Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 21 november 2022 betreffende de CODEX erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen;
Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 19 december 2022 betreffende de aanpassing van het meerjarenplan 2023/1 2020 - 2025 van het lokaal bestuur;
Gelet op de collegebeslissing van 27 maart 2023 betreffende de aanvraag subsidie bijzondere projecten van Sportief Onze Roem voor de organisatie van een evenement naar aanleiding van de doortocht 105de Ronde Van Vlaanderen;
Gelet op de bepalingen van de CODEX erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen in het bijzonder Deel IV Subsidiëring hoofdstuk 3 subsidies voor bijzondere projecten artikel 108 tot 112:
- Artikel 108. doelstelling § 1. Elke erkende vereniging onder het klantentype categorie C1/3 kan een subsidieaanvraag indienen voor bijzondere projecten. De subsidie heeft als doel de maatschappelijke participatie en betrokkenheid van volwassenen, kinderen en jongeren op cultureel, educatief en sportief vlak te bevorderen;
- Artikel 109. toepassingsgebied § 1. Erkende verenigingen kunnen slechts eenmaal deze projectsubsidie aanvragen voor éénzelfde activiteit. Wanneer de activiteit wordt herhaald, valt deze onder de reguliere werking;
- Artikel 110 voorwaarden § 1. Voor een subsidie voor bijzondere projecten moet het project voldoen aan volgende criteria:
- het bijzonder project valt buiten de reguliere werking van de organisatoren en is geen herhaling van een reeds georganiseerde activiteit;
- het bijzonder project heeft een niet-commercieel karakter;
- het bijzonder project is voor een breed publiek toegankelijk;
- het bijzonder project wordt bij voorkeur gerealiseerd in samenwerking met andere verenigingen;
- § 2. Voor een subsidie voor bijzondere projecten moet het project invulling geven aan een of meerdere onderstaande projectdoelstellingen:
- a) cultuureducatie;
- b) cultuurspreiding;
- c) het stimuleren en/of faciliteren van de artistiek expressieve beleving van kinderen en jongeren;
- d) het betrekken van kansengroepen bij de vrijetijdsbeleving in het algemeen;
- e) het gemeentebestuur een bovenlokale uitstraling geeft (ruimer dan de provincie Oost-Vlaanderen);
- f) het bijzonder project past binnen de realisatie van een doelstelling opgenomen in het gemeentelijk strategisch meerjarenplan;
- Artikel 111. subsidieaanvraag § 1. De aanvraag voor deze subsidie dient te gebeuren met het daartoe bestemde aanvraagformulier. Dit vermeldt duidelijk de doelstellingen, de planning, de gevoerde publiciteit en de begroting van het project. De aanvraag kan te allen tijde, maar minstens twee maanden voor de activiteit, worden ingediend. § 2. Het college van burgemeester en schepenen beslist binnen de twee maanden, op advies van het dagelijks bestuur van de desbetreffende adviesraad en binnen de perken van het nog beschikbare budget, welke projecten worden goedgekeurd en deelt het subsidiebedrag mee. § 3. Op affiches, uitnodigingen e.d. dient de vereniging te vermelden dat de activiteit georganiseerd wordt met de steun van de gemeente Aalter. Dit kan door een vermelding en/of door het logo van het gemeentebestuur. Zoniet vervalt de subsidie. § 4. Na afloop van de activiteit moet de vereniging een kort evaluatieverslag indienen, tezamen met een financiële afrekening en de nodige bewijsstukken (facturen, affiche, uitnodiging, persbericht, e.d.). § 5. De subsidie wordt uitbetaald na realisatie van het project;
- Artikel 112. bedrag:
- § 1. Het subsidiebedrag bedraagt 50% van de kosten, met een maximum van 2.000 euro;
- § 2. Volgende (bewezen) kosten komen in aanmerking voor de subsidiëring:
- (druk)kosten voor promotie;
- uitkoopsommen voor professionele artistieke of sportieve prestaties van derden;
- huurkosten voor audiovisuele middelen, sportmateriaal, tentoonstellingsmateriaal … en verzekeringskosten;
- sabam en billijke vergoeding;
- transportkosten;
- § 3. Volgende kosten komen niet in aanmerking voor de subsidiëring:
- huur van locaties of tenten;
- kosten voor geschenken, attenties, prijzen, oorkonden, erepenningen, medailles …;
- uitgaven voor recepties en banketten;
Gelet op de evaluatiemail, de financiële afrekening en de nodige bewijsstukken (facturen, affiche, e.d.) van Sportief Onze Roem van 5 oktober 2023 en 17 oktober 2023;
Overwegende dat Sportief Onze Roem voor 4.227,97 euro bewijsbare kosten aanbrengt:
- 1.463,05 euro - leveren van ledscherm met geluid;
- 121 euro - huur koelwagen;
- 54,33 euro - drukwerk;
- 113,75 euro - huur Troubadourtoog;
- 160 euro - onkosten vrijwilligers;
- 150 euro - onkosten fotograaf;
- 100 euro - onkosten Willen is kunnen;
- 300 euro - onkosten DJ;
- 169,40 euro - onkosten huur toiletten;
- 210,29 euro - Unisono;
- 10 euro - afvalverwerking;
- 200 euro - Onkostennota Pecora;
- 213,35 euro - Aankoop koffie, bekers en ander klein materiaal;
- 962,80 euro - Vlaggen Bjorg Lambrecht;
Overwegende dat conform de CODEX de volgende bewijsbare kosten (3.319,87 euro) in aanmerking komen voor subsidie:
- 1.463,05 euro - leveren van ledscherm met geluid;
- 54,33 euro - drukwerk;
- 150 euro - onkosten fotograaf;
- 300 euro - onkosten DJ;
- 169,40 euro - onkosten huur toiletten;
- 210,29 euro - Unisono;
- 10 euro - afvalverwerking;
- 962,80 euro - Vlaggen Bjorg Lambrecht;
Overwegende dat conform de CODEX de volgende bewijsbare kosten (908,10 euro) niet in aanmerking komen voor subsidie:
- 121 euro - huur koelwagen (uitgaven voor recepties en banketten);
- 113,75 euro - huur Troubadourtoog (uitgaven voor recepties en banketten);
- 160 euro - onkosten vrijwilligers (uitgaven voor recepties en banketten);
- 100 euro - onkosten Willen is kunnen (uitgaven voor recepties en banketten);
- 200 euro - Onkostennota Pecora (uitgaven voor recepties en banketten);
- 213,35 euro - Aankoop koffie, bekers en ander klein materiaal (uitgaven voor recepties en banketten);
Overwegende dat de CODEX erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen bepaalt dat het subsidiebedrag 50% van de kosten bedraagt met een maximum van 2.000 euro; dat 50% van 3.319,87 euro in totaal 1.659,94 euro bedraagt;