2023_CBS_03568 - Collegebeslissing betreffende de deelname aan focusgroepen 'Virtuele Assistenten' in samenwerking met Tomorrowlab

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 7 november 2016 van prefusiebestuur Aalter betreffende het instappen in een structureel partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van de verlenging van de participatieperiode van het Partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow met het oog op de ontwikkeling van Smart City-initiatieven; 

Gelet op de collegebeslissing van 26 oktober 2020 betreffende de goedkeuring van de stand van zaken van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 1 februari 2021 betreffende de goedkeuring omtrent de uitwerking van projecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 5 juli 2021 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 28 maart 2022 betreffende de goedkeuring van de overeenkomst 'Living Tomorrow 2030 - Smart City Platform';

Gelet op de collegebeslissing van 18 juli 2022 betreffende de terugkoppeling op deelname Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/ dienstverlening;

Gelet op de collegebeslissing van 27 juni 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 22 augustus 2022 betreffende het projectvoorstel Raadpleegomgeving op maat van de burger in het kader van Gemeente zonder Gemeentehuis;

Gelet op de collegebeslissing van 17 oktober 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 5 december 2022 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 7 augustus 2023 betreffende de rapportering van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 11 september 2023 betreffende de projectoproep Gemeente zonder Gemeentehuis - Projectvoorstel Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger - Partnership overeenkomst Digitaal Vlaanderen;

Overwegende dat in het kader van Lokaal Digitaal, het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse Overheid wenst te kijken hoe diverse projecten van onder andere Gemeente zonder Gemeentehuis kunnen worden opgeschaald en welk schaalvoordeel er kan worden gehaald wanneer meer lokale besturen samenwerken; dat het project Virtuele Assistenten daar één van is; dat  Lokaal Digitaal hierbij een degelijke opschaling wil maken omdat er een duidelijke vraag naar een virtuele assistent is vastgesteld bij een 33-tal lokale besturen in Vlaanderen;

Overwegende dat met dit project wordt gestreefd een wildgroei van diverse trajecten rond virtuele assistenten en chatbots een halt toe te roepen en een gestandaardiseerd aanbod te voorzien voor lokale besturen; dat dit project getrokken wordt vanuit Vlaanderen; dat de 33 lokale besturen zijn gefilterd op basis van de projectoproepen Gemeente zonder Gemeentehuis;

Overwegende dat Tomorrowlab is aangesteld als facilitator in dit proces; dat zij het lokaal bestuur Aalter wenst te betrekken in dit project gezien Aalter zich opstelt als innovatief bestuur en diverse trajecten rond efficiëntere dienstverlening heeft lopen; dat het lokaal bestuur reeds een innovatietraject met een chatbot heeft afgelegd; dat de getrokken lessen zeer waardevol kunnen zijn voor het verdere verloop van dit project; dat dit eveneens past binnen de studie rond Digitalisatiestrategie die Tomorrowlab op dit moment uitvoert;

Overwegende dat Tomorrowlab een engagement vraagt van het lokaal bestuur om deel te nemen aan 2 focusgroepen van telkens 3u; dat er mogelijks bijkomende tijd dient voorzien te worden om de focusgroepen te verwerken en te valideren; dat dit geraamd wordt op 1u per focusgroep; dat deze personeelsinzet kan verdeeld worden onder de hoofddeskundige innovatie en de hoofddeskundige ICT; dat een eerste focusgroep online heeft plaatsgevonden op 19 oktober 2023 en er nog een online focusgroep gepland staat op 25 oktober 2023; dat na de focusgroepen, een marktbevraging wordt opgestart vanuit Lokaal Digitaal; 

Overwegende dat volgende lokale besturen reeds hun deelname hebben bevestigd aan de focusgroepen:

• Oostende
• Heist-op-den-Berg
• Grimbergen
• Halle
• Kortrijk
• Leuven
• Roeselare;

Overwegende dat het lokaal bestuur veel kan opsteken van de andere lokale besturen die deelnemen in de focusgroep; dat deze ook bezig zijn met innovatieve projecten rond chatbots en virtuele assistenten; dat lessons learned o.a. kunnen meegenomen worden bij de vernieuwing van de gemeentelijke website;

Overwegende dat de integratie van virtuele assistenten een duidelijke meerwaarde moet zijn met de rest van de digitale dienstverlening binnen het lokaal bestuur; dat het lokaal bestuur achteraf nog steeds de mogelijkheid heeft om te beslissen over al dan niet deelname aan de aanbesteding; dat de deelname aan de focusgroepen van de behoefteanalyse geenszins een engagement betekent tot een aankoop achteraf;