2023_VB_00429 - Beslissing van het vast bureau betreffende de ondersteuning van de actie De Warmste Week (Vlaamse Radio en Televisie)

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van de CODEX betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van het Retributiereglement op gebruik zalen- en materialengebruik;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 19 december 2022 betreffende de aanpassing van het meerjarenplan 2023/1 2020 - 2025 van het lokaal bestuur; in het bijzonder de actie-2141 Aalter ondersteunt goede doelen, de actie-1885 Bestrijden van kinderarmoede met het project 'Elk kind telt' i.s.m. Welzijnsband Meetjesland en de actie-1666 Aalter zet in op verhogen van kennis en vaardigheden bij intermediairs i.v.m. opvoedingsondersteuning waarbij het thema Opgroeien zonder zorgen invulling geeft aan deze acties;

Gelet op de campagne De Warmste Week van de Vlaamse Radio en Televisie (VRT), waarbij De Warmste Week een solidariteitsactie is van VRT, die jaarlijks wordt georganiseerd in de week voor Kerstdag, van 18 tot en met 24 december. Dit jaar is het centrale thema Opgroeien zonder zorgen;

Gelet op het verzoek van de niet erkende Aalterse vereniging Triple Challenge om naar aanleiding van de organisatie van de Warmste Week de organisatie van de Warmste Ultra Marathon Challenge te ondersteunen, waarbij de organisatie Aalter aanvraagt als bevoorradingspost;

Overwegende dat de niet erkende Aalterse vereniging Triple Challenge zich als volgt omschrijft: Triple Challenge is een sportbeweging die de sportwereld van binnenuit wil veranderen. Onze #TripleChallengeHeroes gaan voluit voor verbindend sporten. We willen dat iedereen, ongeacht welke beperking, sportieve dromen kan waarmaken en voelt wat goed sporten met je doet. Daarom willen we alle sportieve uitdagingen voor iedereen toegankelijk maken. Daar zetten we ons echt voor in. Sport voor jezelf, de ander en een stralende toekomst;

Overwegende dat de Warmste Ultra Marathon Challenge als volgt wordt georganiseerd: Tijdens de langste nacht van 22 december op 23 december 2023 wordt in één keer 184 km overbrugd waarbij diverse steden en gemeenten worden doorkruist om de inclusieve vlam te doen overslaan en geld in te zamelen voor De Warmste Week. De organisatie steekt op 22 december om 15.00 u in Hasselt (op het Warmste Plein van 2022) de toorts aan. Via een parcours van 184 km loopt de organisatie de hele nacht door tot op 't Zand in Brugge om op 23 december rond 17.00 u de vlam en de cheque aan de radiopresentatoren te overhandigen;

Overwegende dat het parcours van de Warmste Ultra Marathon Challenge als volgt is samengesteld:

• Etappe 1 - 15km: 15u00 > 16u30: Sportcentrum Herk de Stad -> stop 15 min (totaal 15km);

• Etappe 2 - 13km: 16u45 > 18u05: Station Diest -> stop 15 min (totaal 28 km);

• Etappe 3 - 18km: 18u20 > 20u05: Station Aarschot -> stop 25 min (totaal 46 km);

• Etappe 4 - 16km: 20u30 > 22u05: Markt Haacht -> stop 15 min (totaal 62 km);

• Etappe 5 - 13km: 22u20 > 23u45: Station Mechelen -> stop 30 min (totaal 75 km);

• Etappe 6 - 14km: 00u15 > 01u45: Station Londerzeel -> stop 15 min (totaal 89 km);

• Etappe 7 - 15km: 02u00 > 03u35: Station Dendermonde -> stop 25 min (totaal 104 km);

• Etappe 8 - 17km: 04u00 > 05u45: Station Wetteren -> stop 15 min (totaal 121 km);

• Etappe 9 - 16km: 06u00 > 07u45: Station Gent Sint-Pieters -> stop 30 min (totaal 137 km);

• Etappe 10 - 11km: 08u15 > 09u35: Station Landegem -> stop 30 min (totaal 148 km);

• Etappe 11 - 12km: 10u05 > 11u30: Station Aalter -> stop 20 min (totaal 160 km);

• Etappe 12 - 10km: 11u50 > 13u05: Station Beernem -> stop 20 min (totaal 170 km);

• Etappe 13 - 14km: 13u25 > 15u00: 't Zand Brugge -> stop 120 min (totaal 184 km);

Overwegende dat de deelnemers lopen via Hansbeke naar Bellem om vervolgens halt te houden omstreeks 11u30 aan het stationsplein vooraan het station;

Overwegende dat deelnemen aan de Warmste Ultra Marathon Challenge als volgt mogelijk is: het parcours is opgedeeld in 13 etappes, waarbij op elke van de start- en stopplaatsen van de etappes kan gestart of gestopt worden. De sponsoring verloopt door minimaal 1 euro te doneren voor elke afgelegde kilometer die de deelnemer meeloopt;

Overwegende dat volgens de website van De Warmste Week een 13-tal acties worden georganiseerd op het grondgebied van Aalter; dat deze acties zowel door erkende Aalterse verenigingen, als door privé personen, bedrijven of niet erkende verenigingen worden georganiseerd;

Overwegende dat het niet is aangewezen om specifiek de Warmste Ultra Marathon Challenge financieel te ondersteunen, maar algemeen de campagne van De Warmste Week met een bijdrage van 1.000 euro;

Overwegende het voorstel om de Warmste Ultra Marathon Challenge te ondersteunen als volgt:

• de actie aan te kondigen via de sociale mediakanalen van het lokaal bestuur (ook de andere acties op het grondgebied van Aalter worden onder de aandacht gebracht via een link naar de website van De Warmste Week) door de cel Communicatie; dat hiervoor nog een persbericht wordt bezorgd door de organisator;

• de atletiek-, loop- en joggingverenigingen in kennis te stellen van de actie door de cel Sport;

• aanwezigheid van een delegatie van het lokaal bestuur op de start- en stopplaatsen aan het station van Aalter waarbij de deelname van het lokaal bestuur aan de actie van De Warmste Week kenbaar wordt gemaakt en waarbij ook de organisatoren van de andere acties in Aalter worden uitgenodigd;

• een aanspreekpunt voorzien op 23 december 2023 waartoe de organisatie zich kan richten zodat alles vlot kan verlopen (dit wordt nog afgesproken met de cel Sport); 

Overwegende dat het mogelijk is om een persmoment te voorzien tijdens de rustpost op 23 december 2023 in Aalter; dat er een reuzencheque zal overhandigd worden vanuit het lokaal bestuur Aalter; dat ook de andere organisatoren van de acties in Aalter in kader van de warmste week hun actie/ingezameld geld op dat moment aan de pers kunnen meedelen;

Overwegende dat de organisatie eigen materiaal meebrengt (tafels, stoelen, eten en drinken); dat zij eventueel beperkte stroomvoorziening via het stationsgebouw zullen gebruiken; dat er in functie van de veiligheid en de organisatie van het persmoment in de noodzakelijke logistieke materialen kan voorzien worden; dat de cel Gebruiksbeheer en evenementen hier het nodige voor zal doen;

Overwegende het voorstel om hiervoor de kredieten aan te spreken van de actie-1855 Bestrijden van kinderarmoede met het project 'Elk kind telt' i.s.m. Welzijnsband Meetjesland; dat hiervoor nog voldoende krediet beschikbaar is;