2023_CBS_04012 - Collegebeslissing betreffende de organisatie van 'Wintergloed' door de Academie voor muziek, woord en dans

Gelet op de codex betreffende de erkenning en subsidiëring van verenigingen en het gebruik van zalen en materialen; goedgekeurd door de gemeenteraad op 21 november 2022, meer bepaald: hoofdstuk 4 artikel 114 met de bepalingen voor activiteiten in samenwerking met het lokaal bestuur; 

Gelet op de collegebeslissing van 21 augustus 2023 betreffende het aanbieden van activiteiten in ArtA'A in het najaar 2023;

Gelet op de collegebeslissing van 30 oktober 2023 betreffende de principiële goedkeuring van de samenwerking met De Toevlucht vzw in het kader van Wintergloed 2023;

Gelet op ACT-1288: Organiseren van schoolprojecten in de meerjarenplanning 2023/1 2020-2025 van het lokaal bestuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2022;

Gelet op de verzekeringspolis 45440710 van schoolse en buitenschoolse activiteiten, waarbij leerlingen verzekerd zijn voor extra-murosactiviteiten;

Overwegende dat de Academie voor muziek, woord en dans op maandag 18 december 2023, woensdag 20 december 2023 en vrijdag 22 december 2023 een nieuwe editie van Wintergloed plant, respectievelijk in vestigingsplaatsen Maldegem, Aalter en Ruiselede;

Overwegende dat dit schoolproject opnieuw een moment wordt waarop de leerlingen uit de domeinen muziek, woord en dans een podium krijgen;

Overwegende dat het programma er voor iedere vestigingsplaats in grote lijnen als volgt uitziet:

Overwegende dat voor de opmaak van een perstekst alsook een affiche en flyer samengewerkt wordt met het team communicatie; dat het team aan de grafische uitwerking van die affiche en flyer minimum een vijftal werkuren zal besteden en het drukwerk, met name 9 affiches en 300 flyers, intern zal verzorgen; 

Overwegende dat er voor de voorziening en verkoop van hapjes en drankjes samengewerkt wordt met De Toevlucht vzw; dat deze samenwerking geformaliseerd wordt in een samenwerkingsovereenkomst; 

Overwegende dat zowel voor de administratieve en logistieke ondersteuning als voor de voorbereiding, het verloop, de afloop en de afbraak van het evenement een draaiboek opgesteld wordt, waarvan het nog verder aan te vullen en aan te passen werkdocument in de bijlage te vinden is;

Overwegende dat aan dit draaiboek een taakverdeling verbonden is, waarbij de inbreng van het lokaal bestuur alsook de Academie voor muziek, woord en dans duidelijk beschreven staat;

Overwegende dat voor eventuele onvoorziene kosten in verband met de organisatie van Wintergloed budget voorzien is via 2023/ACT-1288/0820-21/614011/GEMEENTE/CBS/IP-GEEN;