2023_CBS_03962 - Collegebeslissing betreffende de indiening van de 24/7 testopstelling in het kader van de Gouden Bit & Byte Award 2023 van V-ICT-OR

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 7 november 2016 van prefusiebestuur Aalter betreffende het instappen in een structureel partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow;

Gelet op de gemeenteraadsbeslissing van 16 december 2019 betreffende de goedkeuring van de verlenging van de participatieperiode van het Partnership met Tomorrowlab/Living Tomorrow met het oog op de ontwikkeling van Smart City-initiatieven; 

Gelet op de collegebeslissing van 15 april 2019 betreffende Consortium LB365 (samen aanbesteden): goedkeuren addendum engagementsverklaring V-ICT-OR vzw;

Gelet op de collegebeslissing van 26 oktober 2020 betreffende de goedkeuring van de stand van zaken van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 1 februari 2021 betreffende de goedkeuring omtrent de uitwerking van projecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 5 juli 2021 betreffende de stand van zaken en het vervolg van de trajecten in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 28 maart 2022 betreffende de goedkeuring van de overeenkomst 'Living Tomorrow 2030 - Smart City Platform';

Gelet op de collegebeslissing van 18 juli 2022 betreffende de terugkoppeling op deelname Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/ dienstverlening;

Gelet op de collegebeslissing van 19 december 2022 betreffende de stand van zaken van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 27 maart 2023 betreffende het voorstel van PoC in het kader van het project GzG 24/7 dienstverlening;

Gelet op de collegebeslissing van 22 mei 2023 betreffende de stand van zaken van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 19 juni 2023 betreffende de stand van zaken van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de collegebeslissing van 7 augustus 2023 betreffende de rapportering van Gemeente zonder Gemeentehuis Oproep 4 - 24/7 dienstverlening in samenwerking met Tomorrowlab;

Gelet op de e-mail van 31 oktober 2023 van de heer Andreas Nikolakopoulos van V-ICT-OR betreffende de Gouden Bit & Byte Award 2023;

Overwegende dat V-ICT-OR kenbaar heeft gemaakt dat het interessant zou zijn om Gemeente zonder Gemeentehuis projecten in te dienen voor de Gouden Bit & Byte Award 2023;

Overwegende dat het lokaal bestuur een reële kans maakt op een award gezien de positieve resultaten van de 24/7 testopstelling; dat het lokaal bestuur kan indienen op de Gouden Bit; dat dit een prestigieuze prijs is voor lokale overheden of administraties die dankzij slim ingezette IT het verschil maken voor hun klanten; dat de Gouden Byte op zijn beurt, een award is voor het project dat door een bundeling van krachten tot een gezamenlijke oplossing heeft geleid (intergemeentelijk of interbestuurlijk); dat dit minder van toepassing is voor de 24/7 testopstelling;

Overwegende dat moet voldaan worden aan volgende voorwaarden:

• Een lokale of bovenlokale overheid, overheidsbedrijf of een sociale non-profitorganisatie organiseerde het project,
• Het project heeft de dienstverlening naar klanten aantoonbaar verbeterd,
• De invalshoek van het project kan ruim zijn: digitalisering van een dienstverlening, een website, een app, …,
• De doelgroep van het project zijn Nederlandstalige burgers, ambtenaren en/of bedrijven,
• Het project startte ten vroegste in 2022. De resultaten van het project zijn meetbaar of zichtbaar, en moeten beschreven worden in het ingediende dossier;

Overwegende dat het lokaal bestuur kan voldoen aan alle voorwaarden;

Overwegende dat volgende procedure voor de award wordt vooropgesteld:

• Elke deelnemer dient zijn eigen project in,
• Elke deelnemer kan meerdere projecten indienen (1 voorstel per inschrijvingsformulier),
• Een jury maakt op basis van de inschrijvingen een shortlist van 3 geselecteerde projecten,
• De jury kan de initiatiefnemers van de 3 geselecteerde projecten contacteren met de vraag om het project verder toe te lichten en te illustreren voor Manage IT 2023,
• De jury kiest op basis van de shortlist het project waaraan de ‘GOUDEN BIT’ of de ‘GOUDEN BYTE’ wordt toegekend;

Overwegende dat de kandidatuur dient ingezonden te worden, ten laatste op donderdag 30 november 2023 om 9.00 u; dat dit dient te gebeuren via het online inschrijvingsformulier;

Overwegende dat wie als laureaat geselecteerd wordt, akkoord gaat om eventueel schriftelijk meer informatie over het project ter beschikking te stellen; dat dit dient te gebeuren voor woensdag 6 december 2023; dat het personeel van V-ICT-OR en de leden van de jury en hun overheid zijn uitgesloten van deelname; dat de initiatiefnemers van de 3 geselecteerde projecten akkoord gaan dat V-ICT-OR hun informatie gebruikt bij de voorstelling van de geselecteerde projecten; dat V-ICT-OR deze informatie ook kan gebruiken in haar publicaties;

Overwegende dat de ‘GOUDEN BIT’ en de ‘GOUDEN BYTE’ prijs wordt uitgereikt tijdens Manage IT en dit op donderdag 14 december 2023; dat de initiatiefnemers van de geselecteerde projecten zich engageren om aanwezig te zijn op Manage IT om hun project voor te stellen;