2023_CBS_04501 - Collegebeslissing betreffende de principiële goedkeuring voor de organisatie van een Roefeldag en Speelpleinwerking tijdens de paasvakantie 2024

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad op 21 november 2022 betreffende de goedkeuring van de aanpassing van de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen, hoofdstuk 4 artikel 114 waar de bepalingen opgenomen staan voor activiteiten 'in samenwerking met het lokaal bestuur”; dat activiteiten in samenwerking met het lokaal bestuur te beschouwen zijn als activiteiten waarbij:

1. het lokaal bestuur het initiatief neemt en bijgevolg optreedt als organisator/communicator van de activiteit;
2. het lokaal bestuur verantwoordelijk is voor de inhoud en het verdere verloop van de activiteit(en);
3. het lokaal bestuur beroep kan doen op een klantencategorie, zoals bepaald in DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN, artikel 1, om een inhoudelijke meerwaarde te creëren. Met deze klantencategorie wordt altijd een afsprakennota vastgelegd;
4. de interne opvolging gebeurt door de cel, aangeduid door het bestuur;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaald actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie, met als doelstelling:

• Organisatie van activiteiten tijdens alle kleine schoolvakanties (niet tijdens de zomervakantie) voor kinderen vanaf vier tot en met twaalf jaar. Om een goede groepssfeer binnen de animatorenploeg te behouden, worden geregeld activiteiten georganiseerd. Concreet wil de gemeente hiermee voorzien in een eigen jeugdwerkaanbod;

Gelet op de beslissing van de gemeenteraad van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van het meerjarenplan 2023/1 2020-2025, meer bepaald actie 1016: Het geven van een onkostenvergoeding aan vrijwillige animatoren, met als doelstelling:

• Onkostenvergoeding voor de vrijwillige (hoofd)animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen. De vergoeding wordt vastgelegd door het college van burgemeester en schepenen aan de hand van de maximale onkostenvergoeding die jaarlijks wordt geïndexeerd;

Overwegende dat de paasvakantie 2024 plaatsvindt van 1 april 2024 tot en met 14 april 2024;

Overwegende dat het gemeentebestuur een raamcontract heeft bij:

• Unic Aalter BVBA, Gentsestraat 61, Izegem, voor het aankopen van versnaperingen,
• Hubo Aalter, Groendreef 2/4, Aalter, voor het aankopen van groot spel- en knutselmateriaal,
• De Neef, Edingsesteenweg 74, Asse, voor het leveren van teken- en knutselmateriaal (levertermijn van minimum 1 week);

Overwegende dat cel Jeugdwerk en welzijn voorstelt om de paasvakantie 2024 als volgt in te plannen:

Overwegende dat een Roefeldag een activiteit is waarbij kinderen een kijkje achter de schermen nemen bij lokale bedrijven, handelaars, verenigingen en organisaties; dat kinderen op een interactieve manier in contact komen met bepaalde beroepen in Aalter;

Overwegende dat de Roefeldag als volgt georganiseerd wordt:

• De deelnemende organisatie staat in voor een interactieve invulling van 10.00 u tot 12.00 u en/of 14.00 u tot 16.00 u;
• De deelnemende organisatie staat in voor het ontvangen en begeleiden van de kinderen;
• Deelnemende kinderen dienen zich op voorhand in te schrijven via de gemeentelijke webshop, Recreatex;
• Ouders dienen de kinderen zelf op het correcte tijdstip te brengen en op te halen bij de deelnemende organisaties;
• Er wordt geen extra begeleiding, voor- en naopvang voorzien;
• Er wordt een afsprakennota opgesteld per deelnemende organisatie zoals opgenomen in de Codex hoofdstuk 4 artikel 114;
• De deelnemers zijn verzekerd via de hiervoor gebruikelijke gemeentelijke polis burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen;

Overwegende dat er via een artikel in de TotAalter een oproep gedaan wordt voor lokale deelnemende organisaties en handelaars; dat de organisaties waarmee er de vorige edities werd samengewerkt persoonlijk worden bevraagd;

Overwegende dat er door het gemeentebestuur een bedanking wordt voorzien ter waarde van 25 euro voor de deelnemende organisaties aan de Roefeldag;

Overwegende dat de Speelpleinwerking van 5 tot 12 april 2024 als volgt wordt georganiseerd; 

• De activiteiten gaan door van 9.00 u tot 16.00 u;
• Deelnemers kunnen gebracht worden tussen 8.00 u en 9.00 u en opgehaald worden tussen 16.00 u en 17.30 u;
• Inschrijven is verplicht en mogelijk via de gemeentelijke webshop, Recreatex;
• Er is de mogelijkheid om per dag in te schrijven;
• Er worden 40 plaatsen per dag voorzien waarvan 5 plaatsen via het OCMW voor kinderen in een kwetsbare thuissituatie;

Overwegende dat de vrijwillige animatoren van de gemeentelijke vakantiewerkingen op dinsdag 2 april 2024 de tijd krijgen om de activiteiten van de Speelpleinwerking voor te bereiden; dat er op maandag 8 april 2024 een workshop wordt voorzien in de voormiddag zodat de animatoren extra tijd krijgen om de werking voor te bereiden; dat er een oproep wordt gedaan bij de vrijwillige animatoren om de activiteiten al voor de paasvakantie voor te bereiden; dat de vrijwillige animatoren ook vergoed worden voor de voorbereidingstijd buiten de paasvakantie;

Overwegende dat er op vrijdag 5 april 2024 en 12 april 2024 een workshop in de namiddag voorzien wordt zodat de animatoren de tijd krijgen de werking deels op te ruimen;

Overwegende dat er een prijsvraag opgestart moet worden voor:

• Drie workshops van drie uur:
  • 5 april 2024 van 13.00 u tot 16.00 u,

  • 8 april 2024 van 9.00 u tot 12.00 u,

  • 12 april 2024 van 13.00 u tot 16.00 u,

• Voor kinderen van 4 – 12 jaar,
• Ongeveer 40 kinderen,
• Met minstens twee begeleiders;

Overwegende dat het aanbod gecommuniceerd wordt via de TotAalter, het Vrijetijdsoverzicht, de gemeentelijke website en verscheidene sociale media;

Overwegende dat de kosten die gepaard gaan met de organisatie van de Roefeldag en Speelpleinwerking tijdens de paasvakantie betaald zullen worden met de middelen beschikbaar op actie 1083: Organiseren van activiteiten voor kleuters en kinderen tijdens de schoolvakantie;