en inburgeringsbeleid, laatst gewijzigd op 1 maart 2022;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 28 september 2021 betreffende het indienen van een dossier voor de projectsubsidie 'Proeftuinen sociale netwerking en participatie voor inburgeraars';