2023_CBS_04477 - Collegebeslissing betreffende de prioriteiten en invulling van de acties uit te voeren door de cel COBA in 2024

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 19 december 2022 betreffende de goedkeuring van de meerjarenplanaanpassing 2023/1;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 13 november 2023 betreffende de goedkeuring van de wijzigingen aan het bibliotheekreglement;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 13 november 2023 betreffende de goedkeuring van de wijzigingen aan het retributiereglement van de bibliotheek;

Gelet op de collegebeslissing van 29 april 2019 betreffende de goedkeuring van de vakantiesluitingen 2019 van de bibliotheek en de archiefleeszaal;

Gelet op de collegebeslissing van 15 juni 2020 betreffende de goedkeuring van de openingsuren van het Kunstencentrum;

Gelet op de collegebeslissing van 15 juni 2020 betreffende de goedkeuring van de openingsuren van de verschillende bibliotheekvestigingen en van de vakantiesluitingen;

Gelet op de collegebeslissing van 25 september 2023 betreffende de goedkeuring van de instap in een samenwerkingsgroep 3A met Regiobib Meetjesland en de invoering van een drempelvrije bibliotheek in alle vestigingen van de bibliotheek van Aalter;

Gelet op de collegebeslissing van 16 oktober 2023 betreffende de sluitingsregeling 2024;

Overwegende dat het jaar 2024 een uitdagend uniek jaar wordt met onder andere: de verhuis van de Academie voor muziek, woord en dans en de bibliotheek in Knesselare, de verhuis van de bibliotheek in Ursel, de uitrol van de drempelvrije bibliotheek, de overdracht van de bibliotheek in Ruiselede aan fusiegemeente Wingene-Ruiselede; dat om dit succesvol te realiseren interne en externe afspraken oordeelkundig ingepland moeten worden;

Overwegende daarom het voorstel om in 2024 acties uit de meerjarenplanning in te vullen met concrete publieksactiviteiten of administratieve taken volgens een haalbaar schema, zonder de nood aan bijkomende personeelscapaciteit;

Overwegende dat volgens het samenvattende schema zoals opgenomen in de bijlage, de zwaartepunten vooral liggen in maart, augustus en het najaar van 2024;

Overwegende dat dankzij deze principegoedkeuring informatie over een publieksactiviteit, zoals titel, datum en locatie, al vroegtijdig in de vorm van een save-the-date kan gepubliceerd worden via de gemeentelijke infokanalen, in afwachting van de collegebeslissing over het gedetailleerde draaiboek;

Overwegende dat de opmaak van de planning voor 2024 gebaseerd is op de meerjarenplanaanpassing 2024/1 die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de gemeenteraad op 18 december 2023;

Overwegende dat omwille van een heldere communicatie en beeldvorming, het wenselijk is dat het gebouw ArtA'A open is op vrijdagen na een feestdag op donderdag, omdat het ook op zaterdag geopend is; dat daarom vanuit cel COBA permanentie zal worden voorzien op 10 mei, 12 juli en 16 augustus 2024;

Overwegende dat ArtA'A in 2024, net zoals voorgaande jaren, in de krokusvakantie, paasvakantie, zomervakantie, herfstvakantie, kerstvakantie en op brugdagen zal sluiten om 19.00 u in plaats van om 21.00 u, omdat er dan geen lessen doorgaan van de Academie voor muziek, woord en dans;

Overwegende dat net zoals vorige jaren de bibliotheekfilialen in Bellem, Sint-Maria-Aalter, Ursel en Lotenhulle in 2024 zullen sluiten in de krokusvakantie, paasvakantie, herfstvakantie, kerstvakantie en in de zomervakantie van 15 juli tot en met 15 augustus 2024;

Overwegende dat het bibliotheekfiliaal van Ursel na de vaste sluiting in de zomervakantie zal heropenen na de verhuis van de bibliotheek naar de nieuwbouw-Reinaertsite; dat de klanten ondertussen steeds in ArtA'A terecht kunnen; 

Overwegende dat de bibliotheekvestiging in Knesselare net zoals de andere bibliotheekfilialen zal sluiten vanaf 15 juli 2024 en zou heropenen na de verhuis van de bibliotheek naar de nieuwbouw-Kloostersite; dat er ter voorbereiding van de verhuis onder andere nog nood is aan de afvoer van de collectie tot 15.000 stukken en er nog een inhaalbeweging dient te gebeuren voor de RFID-conversie van oude barcodes zodat alle materialen via de zelfscan kunnen uitgeleend worden; dat de klanten tijdens deze periode steeds in ArtA'A terecht kunnen;

Overwegende dat de scholen in Knesselare en in Ursel vanaf 1 september 2024 tot aan de concrete verhuisdata tijdelijk op een alternatieve manier van materialen kunnen bediend worden vanuit ArtA'A; 

Overwegende dat de voorgestelde sluitingen van de bibliotheek in Ruiselede in 2024 in de lijn liggen van andere sluitingen binnen het lokaal bestuur Ruiselede, omdat uniforme sluitingen binnen de vrijetijdsdiensten meer duidelijkheid scheppen naar de burger toe; dat de bibliotheekvestiging in Ruiselede zou sluiten op brugdagen 11 mei, 13 juli, 17 augustus, op 19 en 21 augustus voor de kermis en bijhorende festiviteiten, en van 29 juli tot en met 11 augustus voor de zomersluiting; dat de klanten op deze tijdstippen steeds in ArtA'A terecht kunnen;

Overwegende dat de gevangenisbibliotheek zou sluiten op 4 mei wegens een intern sportfestival en op brugdagen 11 mei, 13 juli en 17 augustus; dat tijdens de zomervakantie de gevangenisbibliotheek zou sluiten op 17 en 24 juli en 3 en 10 augustus 2024; dat er minstens één uitleensessie per week doorgaat;

Overwegende dat alle bibliotheken van Regiobib Meetjesland uitzonderlijk zouden sluiten op 26 en 27 februari 2024, omdat Cultuurconnect vzw dan de aanpassingen in de bibliotheeksoftware Wise zal doorvoeren voor de omschakeling naar samenwerkingsverband 3A en het nieuwe retributiereglement in het kader van de drempelvrije bibliotheek; dat de bibliotheek in ArtA'A en de bibliotheekvestigingen in Knesselare, Ruiselede, Bellem, Sint-Maria-Aalter en Ursel zouden sluiten op 26 en 27 februari 2024; 

Overwegende dat alle geplande sluitingen en aangepaste openingstijden steeds tijdig zullen gecommuniceerd worden via de gemeentelijke infokanalen;