Notulen  Vast Bureau

Artikel 89 van het decreet over het lokaal bestuur: De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het vast bureau;

Gelet op het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 50 en 83  die bepalen dat het vast bureau zo dikwijls vergadert als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen;

Gelet op de beslissing van het vast bureau op 24 oktober 2022 betreffende de planning van de zittingen van het vast bureau en van de raad voor maatschappelijk welzijn in 2023;

Gelet op het voorstel van kalender:

Maandag 20 november 2023 - vast bureau

Maandag 27 november 2023 - vast bureau

Maandag 4 december 2023 - vast bureau

Maandag 11 december 2023 - vast bureau;

Gelet het initiatief van ABB 'Gemeente zonder gemeentehuis', een relanceproject waarbij Vlaanderen steden en gemeenten ondersteunt die samen innovatieve, digitale oplossingen uitwerken om hun dienstverlening en interne werking klantgerichter te maken; dat de opening van de eerste projectoproep gelanceerd werd op 21 september 2021;

Gelet op het projectvoorstel van stad Gent ingediend tijdens projectoproep 4 van het project "Gemeente zonder gemeentehuis"; 

Overwegende dat het project "Gemeente zonder gemeentehuis" kadert in het relanceplan Vlaamse Veerkracht; een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19; dat het relanceplan is onderverdeeld in 7 speerpunten, 35 clusters en 180 projecten; dat digitale transformatie één van de zeven prioriteiten is in het Vlaamse relanceplan; 

Overwegende dat om digitale transformatie bij lokale besturen te versnellen, de Vlaamse Regering de subsidieoproepen ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ inricht; dat een projectsubsidie Gemeente zonder Gemeentehuis inhoudt dat 80% van de totale kosten voor digitale transformatie gesubsidieerd wordt door Vlaamse relancemiddelen;

Overwegende dat stad Gent met het projectvoorstel beoogde om voor de financieel zwakkere burgers, medewerkers van de kerndiensten en het departement financiën één periodiek haalbare afbetaling over alle openstaande vorderingen heen te realiseren zonder ophoging met kosten door het voeren van een langdurig ethisch en sociaal verantwoord minnelijk invorderingstraject binnen de eigen organisatie; 

Overwegende dat stad Gent een opschalingsproject initieert dat gericht is op het optimaliseren van gegevensuitwisseling door middel van een OSLO standaard; dat het delen van essentiële informatie omtrent ‘schuldbeheer’ tussen belanghebbenden eenvoudiger wordt gemaakt, waardoor diensten gestroomlijnd en efficiënter kunnen verlopen; dat deze standaard een set van uniforme regels en specificaties voor het vastleggen en delen van informatie met betrekking tot schuldbeheerprocessen definieert; 

Overwegende dat vanuit Lokaal digitaal gevraagd wordt dat het project gesteund wordt en uitrolbaar is in andere gemeenten; dat hierdoor andere lokale besturen betrokken worden; dat specifiek voor het lokaal bestuur Aalter gevraagd wordt om de deelname van een expert debiteurenbeheer en iemand met een IT-achtergrond; dat de deelname aan de werkgroepen ongeveer 6 halve dagen tot juni 2024 zou bedragen; dat interne voorbereidingstijd hier ook nog bij dient gerekend te worden; 

Overwegende dat het lokaal bestuur zelf bezig is met de implementatie van CS Debiteuren; dat hierbij gezocht wordt naar de meest efficiënte werkwijze zowel voor het lokaal bestuur als voor de cliënt; dat het lokaal bestuur bereid is bij te dragen aan het project zodat enerzijds vinger aan de pols wordt gehouden met te verwachten de ontwikkelingen en anderzijds het project zich niet enkel focust op de noden van centrumsteden; 

Overwegende dat er momenteel enkel personeelsinzet wordt gevraagd van het lokaal bestuur; dat er geen aankoopverplichting is van de toekomstige ontwikkeling;

Gelet op de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 13 mei 2019 betreffende het definitief vaststellen van de definiëring van het dagelijks personeelsbeheer;

Gelet op de beslissingen genomen door de algemeen directeur aangaande het dagelijks personeelsbeheer;

Overwegende dat het vast bureau ter zitting geïnformeerd werd over deze beslissingen door de algemeen directeur;

Gelet op de goedkeuringslijst van de aanrekeningen 2023 L396 en 2023 L421;

Gelet op artikel 177 1° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 dat bepaalt dat de financieel directeur in volle onafhankelijkheid instaat voor de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 11 maart 2019, dat onder het begrip 'dagelijks bestuur' moet worden verstaan, alle uitgaven inzake exploitatiekosten tot een bedrag gelijk aan de drempel voor de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking - klassieke sectoren;

Gelet op het besluit van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025;

Overwegende dat het vast bureau bevoegd is voor:

- het financiële beheer, onder voorbehoud van de bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

- het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten;

Overwegende de opgemaakte bestelbonnen BB/O/2023/180 - BB/O/2023/182;